I professionisti sanno che raggiungere il consenso da parte degli stakeholders di progetto è una componente critica per agevolare l’avanzamento del progetto e raggiungere gli obiettivi finali. Il consenso resta comunque solamente una delle molte componenti da ricercare, talvolta anche gli accordi fondamentali sono troppo fragili per resistere alle sfide che solitamente emergono durante la realizzazione di un progetto.
Come è possibile assicurarsi che i progetti raggiungano il giusto livello di consenso? Portare tutte le parti in causa ad aderire su qualcosa non garantisce la presenza di quelle componenti necessarie a guidare il progetto verso il successo. Molto spesso si raggiungono degli accordi che non permettono di far proseguire il progetto nel modo giusto. Gli accordi iniziali a volte non supportano a pieno gli obiettivi primari che deve raggiungere il progetto.
Vediamo di seguito cosa può accadere nonostante il raggiungimento del consenso e quali sono i modi per evitare il fallimento.
Capire quale tipo di consenso è stato raggiunto
Bisogna innanzitutto prestare attenzione agli accordi finali che richiedono un qualche fondamentale compromesso. Se gli accordi di progetto sono stati negoziati non confrontandosi da vicino con il proprio team, il team potrebbe sminuire l’importanza del progetto non riuscendo a capire quali necessità esso vada a colmare. Se definendo il progetto si perdono dei supporti o delle risorse fondamentali, oppure se si accettano condizioni che non permettono quei margini necessari per affrontare eventuali imprevisti ci sono buone probabilità che al progetto manchino degli elementi critici. Ricordare agli stakeholders che "questo è quello su cui ci siamo accordati" non risolverà i gravi errori di pianificazione o di esecuzione che sono il risultato di un consenso poco supportato.
In maniera particolare, quando i negoziati si sono protratti per diverso tempo, è importante fare costantemente il punto della situazione, valutare gli obiettivi di progetto rispetto agli accordi raggiunti fino a quel momento. Si deve valutare se il prezzo che la propria organizzazione dovrà pagare, in termini di costi finanziari, impatto sulle procedure e sul personale e su ogni altra area dell’organizzazione che può essere interessata, valgono sempre rispetto agli obiettivi raggiunti.
Se ad esempio gli stakeholders hanno perso passione nel progetto, se la tempistica è stata compromessa a causa di una troppo estesa fase di negoziato, se il PMO ed il team di progetto non sono più adatti a coprire i ruoli necessari ad eseguire il progetto è necessario rivedere gli accordi, altrimenti il progetto andrà verso un probabile fallimento.
Quali azioni intraprendere?
Chiaramente la tipologia di approccio in questa situazione dipenderà molto dal tipo di organizzazione e di complessità che riguardano il progetto. Ad ogni modo le prime mosse da fare comprendono i seguenti passi:
• Rivedere lo scopo originale del progetto ed aprire nuovamente i negoziati
• Condurre una nuova analisi costi/benefici per dimostrare i cambiamenti nel ROI
• Aggiornare i dati di mercato affermare la necessità di risorse aggiuntive o di altro supporto
• Lavorare con gli utenti finali per sottolineare i potenziali effetti negativi che si avrebbero procedendo con l’attuale piano di progetto
erché andare oltre al comune foglio di calcolo?
Per almeno 4 anni ho viaggiato per tutto il mondo, incontrando aziende di ogni misura, dalla piccola media azienda a quella delle Fortune 500 (una lista annuale compilata e pubblicata dalla rivista Fortune che classifica le 500 maggiori imprese societarie statunitensi, NdR.). Questi meeting hanno avuto come oggetto la comprensione delle esigenze di business in relazione alla gestione di progetti, lavori e risorse (personale).
La domanda chiave e la risposta chiave
La domanda chiave che chiedo durante ogni incontro è la seguente: "Come gestite in questo momento i vostri progetti, lavori e risorse?". Sorprendentemente la maggioranza delle risposte sono: "Usiamo vari tipi di foglio di calcolo".
Tali fogli di calcolo variano tra bassa ed alta complessità e spesso sono composti da:
• Macro
• Gestione dei livelli di accesso
• Template
• Processi di Business
Dopo aver parlato con l’azienda per pochi minuti, talvolta discutiamo di quello che loro chiamano "il male dei fogli di calcolo", meglio definito come "quando il foglio di calcolo fallisce in scalabilità". L’aspetto negativo che essi descrivono comprende ore spese ad aggiornare manualmente, raccogliere e compilare dati che gli executive ed i manager possano così utilizzare per prendere decisioni di business su informazioni aggiornate. Per non parlare del problema spesso causato da persone che fanno aggiornamenti o report sulla base di infomazioni scadute.
Lasciandoci alle spalle questa discussione sul male dei fogli di calcolo, proseguiamo parlando del mondo che si trova oltre ad essi, che ha accelerato notevolmente insieme all’avanzamento della tecnologia ed il sempre costante bisogno di maggiore efficienza nell’utilizzo delle risorse.
Quali sono i 5 maggiori benefici nel superare il foglio di calcolo:
1. La possibilità di avere dei dati centralizzati in un solo posto permettendo una reportistica completa su tutti i progetti aziendali, le attività e le risorse.
2. Un enorme guadagno in quanto a produttività quando si passa da un sistema manuale che necessita di ore rispetto a processi allineati che necessitano di secondi.
3. Visibilità in tempo reale dei tuoi progetti e delle attività con informazioni accurate riguardo l’avanzamento, permettendo di migliorare il processo di decision making grazie ad informazioni complete.
4. Massimizzazione delle risorse, ovvero lo stato nel quale ogni persona in azienda è allineata e focalizzata all’attività che velocizzerà il raggiungimento degli obiettivi strategici e finanziari.
5. Raggiungimento di una efficienza da World-Class che permette di accelerare la penetrazione del mercato, rendendo l’azienda una forza competitiva e leader nel proprio mercato.
Questi sono solo 5 dei maggiori benefici a cui ho potuto assistere durante la mia esperienza aziendale quando tali imprese sono passate dall’utilizzo di complicati fogli di calcolo all’utilizzo delle applicazioni che vanno oltre di essi.
Tratto dal Blog di Burke Alder, Product Marketing Manager per Attask
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L’update di Luglio di @task si focalizza sull’aggiornamento del look and feel dell’applicativo, migliorando in modo significativo la facilità di utilizzo sia per gli utenti che stanno già utilizzando questo software di project management, sia per gli utenti che hanno iniziato da poco ad affacciarsi al mondo di attask. Stando alle dichiarazioni dell’azienda dello Utah, questo è solo il primo di una serie di aggiornamenti che sono stati programmati per migliorare l’usabilità del prodotto.
Oltre a questi cambiamenti estetici, quest’ultima release includono una serie di miglioramenti alle funzionalità del financial management in relazione al project and portfolio management.
La nuova interfaccia grafica
I miglioramenti nel design si notano da subito, infatti la nuova interfaccia di @task include:
- Un restyle completo di tutte le interfacce utente e dell’iconografica per migliorare il riconoscimento e l’intuitività.
- I cambiamenti nei caratteri e nella formattazione hanno migliorato la leggibilità dell’intera applicazione.
- Sono stati migliorati anche gli aspetti legati alla facilità di navigazione delle interfacce attraverso i menu.
I miglioramenti sono stati effettuati tenendo conto della precedente interfaccia e della precedente usabilità, risultando quindi di minimo impatto per l’utente, che non ha dunque bisogno di essere nuovamente addestrato all’utilizzo del tool.
Il feedback dei clienti, secondo AtTask, ha evidenziato come questi cambiamenti abbiano reso il prodotto un ambiente meno "intimidatorio" ed i clienti di vecchia data hanno riconosciuto nelle modifiche molti dei suggerimenti che essi stessi avevano proposto.
Il nuovo sistema di reporting finanziario
Grazie a questa release @task adesso può permettere la creazione di report sui costi molto più avanzati, come la variazione tra i costi pianificati e quelli effettivi, i guadagni, le ore lavorate, i costi fissi, le spese, etc…
I costi possono essere suddivisi per periodo, ad esempio mensilmente o settimanalmente e quindi permettere agli utenti di creare report come:
- Il costo mensile di gestione del progetto.
- Previsioni finanziarie annuali suddivise per mensilità.
- Report su variazioni tra budget e consuntivo.
- Breakdown dettagliato dei costi di progetto.
Oltre a questi miglioramenti riguardanti le somme e le divisioni per timeframe temporali dei dati finanziari, @task da ora permette agli utenti anche di definire intervalli più specifici. Ad esempio è possibile impostare dei report dei costi relativi ad un portfolio di progetti, che vengono creati automaticamente trimestralmente, dando quindi la possibilità di tener sotto controllo i prezzi per ogni specifico quarto mantenendo anche la visione globale di tutta la durata del progetto.
Infine sono state apportate una serie di migliorie a contorno di questi specifici miglioramenti nel finanziario, come un’estensione delle funzionalità di fatturazione e dei custom data per consentire di importare più facilmente i dati provenienti da software finanziari esterni ad @task.
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Ogni software per la gestione dei progetti è composto secondo criteri che rispettano i dettami del project management. Molti di essi includono caratteristiche di comuni e talvolta sviluppano tools piuttosto complessi su alcuni aspetti. Ecco un elenco dei principali componenti.
Dashboard o Cruscotti: uno spazio che permette di vedere tutti i clienti ed in progetti in corso e ti permette di accedere rapidamente a molteplici aree come ad esempio i reports e la risk nalysis.
Team Calendars e Timelines: calendari che permettono la visualizzazione dello scheduling dei progetti e degli scheduling relativi ai singoli team o ai singoli individui.
Integrazione Email: la posta elettronica può essere integrata con il project management software tramite software di terzi come Outlook o altri client di posta.
Issue tracking: sono strumenti che permettono di ricevere, tracciare e gestire possibili problematiche provenienti da team members, team leaders, managers o dagli executives.
Forum: spazio per la gestione delle discussioni tra gli utenti tramite l’utilizzo di topics, viene usato solitamente dai team members per esprimere concetti, opinioni e suggerimenti riguardanti un progetto o un’attività.
Gestione delle risorse: Permette di aggiungere informazioni sui contatti o aggiungere documenti alle risorse. Questi strumenti prevedono l’inserimento delle skills per ogni team o individuo presenti nel sistema per poi assegnarli meglio ad un compito.
Gestione del work load: tramite l’assegnamento di un compito ad una risorsa o ad un gruppo, permette la valutazione del carico di lavoro.
Timesheets: Registra l’inizio e la fine delle attività o la durata oltre al breakdown dettagliato riguardante le attività compiute.
Strumenti finanziari: consentono la gestione di parametri finanziari per ogni progetto o attività: costi, tempi, risorse, materiali etc.
Gestione dei Documenti: include il processo di gestione dei documenti: creazione, revisione, memorizzazione, indicizzazione e strumenti per la ricerca dei documenti in modo organizzato.
Creazione di Templates: routine che permettono la creazione di progetti o programmi a partire da uno schema contenente informazioni generiche.
Gestione delle milestones e dei goals: definizione dello scopo generale di progetto, individuazione delle milestones e rilascio dei relativi deliverables utili per pianificare e monitorare il progresso generale del progetto.
Gruppi: insieme alla gestione delle risorse permette la creazione di gruppi o divisioni per risorse multiple con conseguente possibilità di assegnazione di un determinato permesso ad un gruppo anziché ad un utente.
Gestione delle attività: permette la gestione dei compiti che fanno parte del progetto, la possibilità di inserire dei feedbacks per il project manager oltre a gestire task ricorrenti.
Gantt Charts: una rappresentazione grafica che consente la visualizzazione immediata del task in termini di durata prevista e consuntivo del lavoro svolto. Tramite i Gantt Chart si possono stabilire, oltre alla durata del progetto, l’ordine nel quale i task verranno eseguiti e le interdipendenze tra di loro.
Reporting: parte molto importante per ogni ppm che mette a disposizione del project manager una serie di reports o statistiche sui progetti e sui task come ad esempio la percentuale di completamento di un progetto.
Baseline: permette di confrontare e guidicare il progresso di un progetto rispetto ad un punto predefinito.
Gestione del rischio: permette di tracciare, monitorare e mettere in atto strategie per la mitigazione dei rischi provenienti dal progetto o da singole attività.
Notifiche ed eventi: consente la definizione di eventi custum e di inviare notifiche basate su tali eventi o su eventi predefiniti.
Gestione del Portfolio: consente la gestione dei progetti come insieme, per favorire la prioritizzazione di un progetto rispetto ad altri facenti parte lo stesso portfolio secondo fattori chiave.
Il diagramma di Gantt è un ottimo strumento nelle mani dei project manager che vogliono visualizzare, programmare e tracciare i tempi e i progressi reali dei progetti. La natura grafica di tali diagrammi permettono alla direzione ed anche ad in non manager di capire facilmente il flusso del progetto, pur senza avere una conoscenza completa del project management.
Ogni volta che nella carriera di project manager ci ritroviamo di fronte il problema della gestione dei progetti, e che proviamo a porci ed a battere degli obiettivi, l’utilissimo strumento inventato da Henry Gantt ci viene in soccorso.
Il Diagramma di Gantt (Gantt chart) viene solitamente introdotto durante la fase di pianificazione e scheduling di progetto. Questo strumento visuale ci permette di avere in un colpo d’occhio una visione d’insieme sul progetto.
Il Gantt fornisce al project manager i seguenti vantaggi
- Stimare realisticamente la data di fine del progetto
- Mettere in sequenza le attività o compiti o fasi oppure parallelizzarli
- Pensare alle attività in termini di dipendenze, ovvero quale attività dipende da quale altra
- Concentrarsi sulle risorse necessarie, stabilire sia il dove ed il quando, attraverso la durata del progetto
Una volta che il diagramma di Gantt è stato disegnato e il progetto inizia ad essere eseguito dai propri attori, il project manager può iniziare a valutare e confrontare le performances attuali rispetto a quanto pianificato.
Questo confronto in real time porta il beneficio di poter monitorare il lavoro in essere in modo standard. In qualsiasi momento si possono effettuare delle fotografie dello stato di avanzamento dei lavori e raffrontarle con quanto pianificato nel gantt chart. In caso l’avanzamento di discostasse dalla pianificazione, il project manager può valutare ogni scostamento in termine di tempo o costi e tenerlo presente in fase di pianificazione di progetti futuri.
Inoltre consente di apporre le modifiche necessare per riorganizzare la timeline del progetto e rispettare le scadenze. In tal caso di possono riassegnare le risorse, allocare nuovi fondi o risorse al progetto o alle singole attività. Si possono anticipare attività oppure assegnare una diversa priorità.
Vedi anche il video diagramma di gantt e project management
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Un Project Portfolio Management è un processo di gestione ideato per aiutare un’organizzazione ad acquisire e mostrare informazioni riguardanti tutti i propri progetti, quindi ordinare e assegnare la priorità di ogni progetto secondo alcuni criteri, come il valore strategico, l’impatto sulle risorse, il costo etc.
Gli obiettivi del PPM sono simili agli obiettivi della gestione di un portfolio finanziario:
- Diventare consapevoli di ogni progetto presente nel portfolio.
- Sviluppare una visione globale e una conoscenza profonda della collettività dei progetti come insieme.
- Permettere un più raffinato processo di ordinamento, aggiunta e rimozione di progetti dall’insieme potendosi basare su diversi parametri come i costi, i benefici, l’allineamento con le strategie di lungo termine o con gli obiettivi.
- Permettere al titolare del portfolio di ricevere il miglior ritorno possibile dalle risorse investite.
Solitamente un’organizzazione si approccia al PPM iniziando a fare una lista di tutti i propri progetti, inserendo descrizioni riguardanti tutto ciò che è necessario per analizzarli e confrontarli. Tali informazioni includono o possono includere: il ome del progetto, una stima della durata, gli obiettivi di business, una stima dei costi, in quali modi il progetto supporti le strategie glibali dell’organizzazione e così via. Questi sono talvolta inseriti in un software di PPM che sfrutta un database per contenere questi dati e che consente una consultazione e un confronto facilitato.
Dopo che questo inventario dei progetti è stato creato, il processo di PPM richiede che coloro che dirigono ogni dipartimento o unità passino in esame ogni progetto ed assegnino per ognuno di essi una priorità secondo dei criteri stabiliti.
La lista generale dei progetti è quindi considerata ordinata, ad alcuni progetti verrà assegnata alta priorità ed un supporto di lungo termine, ad altri una priorità media, altri verranno messi in attesa o rimossi dalla lista.
Infine il project portfolio verrà valutato dal portfolio management team su base mensile o trimestrale per determinare quali progetti hanno raggiunto i propri obiettivi, quali di essi possono necessitare supporto, a quali assegnare meno risorse e quali scartare del tutto. Dal momento che i fattori inclusi in ogni progetto cambiano rapidamente, il PPM è più efficiente quando il portfolio viene rivalutato frequentemente gestito attivamente dal team.
Perchè le attività finora elencate possano essere messe in pratica, l’organizzazione deve prima decidere chi avrà parte come manager del processo di PPM. Di solito il PPM management team è formato da direttori di dipartimenti che generano richieste di progetto, forniscono risorse, forniscono fondi per il progetto, usano deliverable di progetti finiti, pongono direzioni strategiche e così via. Dopo che il PPM management team viene scelto, si deve concordare un insieme di criteri per la valutazione dei progetti per poter assegnare una priorità a ciascuno di essi. Le decisioni che si basano su questi criteri saranno probabilmente accettate di buon grado da tutti gli attori del PPM se il criterio è stato sviluppato seguendo le esigenze di più stakeholders possibili. Per questo di solito si tengono discussioni estese a tutta l’organizzazione prima che i criteri vengano definiti.
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I migliori Project Management Software :
Conosciamo @Task
Se sapete quali sono i progetti più proficui, allora è possibile ottimizzare l’utilizzo delle risorse e mirare all’efficacia del lavoro. Le aziende hanno lo scopo di far lavorare il proprio personale, il vero scopo dovrebbe essere quello di occupare le proprie risorse in attività a valore aggiunto. @task fornisce una chiara visione delle problematiche interne ed esterne al sistema azienda.Questo consente ai manager di prendere decisioni precise inerenti ai progetti che più si allineano alle strategie aziendali, il tutto filtrando le informazioni in modo preciso ed intuitivo. Se sapete quali sono i progetti più proficui, allora è possibile ottimizzare l’utilizzo delle risorse e mirare all’efficacia del lavoro.
@task aiuta ad ottimizzare l’efficacia del lavoro
@Task è l’unica soluzione completa per il Project e Portfolio Management
@task è l’unico software per il PPM che include funzioni per la Gestione, la Collaborazioine e l’Integrazione in modo assolutamente intuitivo da utilizzare @task fornisce, attraverso tool evoluti, la capacità di capire ed amministrare la direzione strategica della vostra azienda.Il flusso di lavoro con @task viene gestito trasversalmente dell’organizzazione aziendale. Inglese, Italiano, Francese, Spagnolo, Tedesco, Cinese l’Integrazione in modo assolutamente intuitivo da utilizzare. in modo da abbracciare tutte le funzioni.
Qualsiasi applicazione è integrabile con @task
@task integra Salesforce.com e Microsoft Outlook. Inoltre attraverso il development kit è possibile integrare qualisiasi software utilizzato nella vostra azienda.
@task funziona su qualunque browser, piattaforma e database in modo da essere utilizzato con qualsiasi sistema – anche su iPhone o il Blackberry. Inoltre con @task i membri del vostro team possono lavorare in paesi diversi in tutto il mondo come se si trovassero nell’ufficio adiacente.
@task vi consente di lavorare in Inglese, Italiano, Francese, Spagnolo, Tedesco, Cinese e Giapponese; Inoltre gestisce in automatico i diversi fusi orari.
Strumenti per il lavoro coordinato: Timesheets e Gantt Chart drag&drop
@task ha tutti gli ingredienti per il successo perchè fornisce strumenti che filtrano le decisioni prese dai manager attraverso l’organizzazione. @task permete ai manager di pianificare i progetti ed aggiungere o modificare le attività in modo facile ed intuitivo – con una scheda lavoro in stile excel e un Gantt interattivo.
La collaborazione tra i membri del team è facile perchè @task fornisce strumenti di comunicazione ed interazione come gli avvisi e gli appunti.
Questo consente agli individui di comunicare per risolvere in modo ottimale le problematiche. Inoltre non c’è più bisogno di attendere le riunioni settimanali per conoscere lo stato di avanzamento.
Confronto dei progetti del portfolio secondo quattro dimensioni: Rischio, Beneficio, Allineamento e Costo.
E’possibile creare report e cruscotti customizzati per le specifiche esigenze della vostra azienda. Questi report e cruscotti aiutano le aziende a prendere decisioni importanti in real-time senza avere bisogno di imparare un linguaggio per la reportistica o l’utilizzo di un servizio o strumento esterno. Se utilizzate un servizio o uno strumento esterno come Crystal Reports o Cognos, @task si integra con il vostro software automaticamente. Gli utenti possono prendere decisioni basate sui dati in modo rapido attraverso l’uso di diagrammi, viste e cruscotti di @task. Tutto questo avviene in real-time grazie ad una potente reportistica.
@task è un software scalabile.
E’ in grado di aiutare a consegnare i progetti rispettando le tempistiche e i budget, ma è anche completamente scalabile in modo da conformarsi alla crescita aziendale. Sia che lavoriate in un team di 10 o 10,000 persone.Avrete sempre tutti i strumenti che vi occorrono per crescere ed evolvere.
@task è un software user-friendly
E’ facile da usare alla differenza di molti software per il Project e Portfolio Management che spesso si rivelano complessi e ingombranti, lasciando l’azienda con soluzioni costose mai adottate. Il vostro personale userà subito @task e trarrà immediatamente i benefici.
Assistenza
@task fornisce un’assistenza completa tramite il forum dedicato agli utenti, i corsi di training tramite i suoiconsulenti, sessioni di web conference training , e sessioni mensili di training presso la sede del cliente.
Customizzabile al 100%
Inoltre @task fornisce servizi tramite esperti di sistema che possono configurare la vostra applicazione da remoto; creando con rapidità report customizzati, settando i parametri dei dati calcolati che meglio si adeguano ai processi di business, i moduli e livelli di privilegio ad hoc.
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