MS Project 2010 – Recensione
Microsoft Project è il project management software per eccellenza. Quasi tutti i programmi per il project managemente infatti (inclusi i programmi web based e SaaS) hanno tra le proprie features la possibilità di allacciarsi direttamente a Microsoft Project, sia per importare i progettu su MS project ché per esportarli da MS Project nella propria interfaccia per il project management. Questa possibilità di importazione ed esportazione diminuisce la necessità di apprendimento richiesta ogni volta che si adatta un nuovo tool per la gestione dei progetti, visto che la maggior parte dei project manager ha già familiarità con MS Project. Questa possibilità di importare ed esportare i dati porta inoltre un altro grande vantaggio: quello di poter riutilizzare tutti i dati che sono stati sviluppati in precedenza. Il fine di un project management software è sempre quello di fornire gli strumenti necessari a compiere i propri task e gestire le proprie risorse in maniera tale che i manager possano completare in tempo i propri progetti rispettando il budget prefissato.
Caratteristiche principali:
- Importazione ed Esportazione di progetti
- Gestione dello schedule dei progetti
- Rapida capacità di apprendimento del tool
- Creazione di diagrammi e grafici professionali
Collaborazione:
Sfortunatamente questa è la parte più debole del software. Anche se Microsoft Project resta sopra alla media degli altri software anche da questo punto di vista, esso manca di un cruscotto che permetta ai project manager di vedere tutti i progetti in corso e che dia allo stesso tempo un accesso rapido ai report ed allo status del progresso per ogni progetto. Ad ogni modo queste features possono essere ottenute tramite l’integrazione con altri software some Intellisys e OpenMind. Il software si integra perfettamente con MS Outlook, eliminando la necessità di creare una nuova lista di contatti anziché utilizzare una rubrica già esistente. Il team calendar inoltre offre un’overview molto intuitiva dei task e delle mileston da completare suddivise per gruppi o per singoli individui.
Resource Management:
Microsoft Project Standard permette la gestione e l’aggiunta delle risorse in modo molto intuitivo, fatto essenziale per una buona gestione di progetto. Con MS Project si possono creare degli slot per le risorse ed assegnarli ai task come se si stessero mettendo dei dati in un foglio excel.
I dettagli sulle risorse, le skill e le note permettono di mantenere informazioni sul proprio personale all’interno del software cosicché si possa assegnare il task alla risorsa opportuna(o al gruppo di risorse) e quindi ottimizzare l’efficienza.
Microsoft Project permette inoltre di tenere traccia delle ore lavorate, dei materiali, delle forniture e dei costi di progetto. Avere controllo di questi fattori è essenziale per tenere sotto controllo i costi e quindi rientrare nel budget di progetto.
Project Management:
Microsoft Project fornisce tutte le funzioni necessarie per permettere una corretta gestione di progetto. Un esempio sono i task ricorrenti che sono molto utili quando si devono inserire dei meeting o dei task di audit e controllo.
Alcuni progetti possono includere centinaia di task e milestone per cui si creerebbe una lunghissima da scorrere e visualizzare. Per questo Microsoft Project permette di espandere o nascondere questi task e trovare velocemente quello che si sta cercando.
Lo schedulind dei progetti include una vista a calendario giorno per giorno dove sono presenti sia i task ché le timelines ed è possibile avere una visione generale del progetto e degli eventi che riguardano una specifica timeline.
La ciliegina sulla torta resta però il Gantt interattivo che permette di aggiornare e cambiare le caratteristiche di un progetto direttamente sul grafico in maniera molto semplice e senza dover ricorrere all’inserimento manuale sulla lista dei task.
I reports sono sempre aggiornati in tempo reale e risultano essenziali per stare al passo con l’andamento del progetto, inoltre i project managers possono creare dei reports customizzati ed avere quindi il polso della situazione sui diversi aspetti del progetto avendo a disposizione statistiche generali, dati sui carichi di lavoro del personale e report finanziari.
Un’area che invece potrebbe essere migliorata è quella del document management. E’ disponibile una funzionalità che permette di inserire link ipertestuali a documenti sui task, il ché è molto utile quando si sta visionando un progetto e si vogliono vedere velocemente quali sono i documenti ad esso correlati. Ad ogni modo MS project non offre la possibilità di tenere diverse versioni dello stesso documento. Questo può causare dei problemi se il personale iniziasse ad utilizzare documenti o versioni di documenti non più validi.
Facilità d’uso:
Le principali aree di utilizzo di microsoft project sono 4: Task, Risorse, Track e Report. Queste diverse sezioni dividono un progetto in cetegorie e permettono una facile navigazione del progetto da parte dell’utente. Questo layout inoltre permette di trovare facilmente le informazioni che si ricercano.
La creazione di un progetto è altrettanto semplice, tramite un’interfaccia simile ad Excel si possono inserire velocemente i dati, non è necessario l’utilizzo del mouse. Inoltre si possono aggiungere milestone, task, date ed assegnare velocemente risorse al progetto senza doversi spostare campo per campo.
Il Gantt interattivo è molto utlile soprattutto in fase di aggiornamento del progress dei task, per cambiare le date e l’ordine degli stessi.
Aiuto e Supporto:
L’aiuto standard di MS project è utile in fase di creazione dei progetti, per gli altri aspetti come l’integrazione da altri programmi sul sito della Microsoft si possono trovare dei video tutorial e delle FAQ.
Microsoft Project offre inoltre un servizio di supporto sia telefonico che per email, ma in alcuni casi vengono applicate delle tariffe.
Riassumendo:
Microsoft Project fornisce degli strumenti che permettono un setup veloce dei task, semplice gestione di risorse e tenere sotto controllo il completamento dei progetti e del budget. Inoltre l’integrazione con altri tool permette di ampliare e completare lo tutti gli aspetti della gestione per progetti.
