Perché avere consenso non equivale al successo del progetto
I professionisti sanno che raggiungere il consenso da parte degli stakeholders di progetto è una componente critica per agevolare l’avanzamento del progetto e raggiungere gli obiettivi finali. Il consenso resta comunque solamente una delle molte componenti da ricercare, talvolta anche gli accordi fondamentali sono troppo fragili per resistere alle sfide che solitamente emergono durante la realizzazione di un progetto.
Come è possibile assicurarsi che i progetti raggiungano il giusto livello di consenso? Portare tutte le parti in causa ad aderire su qualcosa non garantisce la presenza di quelle componenti necessarie a guidare il progetto verso il successo. Molto spesso si raggiungono degli accordi che non permettono di far proseguire il progetto nel modo giusto. Gli accordi iniziali a volte non supportano a pieno gli obiettivi primari che deve raggiungere il progetto.
Vediamo di seguito cosa può accadere nonostante il raggiungimento del consenso e quali sono i modi per evitare il fallimento.
Capire quale tipo di consenso è stato raggiunto
Bisogna innanzitutto prestare attenzione agli accordi finali che richiedono un qualche fondamentale compromesso. Se gli accordi di progetto sono stati negoziati non confrontandosi da vicino con il proprio team, il team potrebbe sminuire l’importanza del progetto non riuscendo a capire quali necessità esso vada a colmare. Se definendo il progetto si perdono dei supporti o delle risorse fondamentali, oppure se si accettano condizioni che non permettono quei margini necessari per affrontare eventuali imprevisti ci sono buone probabilità che al progetto manchino degli elementi critici. Ricordare agli stakeholders che "questo è quello su cui ci siamo accordati" non risolverà i gravi errori di pianificazione o di esecuzione che sono il risultato di un consenso poco supportato.
In maniera particolare, quando i negoziati si sono protratti per diverso tempo, è importante fare costantemente il punto della situazione, valutare gli obiettivi di progetto rispetto agli accordi raggiunti fino a quel momento. Si deve valutare se il prezzo che la propria organizzazione dovrà pagare, in termini di costi finanziari, impatto sulle procedure e sul personale e su ogni altra area dell’organizzazione che può essere interessata, valgono sempre rispetto agli obiettivi raggiunti.
Se ad esempio gli stakeholders hanno perso passione nel progetto, se la tempistica è stata compromessa a causa di una troppo estesa fase di negoziato, se il PMO ed il team di progetto non sono più adatti a coprire i ruoli necessari ad eseguire il progetto è necessario rivedere gli accordi, altrimenti il progetto andrà verso un probabile fallimento.
Quali azioni intraprendere?
Chiaramente la tipologia di approccio in questa situazione dipenderà molto dal tipo di organizzazione e di complessità che riguardano il progetto. Ad ogni modo le prime mosse da fare comprendono i seguenti passi:
• Rivedere lo scopo originale del progetto ed aprire nuovamente i negoziati
• Condurre una nuova analisi costi/benefici per dimostrare i cambiamenti nel ROI
• Aggiornare i dati di mercato affermare la necessità di risorse aggiuntive o di altro supporto
• Lavorare con gli utenti finali per sottolineare i potenziali effetti negativi che si avrebbero procedendo con l’attuale piano di progetto
