HP PPM (il software di Project Portfolio Management di casa HP) offre potenti funzionalità per analizzare strategicamente e tatticamente la pianificazione futura dei progetti. In tal modo, HP PPM pone maggiormente l’accento sugli aspetti del Controllo Progetti (Project Controlling) per la gestione del portafoglio di progetti di una particolare business unit.

Le funzioni relative ai fornitori, risorse, tempo e soprattutto la gestione finanziaria sono limitate. Se necessario, queste possono essere coperte con l’integrazione di soluzioni terze a disposizione in azienda.

Per mezzo della piattaforma di integrazione, il prodotto HP PPM è facilmente integrabile nel portafoglio software HP BTO. Le interfacce permettono di distribuire HP Quality Center e HP uCMDB, ad esempio, direttamente dal flussi di lavoro.

HP PPM v7.5 offre interfacce standard per:

• Microsoft Project
  
• HP Service Manager (SM HP), HP Universal CMDB (HP uCMDB), e HP Quality Center (HP QC)
  
• SAP CTS (SAP cambiamento e la gestione dei trasporti)
  
  

Caratteristiche e requisiti che favoriscono l’uso di HP PPM

• Portfolio Management Field con la focalizzazione su un dipartimento organizzativo (IT)
• L’uso delle risorse "leading" umane, finanziarie, e sistemi di controllo periferico
  
• Non è previsto il portfolio enterprise di gestione aziendale (EPM) delle attività
  
• Non è prevista la fatturazione per i progetti derivanti dal sistema di PPM, ma derivanti dalla applicazione "leading" finanziaria.
  
• Integrabilità verso prodotti HP BTO esistenti
  
• Possibilità di uso di HP PPM come il sistema di deployment di applicazioni, come ad esempio, applicazioni Oracle, SAP, Peoplesoft, o da interfaccia per esse.

HP PPM offre dashboards con la funzionalità di entrare o meno in profondità di viste e dati, basati su tecnologie portlet e largamente modificabili e customizzabili.

In aggiunta alla gestione dei budget e delle risorse, è anche disponibile la funzionalità dell’allineamento strategico per gli obiettivi di business ad alto livello.

HP ppmC offre anche funzioni per analizzare strategicamente e tatticamente pianificare progetti futuri. In tal modo, HP PPM pone maggiormente l’accento sul progetto controllano aspetti per la gestione del portafoglio di progetti di una business unit individuali.

Le funzioni relative al fornitore, risorse, tempo e soprattutto la gestione finanziaria sono limitate. Se necessario, queste possono essere coperti con l’integrazione di soluzioni di terze parti a disposizione in azienda.

Per mezzo di una piattaforma di integrazione, il prodotto HP PPM è facilmente integrabile nel portafoglio software HP BTO. Le interfacce permettono di distribuire HP Quality Center e HP uCMDB per esempio direttamente dal flussi di lavoro.
 

Funzionalità standard

• Interfaccia utente stile Office, piuttosto intuitiva e familiare.
  
• Excel Import Wizard e di Elenco attività Template facilmente importabile da Excel per avviare un piano di progetto. Importazione da Outlook. Importare facilmente i dati di attività da Outlook e l’elenco compiti per creare un piano di progetto.
  
• Funzione di Import informazioni dal servizio Microsoft Active Directory o rubrica di Microsoft Exchange .
  
• Project templates addizionali
  
• Guida allla configurazione dei Progetti interattiva
  
• Calendario personalizzato ed orari di lavoro personalizzabili
  
• Get smart tag automatico, suggerimenti contestuali sulle opzioni di pianificazione.
  
• Guida in linea integrata. Utilizzare Microsoft Office Online per ottenere  formazione, templates e altro ancora.
  
• Possibilità di specificare risorse materiali

Nuove Funzionalità

• Gestione del tempo di non-lavorato:
  • Vacanze con e possibilità di impostare settimane lavorative alternative.
    
• Evidenziazione delle modifiche:
  • Quando vengono apportate modifiche a un progetto, tutte le attività interessate e campi di risorse sono evidenziati.
    
  • Livello Multiplo della funzionalità Undo
    
  • Possibilità di Invertire la più recente serie di modifiche, cioè, annullare e ripristinare le modifiche a visualizzazioni, dati e opzioni. Questa funzionalità consente anche di annullare azioni o gruppi di azioni da macro o applicazioni di terze parti.
    
• Report per Excel
  
• Possibilità di Utilizzare Excel per produrre tabelle e grafici basati su dati di Project 2007. Possibilità di analizzare diverse dimensioni del progetto con le visualizzazioni a tabella pivot e grafici.
  
• Report per Visio Professional:
  Creare diagrammi di lavoro della struttura del progetto (WBS) o una risorsa in Office Visio Professional. Con diagrammi basati sui dati, gli utenti possono mostrare le barre di avanzamento, flaggare compiti importanti,  o creare diagrammi personalizzati ad hoc.
  
• Report Templates:
  
  • Office Project 2007 offre i modelli di relazione per Office Visio e Office Excel per aiutare un utente di analizzare la disponibilità delle risorse, capire di avanzamento del progetto e dei costi, ed eseguire altre attività. Gli utenti possono personalizzare le relazioni o creare i propri modelli in Office Visio e Office Excel
    
• Desktop cubo OLAP
  
  • Creare relazioni clienti o archiviare valori di progetto con i dati esportati da Office Project 2007 in un database di Microsoft Office Access e Online Analytical Processing (OLAP) cubi. Vengono generati sei cubi: task time-cronologica, attività non rapportata alla scala cronologica, risorsa alla scala cronologica, risorsa non rapportata alla scala cronologica, assegnazione scala cronologica e assegnazione non rapportata alla scala cronologica.
    
• Evidenzazione delle celle di sfondo
  
  • Evidenziare le date importanti, costi o attività cambiando il colore di sfondo delle celle della tabella della vista.
    
• Calendario Hijri
  
• Il calendario lunare utilizzato nei paesi islamici
  
• Pannello Task Driver
  
  • Mostra i prerequisiti ei vincoli delle risorse che influiscono sulla data di inizio del compito selezionato. L’utente può scegliere questi driver per collegare le informazioni pertinenti.
    
• Risorse di Costo
  
  • Supporta l’integrazione con i sistemi contabili.
    
• Monitoraggio del Budget
  
• Definire un budget a un livello elevato (programma o progetto) in modo che il project manager possa stanziare fondi e verificare costi, il lavoro, e materiali in base al bilancio.

Requisiti di Sistema

      Computer e processore 

      700 megahertz (MHz) o superiore 

      Memoria 

      512 megabyte (MB) di RAM o superiore 

      Hard disk 

      1,5 gigabyte (GB), una parte dello spazio su disco verrà liberata dopo l’installazione se il pacchetto di download originale viene rimosso dal disco rigido. 

      Drive 

      CD-ROM o DVD 

      Display 

      Minima 800×600, risoluzione 1024×768 o superiore raccomandata 

     OS

      Microsoft Windows XP con Service Pack (SP) 2, Windows Server 2003 con SP1 o versione successiva di esercizio system.1 

      Altro 

      Microsoft Windows Server 2003 SP1 o versione successiva con Microsoft Windows SharePoint Services è necessario per alcune funzionalità di collaborazione avanzate. Microsoft Office Outlook 2003 SP2 o successivo richiesto per utilizzare la funzionalità di importazione di Attività di Outlook . Le Relazioni grafiche richiedono Microsoft Office Excel 2003 SP2 o versione successiva e Microsoft Office Visio Professional 2007. 

      Project Professional e Project Server 2007 sono necessari per il progetto di impresa e capacità di gestione delle risorse. Microsoft Office Project Web Access e Outlook 2003 SP2 o successivo per l’importazione di compiti al calendario di Outlook o l’elenco compiti. 

      Windows SharePoint Services 3.0 (installato come parte di Microsoft Office Project Server 2007) è richiesto per progetti editoriali, Windows Workflow Foundation, e Project nell’elenco Attività. Microsoft.Net Framework versione 2.0 è necessario per la Sostituzione guidata delle risorse. 

      Internet Explorer 6.0 o versione successiva, solo browser a 32-bit. La funzionalità Internet richiede l’accesso a Internet (spese a carico). 

     Addizionali

      I requisiti effettivi e le funzionalità dei prodotti possono variare a seconda della configurazione del sistema e del sistema operativo.

Microsoft Project è il project management software per eccellenza. Quasi tutti i programmi per il project managemente infatti (inclusi i programmi web based e SaaS) hanno tra le proprie features la possibilità di allacciarsi direttamente a Microsoft Project, sia per importare i progettu su MS project ché per esportarli da MS Project nella propria interfaccia per il project management. Questa possibilità di importazione ed esportazione diminuisce la necessità di apprendimento richiesta ogni volta che si adatta un nuovo tool per la gestione dei progetti, visto che la maggior parte dei project manager ha già familiarità con MS Project. Questa possibilità di importare ed esportare i dati porta inoltre un altro grande vantaggio: quello di poter riutilizzare tutti i dati che sono stati sviluppati in precedenza. Il fine di un project management software è sempre quello di fornire gli strumenti necessari a compiere i propri task e gestire le proprie risorse in maniera tale che i manager possano completare in tempo i propri progetti rispettando il budget prefissato.

Caratteristiche principali:

- Importazione ed Esportazione di progetti
- Gestione dello schedule dei progetti
- Rapida capacità di apprendimento del tool
- Creazione di diagrammi e grafici professionali

Collaborazione:

Sfortunatamente questa è la parte più debole del software. Anche se Microsoft Project resta sopra alla media degli altri software anche da questo punto di vista, esso manca di un cruscotto che permetta ai project manager di vedere tutti i progetti in corso e che dia allo stesso tempo un accesso rapido ai report ed allo status del progresso per ogni progetto. Ad ogni modo queste features possono essere ottenute tramite l’integrazione con altri software some Intellisys e OpenMind. Il software si integra perfettamente con MS Outlook, eliminando la necessità di creare una nuova lista di contatti anziché utilizzare una rubrica già esistente. Il team calendar inoltre offre un’overview molto intuitiva dei task e delle mileston da completare suddivise per gruppi o per singoli individui.

Resource Management:

Microsoft Project Standard permette la gestione e l’aggiunta delle risorse in modo molto intuitivo, fatto essenziale per una buona gestione di progetto. Con MS Project si possono creare degli slot per le risorse ed assegnarli ai task come se si stessero mettendo dei dati in un foglio excel.

I dettagli sulle risorse, le skill e le note permettono di mantenere informazioni sul proprio personale all’interno del software cosicché si possa assegnare il task alla risorsa opportuna(o al gruppo di risorse) e quindi ottimizzare l’efficienza.

Microsoft Project permette inoltre di tenere traccia delle ore lavorate, dei materiali, delle forniture e dei costi di progetto. Avere controllo di questi fattori è essenziale per tenere sotto controllo i costi e quindi rientrare nel budget di progetto.

Project Management:

Microsoft Project fornisce tutte le funzioni necessarie per permettere una corretta gestione di progetto. Un esempio sono i task ricorrenti che sono molto utili quando si devono inserire dei meeting o dei task di audit e controllo.
Alcuni progetti possono includere centinaia di task e milestone per cui si creerebbe una lunghissima da scorrere e visualizzare. Per questo Microsoft Project permette di espandere o nascondere questi task e trovare velocemente quello che si sta cercando.
Lo schedulind dei progetti include una vista a calendario giorno per giorno dove sono presenti sia i task ché le timelines ed è possibile avere una visione generale del progetto e degli eventi che riguardano una specifica timeline.

La ciliegina sulla torta resta però il Gantt interattivo che permette di aggiornare e cambiare le caratteristiche di un progetto direttamente sul grafico in maniera molto semplice e senza dover ricorrere all’inserimento manuale sulla lista dei task.

I reports sono sempre aggiornati in tempo reale e risultano essenziali per stare al passo con l’andamento del progetto, inoltre i project managers possono creare dei reports customizzati ed avere quindi il polso della situazione sui diversi aspetti del progetto avendo a disposizione statistiche generali, dati sui carichi di lavoro del personale e report finanziari.

Un’area che invece potrebbe essere migliorata è quella del document management. E’ disponibile una funzionalità che permette di inserire link ipertestuali a documenti sui task, il ché è molto utile quando si sta visionando un progetto e si vogliono vedere velocemente quali sono i documenti ad esso correlati. Ad ogni modo MS project non offre la possibilità di tenere diverse versioni dello stesso documento. Questo può causare dei problemi se il personale iniziasse ad utilizzare documenti o versioni di documenti non più validi.

Facilità d’uso:

Le principali aree di utilizzo di microsoft project sono 4: Task, Risorse, Track e Report. Queste diverse sezioni dividono un progetto in cetegorie e permettono una facile navigazione del progetto da parte dell’utente. Questo layout inoltre permette di trovare facilmente le informazioni che si ricercano.

La creazione di un progetto è altrettanto semplice, tramite un’interfaccia simile ad Excel si possono inserire velocemente i dati, non è necessario l’utilizzo del mouse. Inoltre si possono aggiungere milestone, task, date ed assegnare velocemente risorse al progetto senza doversi spostare campo per campo.

Il Gantt interattivo è molto utlile soprattutto in fase di aggiornamento del progress dei task, per cambiare le date e l’ordine degli stessi.

Aiuto e Supporto:

L’aiuto standard di MS project è utile in fase di creazione dei progetti, per gli altri aspetti come l’integrazione da altri programmi sul sito della Microsoft si possono trovare dei video tutorial e delle FAQ.
Microsoft Project offre inoltre un servizio di supporto sia telefonico che per email, ma in alcuni casi vengono applicate delle tariffe.

Riassumendo:

Microsoft Project fornisce degli strumenti che permettono un setup veloce dei task,  semplice gestione di risorse e tenere sotto controllo il completamento dei progetti e del budget. Inoltre l’integrazione con altri tool permette di ampliare e completare lo tutti gli aspetti della gestione per progetti.
 

Dal 1960 ad oggi, L’ "enviroment" delle organizzazioni è cambiato molto. A contribuire a questo cambiamento sono intercorse una varietà di forze trainanti.
L’aumento delle telecomunicazioni ha "accorciato" il mondo in modo sostanziale. Aumentare la diversificazione dei lavoratori ha portato tra di essi una vasta gamma di diversi valori, prospettive e aspettative. La coscienza pubblica è diventata molto più sensibile ed esige che le organizzazioni siano più socialmente responsabili. Gran parte dei paesi del terzo mondo si è unito al mercato globale, creando così uno spazio più ampio per le vendite e dei servizi. Le Organizzazioni sono diventate responsabili non solo verso gli "Stockholders" (gli azionisti), ma anche verso una comunità più ampia di "stakeholders" (tutto coloro che sono coinvolte direttamente negli interessi di un’organizzazione).

In conseguenza alle suddette forze trainanti, le organizzazioni sono state tenute ad adottare un "nuovo paradigma", una nuova vista del mondo, per essere più sensibili, flessibili e adattabili alle esigenze e alle aspettative degli stakeholders. Molte organizzazioni hanno abbandonato o stanno abbandonando la tradizionale top-down, una strutture rigida e gerarchica, in favore di forme più fluide e organiche.

I leader e/o gli amministratori di oggi devono affrontare continui e rapidi cambiamenti. Spesso i manager sono costretti a intraprendere scelte importanti, senza poter più fare riferimento a una pianificazione precedente dalla direzione. Le tecniche di gestione devono continuamente essere in grado di notare i cambiamenti nell’ambiente e nell’organizzazione, valutarli e successivamente gestirli. Gestire il cambiamento non significa controllarlo, quanto piuttosto comprenderlo, adattarsi quando è necessario e cercare di guidarlo quando possibile.
Dato che non possono conocere tutto o sapere cosa fare in ogni situazione, i Managers dovranno ascoltare e contare molto sui propri impiegati. Di conseguenza, nuove forme di organizzazioni stanno diventando sempre più comuni: "worker-centered teams", "self-organizzation e self-designing teams", ecc…

Estratti del Nuovo Paradigma

Marilyn Ferguson, nel "The New Paradigm: Emerging Strategic for Leadership and Organizational Change" (Michael Ray and Alan Rinzler, Eds., 1993, New Consciousness Reader), ovvero strategie emergenti per cambiamenti di organizzazione e leadership, propone una concisa overview di tutte le differenze tra il vecchio e il nuovo paradigma. Eccone un sommario.

Il famoso metodo del brainstorming (brainstorm) è un attività creativa di gruppo semi-strutturata, spesso utilizzata nei meeting di lavoro indetti ad hoc per elaborare nuove idee innovative e miglioramenti.

I membri del gruppo sono invitati a presentare idee su un problema e sul come può essere risolto, in modo da generare il maggior numero di idee possibili, anche se non sono sempre utilizzabili alternative. L’idea che sta dietro al  brainstorming è che, molto spesso un gruppo di persone può raggiungere un più alto livello di creatività (Sinergia) rispetto la somma dei singoli individui. Possiamo dire quindi che, come spesso succede, l’unione fa la forza.

Le regole del Brainstorming

Le 3 regole principali affinchè una sessione di brainstorming abbia successo sono:

1. Non ci sono idee cattive! I partecipanti devoo essere spronati a esporre più idee possibili. Anche se dovessero sembrare strampalate
2. Nessun giudizio, positivo o negativo, dovrebbe essere preso se non alla fine della sessione.
3. I partecipanti dovrebbero essere incoraggiati a costruire su ciascun idee altrui, casistiche improbabili e considerando per ognuna di esse delle possibili direzioni inaspettate.

Il Processo del Brainstorming:

Altri suggerimenti per una seduta di brainstorming di successo sono:
 

• Utilizzare un "conduttore" con molta esperienza. Anche esterno.
• Nominare una persona addetta a scrivere tutte le idee che usciranno dalla sessione di brainstorming.
• Utilizzare una lavagna a fogli mobili per scrivere le annotazioni. Questo permette poi uno studio e una valutazione al termine della sessione.
• Identificare un argomento preciso da discutere (mantenere la sessione incentrata sul problema) e
• Non più di 8-10 persone in una sola sessione. Se vi sono più partecipanti, è sempre meglio suddividere la sessione di brainstorming e relazionarvi reciprocamente al termine.
• Una persona dovrà annotare tutto.
• Valutare le idee in 2 fasi: A) definire i criteri. B) punteggio risultati sui criteri.
• Alla fine della sessione di brainstorming si dovrebbe discutere le fasi necessarie per attuare le idee. Se ciò è troppo complicato, fare un altra sessione di brainstorming su come implementare le idee.
• Assicurarsi che nessuno contesti o faccia valutazioni sukle idee durante la sessione. La critica infatti, introduce un elemento di rischio per i membri del gruppo al momento di presentare un’idea. Questo soffoca la creatività e rende inefficiente il libero funzionamento di una buona sessione di brainstorming.
• incoraggiare un atteggiamento entusiasta e acritico fra i membri del gruppo.
• Cercate di coinvolgere tutti a condividere e sviluppare le proprie idee, persino i più tranquilli membri del gruppo.
• Lasciate che la gente si diverta con la riunione di brainstorming.
• Incoraggiare le persone a condividere quante più idee possibili. Come abbiamo detto sono bene accette sia quelle pratiche e concrete sia quelle apparentemente irrealizzabili
• La creatività è la benvenuta
• Assicurarsi che nessun filone di ragionamento sia seguito per troppo tempo.
• incoraggiare i membri a sviluppare le idee degli altri, o per utilizzare altre idee per crearne di nuove.

L’efficacia del brainstorming

Anche se i brainstorming sono utilizzati frequentemente in tutto il mondo da oltre 70 anni, la loro efficacia per generare nuove idee è discutibile. Gli scambi di idee sono i più efficaci per generare molte idee in tempi brevi. I processi di gruppo sono efficaci anche per valutare le idee esistenti. Tuttavia le individualità sono generalmente migliori nel creare idee originali e di qualità superiore.

L’arte o la scienza della gestione delle risorse umane (human resource management) è uno degli aspetti importanti per il project management. La qualità del team di progetto è fondamentale quanto le azioni dei singoli membri del team. Se si hanno i membri del team di bassa qualità è molto difficile che il team di progetto garantisca alte prestazioni. L’alta qualità dei singoli invece,  rende più facile la costruzione di buona squadra(ma non garantito). Ne consegue quindi che un ruolo fondamentale è giocato dalla motivazione individuale e dal comportamento. Il Comportamento individuale, l’etica del lavoro di ogni membro del team è basilare per ottenere una buona dinamica di squadra.

Questo sono tutti aspetti che dovrebbero essere considerati durante il Team Building (la costruzione del team di progetto)
L’etica di lavoro sono tutti i comportamente di base che aiuteranno un individuo a raggiungere i risultati attesi. Esempi di comportamenti etici di lavoro possono essere:
"se è possibile svolgere un’attività ora non posticiparla"; "chiedere chiarimenti ogni volta che se ne sente il bisogno" ; "se hai qualcosa di interessante in mente, rendine partecipe gli altri"; ecc…
Questo tipo di atteggiamento purtroppo non viene insegnato nelle scuole o nei comuni corsi e generalmente sono patrimonio del personale "senior", acquisito con anni di esperienza.

Nell’ambito del human resource management quindi, il team di progetto e specialmente l’organizzazione dovrebbe rivestire un ruolo chiave in funzione di aiuturare i team members (i membri della squadra) ad adattarsi ai paramentri di lavoro etici dell’organizzazione. Questo aiuterà a sostenere un buon ambiente di lavoro e contemporaneamente incrementerà l’efficienza.
 

Al giorno d’oggi, le organizzazioni hanno la necessità di reagire rapidamente ai cambiamenti del mercato, il che rende cruciale l’intervento tempestivo di convalida dei dirigenti in ogni iniziativa strategia aziendale critica. Un software di Project Management come AtTask risulta quindi indispensabile per garantire i giusti tempi di risposta al business. E’ questo il motivo per cui oltre 100 organizzazioni in tutto il mondo hanno scelto AtTask come soluzione di gestione del lavoro nell’ultimo trimestre del 2009."

Consentendo alle aziende di affrontare il processo di project management con approcci top-down, bottom-up, e intra-funzionale AtTask consente ai clienti di ottenere una visibilità completa ed un’ottima efficacia ed efficienza operativa. L’impegno della società a soddisfare i bisogni ddi propri di clienti è ulteriormente dimostrato dal costante aumento del rinnovo delle licenze nel Q4 2009, da  clienti quali Boston Scientific, Labs Buckman, e GE Healthcare.

"Il nostro obiettivo primario è quello di determinare quali progetti siano in linea con gli obiettivi di business aziendali e quali di essi forniscono il massimo valore di business", ha detto Paul McGriff, Manager del governo e di amministrazione per Labs Buckman. "AtTask è una parte preziosa del nostro processo di pianificazione strategica che allinea ogni progetto agli obiettivi di business, ed è per questo stiamo estendendo la nostra relazione con AtTask da uno a tre anni. AtTask continua a portare un significativo beneficio nei costi e le varie opzioni di licenza possibili sono un valore enorme. "

Che cosa sono i Fondi Europei Strutturali? I fondi europei strutturali sono strumenti finanziari gestiti dalla Commissione Europea per realizzare la coesione economica e sociale di tutte le Regioni dell’Unione e ridurre il divario esistente tra quelle più avanzate e quelle in ritardo di sviluppo.

Di seguito il Dott. Salvatore Calabretta, European Senior Project Manager di EUPM (EuroProgettisti Associati), ci racconterà l’esperienza della sua azienda ,  l’EUPM   nel campo dei Fondi Europei Strutturali e come siano arrivati a razionalizare le loro procedure fino a realizzare la versione alpha del Software "PM".

<< Buongiorno Dott. Calabretta. Ci parli della vostra esperienza nel campo del Project Management >>

<< Buongiorno, La nostra esperienza di Project Management è iniziata all’interno dell’Amministrazione Comunale di Crotone – Settore Unità di Progetto ”Programmi Complessi ed Iniziative Comunitarie”, nel corso di un’attività consulenziale in qualità di Europrogettisti per il Programma di Iniziativa Comunitaria Urban II.
L’URBAN II CROTONE  è un programma complesso, operante in diversi settori interdisciplinari e connotato da elementi di difficoltà oggettiva quali:

• il carattere innovativo delle iniziative e degli interventi previsti;
• il perseguimento di obiettivi articolati e complessi, unitamente a     tempi programmati per il loro concreto avvio;
• gli  aspetti  normativi  e regolamentari dell’ Unione  Europea generali  e  quelli  derivanti  dall’attivazione  di     un ampio partenariato locale;
• la  complementarità  e  la  sinergia:
  • Interna, tra i vari Progetti;
  • Esterna, rispetto ad altri programmi strategici attivati sul territorio ( es. compatibilità degli interventi programmati con gli strumenti urbanistici vigenti).

Tale complessità ha richiesto valutazioni specifiche.
Per comprenderle appieno, basti pensare che il PIC Urban II Crotone, si compone di 4 Assi d’Intervento – 24 misure suddivise in 46 azioni/progetti con una dotazione finanziaria complessiva pari a oltre 25 Milioni di Euro.

<<Un progetto indubbiamente molto complesso! E’ nata da quì l’esigenza di sviluppare un  software che vi agevolesse in questo processo?>>

<<Esatto. Proprio da quì è nata la necessità di elaborare un Sistema organizzativo di Project Management (PM) che ci consentisse una supervisione continua di tutto il programma, sia dal punto di vista finanziario, fisico e procedurale.
Si è dunque realizzata una soluzione di  Project Management che, attraverso la raccolta sistematica e cronologica dei dati disaggregati a livello di azione/progetto, permettesse all’Autorità di Gestione (Comune di Crotone) la condivisione di tecniche, metodologie e terminologie di Management e di controllo “strategico” interno, oltre che avere costantemente i report sullo stato dell’arte di tutti i progetti. La realizzazione di tale strumento e la sua implementazione nel corso del ciclo di vita del programma (dal I° trimestre del 2002 sino al 30.06.2009), si è rivelato indispensabile per assicurare la sorveglianza, la comunicazione e la stessa attuazione dei Progetti.
È opinione ormai consolidata che la condivisione delle informazioni e i sistemi informativi producano vantaggi nel rafforzare l’efficacia e l’efficienza dei Progetti, tuttavia ancora poco è diffusa la consapevolezza che, per funzionare, questi sistemi necessitano di energie e risorse ad essi propriamente dedicate.
In particolare, i sistemi informativi richiedono alcune condizioni: gli attori coinvolti nel processo devono essere disponibili a condividere le informazioni e ad investire tempo e denaro per la loro realizzazione; i decisor-making devono essere disponibili ad utilizzare nel processo decisionale le indicazioni che provengono dai sistemi informativi. >>

<<Ci parli in dettaglio delle caratteristiche di PM.>>

<< Il sistema informativo prodotto, è in grado di supportare i policy maker, i Responsabili di progetto ed il gruppo di lavoro nella verifica:

• della documentazione amministrativa prodotta (es. Deliberazioni di Consiglio, Deliberazioni di Giunta, Determinazioni dirigenziali, Bandi e disciplinare di gara, Selezioni e/o Affidamenti, Avvisi pubblici, Contratti e/o Convenzioni);
• dell’ avanzamento finanziario (Somme impegnate, Somme erogate, Disponibilità di risorse, Spesa certificata);
• dei documenti giustificativi di spesa (Provvedimenti di liquidazione, mandati di pagamento, quietanze, fatture e/o note di pagamento, versamenti degli oneri previdenziali e contributivi);
• dell’ eventuale individuazione delle somme da recuperare (es. somme provenienti da ribassi di gara, residui accertati d’impegno);
• dell’ avanzamento fisico (indicatori di realizzazione, indicatori di impatto, indicatori di risultato) con una particolare attenzione, alle priorità trasversali;
• del controllo dei lavori eseguiti e rimanenti;
• dei possibili fattori critici e relativi rimedi che il Soggetto Beneficiario deve adottare per la loro risoluzione (Azioni correttive) e, perché no, anche gradite situazioni particolarmente performanti per il raggiungimento degli obiettivi (Fattori di successo).

PM oltre ad essere uno strumento di “SORVEGLIANZA” e di analisi dell’efficienza e dell’efficacia del Programma, diventa importante per verificare i progressi di un progetto oltre che nell’attivazione di forme di conoscenza-in-uso e di riflessione nel corso dell’azione.
PM é uno strumento interattivo e dinamico con  le seguenti caratteristiche:

•      trasforma informazioni finanziarie e procedurali  in chiavi di lettura analitica;
•      offre ai soggetti coinvolti a vario titolo nell’attuazione del progetto una supervisione continua delle attività progettuali;
•      verifica se le attività procedono nel rispetto del cronogramma di attuazione (es. eventuali scostamenti tra i tempi e i costi pianificati e quelli effettivamente sostenuti);
•      notifica tempestivamente i possibili ritardi che potrebbero compromettere il buon andamento del progetto (es. eventuali scostamenti tra ciò che è stato fisicamente realizzato ed i requisiti iniziali);
•      informa i responsabili coinvolti nella gestione del programma sullo stato dell’arte dei progetti scongiurando il rischio di perdita di risorse finanziarie, con il conseguente disimpegno delle somme non spese;
•      ottimizza le modalità per le rendicontazioni e/o certificazioni di spesa da parte delle Autorità di Gestione.
•      permette l’estrapolazione dei dati di monitoraggio finanziario, fisico e procedurale degli interventi per singolo trimestre, per annualità, o per totale di progetto;
•      supporta l’attività di valutazione delle performance dei singoli progetti;
•      supporta l’attività di comunicazione (flusso informativo costante tra tutti gli attori coinvolti);
•      supporta le attività gestionali (es. offre ai fruitori la possibilità di interagire con la base dati per ottenere esattamente le informazioni desiderate)

E’ importante sottolineare che attraverso PM l’attività di rendicontazione non si riduce ad una mera collazione a valle dei documenti di spesa relativi ad un’attività, ma si traduce in un processo continuo di monitoraggio e di controllo della spesa e di apprendimento dell’esperienza.

PM favorisce l’attività di prevenzione degli errori e delle irregolarità e la tempestiva individuazione e correzione degli stessi, qualora essi si verifichino.
Il sistema informativo permette durante i Comitati di Sorveglianza di migliorare le funzioni di supporto degli interventi e delle attività di valutazione dei programmi, fornendo all’ Autorità di Gestione uno strumento efficace per la gestione del programma, supportando le attività di controllo di I° e di II° livello.
PM è uno strumento di facile lettura: permette anche ai non addetti ai lavori di avere delle informazioni non solo finanziarie ma procedurali e di controllo (Diagramma di Gantt, Check list, Piste di controllo), con la possibilità in qualsiasi momento di estrapolarle e richiamarle anche in formato elettronico e successivamente stamparle risparmiando tempo e noiose archiviazioni cartacee.
Il grande vantaggio di PM è quello di fornire la visione complessiva, ma allo stesso tempo dettagliata e puntuale di un progetto e di facilitare di conseguenza la comunicazione e la condivisione da parte di tutti gli stakeholder.
I potenziali utilizzatori di PM in una Amministrazione Pubblica coinvolta nell’attuazione di un progetto e/o programma comunitario sono i seguenti:

•      RESPONSABILE UNICO DEL PROGETTO E/O PROGRAMMA (R.U.P.) – PROJECT MANAGER
•      RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO
•      RESPONSABILE DEL MONITORAGGIO
•      RESPONSABILE DEL CONTROLLO
•      DIRIGENTI COINVOLTI NELL’ATTUAZIONE DEL PROGETTO E/O PROGRAMMA
•      FUNZIONARI DEI SETTORI E/O SERVIZI COINVOLTI NEL PROGETTO E/O PROGRAMMA

PM è uno strumento premiato:

• impiegato con successo nel Programma d’Iniziativa Comunitaria Urban II.
• ha ottenuto notevole apprezzamento da parte del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti(nota di encomio), tanto da suggerirlo come best practice nell’ambito dei sistemi di controllo in altri Programmi Nazionali e Comunitari.
• è stato implementato dal 2004 anche nel Piano di Sviluppo urbano all’interno dell’Asse V Città del P.O.R. (Programma Operativo Regionale) Calabria 2000-2006. >>
  

<< A che fase dello sviluppo siete attualmente? >>

<< Nelle scorse settimane è stata avanzata la procedura per il brevetto di PM che potrà contare quindi sulla unicità d’uso e sulla tutela di utilizzo.
Onde poter valutare al meglio le caratteristiche e le potenzialità di PM, comunichiamo di essere a disposizione di enti pubblici e/o di soggetti privati (società di consulenza, revisione, controllo e auditing, che operano nel campo dei fondi strutturali), che dovessero richiederlo, per una esemplificazione e una dimostrazione sull’uso dello strumento e sui vantaggi che si ottengono dall’applicazione dello stesso nell’ambito della gestione dei progetti finanziati con i Fondi Europei Strutturali. >>

<< Grazie Dr. Calabretta. Le faccio i nostri migliori auguri per la crescita del vostro software. >>

<<Grazie a lei ed un saluto ai lettori di projectmanagementsoftware.it >>

Per chi volesse maggiori informazioni, può mettersi direttamente in contatto con lo staff della EUPM dal sito www.eupm.it

Un articolo di Anne Jennings, un amministratore delegato nel Connecticut, pubblicato la settimana scorsa,è stato focalizzato sulle "tendenze per il 2010 del project management in una forma di assunzione legale "

Vi è un crescente bisogno di servizi di project management aziendale attraverso l’ufficio legale e studi legali a livello nazionale . Per le imprese senza un gestore legale (o dipendente simile) che gestisce progetti di revisione di documenti di grandi dimensioni, agenzie di reclutamento specializzate offrono project manager con esperienza legale.

Proprio come un manager paralegale potrebbe facilmente servire come project manager in seguito  progetti di revisione dei documenti molto complessi, un project manager dedicato, con un solido acume giuridico, potrà intraprendere senza difficoltà, incarichi equivalenti e a breve termine. Inoltre, sebbene un project manager a contratto fattura tipicamente con bassa frequenza, anche i project manager paralegali possono focalizzarsi solamente su core-task che nessun altro potrebbe sbrigare con disinvoltura.

Un’altra tendenza nei progetti basati su assunzione giuridica comprende processi in consulenza e servizi di presentazione. Studi legali e uffici legali aziendali hanno beneficiato per anni del vantaggio strategico di contratti di revisione documetale per i team di progetto. Ora le imprese di reclutamento esperti, possono mettere consulenti esperti di processo che forniscono il supporto completo per le controversie

Servizi spaziano dalla preparazione pre-processuale e processuale, presenziare in aula, alla creazione di grafici dimostrativi, ecc…I consulenti processuali utilizzano Software di Presentazione Processo ed altre  tecnologie top per offrire una presentazione più convincente possibile per giudice e giuria.

Per quanto le agenzie di reclutamento che offrono servizi di consulenza di processi e presentazioni legali, la tendenza è soprattutto sul marchio. Il 2009 ha visto un gran numero di fornitori di servizi di e-discovery (es. software come Kroll Ontrack / Trial Graphix) , acquisire o collaborare con agenzie di personale legale. Questo continuerà nel 2010 e potremmo assistere alla maturazione end-to-end dei servizi di "e-discovery".

La Carta del Progetto deve essere costruita in ogni caso? Anche se il progetto è piccolo e di solito eseguito dall’organizzazione?
Nonostante il progetto sia generalmente un lavoro unico e particolare, in alcune organizzazioni esistono certi tipi di progetti che vengono sempre accettati (per esempio in un settore di telecomunicazioni, l’espansione della capacità di nodi di comunicazione è sempre vista come una buona opportunità d’affari e la proposta di lavoro è sempre accettata). La Carta del Progetto in questo caso, è un documento piuttosto standard che indica le opportunità di business e dei vincoli che quel tipo di progetto deve tenere sempre in considerazione.

Lo sponsor dovrà farsi carico solamente di un contenuto livello di revisione, concentrandosi esclusivamente sulle poche caratteristiche uniche indicate sulla Carta del Progetto. Questo è un compito molto veloce, ma con un rendimento molto elevato! In questa fase lo sponsor può avvisare il Project Manager sui i rischi che devono essere tenuti di conto durante la fase di pianificazione.

Come tutti sappiamo, un potenziale  problema è scoperto con più probabilità se il costo della sua gestione è minore. Nel settore del software il costo della risoluzione di un problema nelle fasi precoci può essere 10-5 volte minore del costo di gestione di un problema scoperto in fase ormai tardiva.