Preparazione All'Esame CAPM®

“PERCORSO DI PREPARAZIONE ALLA CERTIFICAZIONE CAPM® DEL PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE”

Questo percorso formativo prepara all’ottenimento della certificazione CAPM® – Project Management Professional che viene rilasciata dal Project Management Institute (www.pmi.org/Certification.aspx), dopo un esame di 150 domande. 

Opportunità: La certificazione Certified Associate in Project Management (CAPM) ® è un prezioso entry-level per gli operatori di progetto. Ideale per coloro che hanno nessuna o poca esperienza nel project management, la certificazione CAPM ® attesterà le vostre capacità sulle conoscenze fondamentali, la terminologia e i processi efficaci di project management.

A chi è rivolto:  studente, neofita della gestione progettuale, in procinto di cambiare carriera, esperto della gestione progetti ma non ancora certificato. La CAPM ® può virare la tua carriera verso la strada giusta o permettere di accrescere il vostro livello professionale.

Durata: 2 moduli di 2 giornate (per un totale di 4 giornate = 32h) da svolgersi consecutivamente o nell'arco di 1 mese.

Corso aziendale "in house": 

• numero partecipanti: 7-12 della stessa azienda
• Prezzo:  da concordare in base al numero dei partecipanti
• Sede: presso la sede dell'azienda richiedente

Corso multi-azienda:

• Numero partecipanti: 7-12 provenienti da 2 o più aziende
• Prezzo: € 1190 cad. per 1 iscritto  |    €1070 cad. con 2 iscritti stessa azienda      |    € 980 cad. con 3-4 iscritti stessa azienda
• Sedi: Milano – Roma – Pisa
• Prossime date: Settembre 2012

Pre-Requisiti: 

Diploma di scuola media superiore  

Modalità D'Insegnamento

L'insegnamento prevederà l'alternarsi tra spiegazione di concetti teorici, analisi di casi aziendali, esercitazioni e discussioni. Oltre ad i vari test durante il corso, verrà svolta alla fine la simulazione del test finale dell'esame. I test saranno basati su casi pratici sui quali dovranno essere date risposte basate su quanto appreso in aula e nella pratica operativaA ciascun partecipante sarà richiesto, alla fine di ogni modulo, di svolgere un attività di esercitazioni e studio personale sui temi svolti in aula.

Materiale Fornito

Verrano forniti durante la didattica, Il manuale del corso, le esercitazioni da svolgere ed i casi da analizzare, i test, template e documenti di propri del Project Management

Contenuti didattici:

• Procedura per accedere all’esame di certificazione CAPM®
• La struttura del test e le modalità più efficaci per affrontarlo
• Definizione di progetto e processo e differenze
• Progetti, Programmi, Portafogli
• Metodologie di Project Management
• Lo standard del PMI®
• Gestire l’integrazione 
• Gestire l’ambito del progetto 
• Gestire i tempi di progetto 
• Gestire i costi di progetto
• Gestire la qualità di progetto
• Gestire i rischi di progetto 
• Gestire le risorse umane
• Gestire la comunicazione di progetto 
• Gestire l’approvvigionamento di progetto 
• Simulazione dell’esame

Per Maggiori Informazioni, tra cui il programma completo, contattaci o preiscriviti compilando il modulo sottostante:

Stimare le tempistiche è senza dubbio uno degli aspetti più difficili per qualsiasi piano di progetto. Questo si rende vero in particolar modo quando si sfrutta il sistema di sviluppo software tramite la metodologia Agile ed il team lavora in sprint con l'obiettivo di rilasciare il prodotto più velocemente senza che ne vada a discapito la qualità. Agile richiede una visione chiara dello sforzo e del progress di tali sprint ma non molti team possono basarsi su metodi di stima del tempo che riflettano la realtà. Purtroppo una cattiva stima delle tempistiche può portare ad un vicolo cieco e compromettere il successo di tali sprint. E' pertanto necessario analizzare la maniera in cui vengono effettuate le stime per evitare di incappare nei vicoli ciechi, fornendo quindi delle stime oneste ed ottimizzando la pianificazione e l'esecuzione degli sprint.

Vediamo quali sono le differenze tra delle stime oneste e delle stime cattive. La stima è cattiva se a sua volta si basa su cattive stime o se è incapace di adattarsi al cambiamento.

Quale è il fattore principale di una cattiva stima? Tutte le cattive stime non riflettono la realtà in maniera accurata. Se crei un piano di sprint che si basa su cattive stime allora come risultato avrai uno schedule inaffidabile.

Ci sono tre tipi di cattive stime che sono particolarmente dannose dal momento che sono usate pesantemente dai team di sviluppo di tutti i tipi e dimensioni.

1. Cattive stime basate su "Story Points"

Gli Story Points rappresentano una unità di grandezza relativa che molti team utilizzano per stimare i requisiti del software. Gli story points sono largamente utilizzati per stimare il tempo nello sviluppo agile il che é un po' strano dal momento in cui gli story points non si traducono in uno schedule temporale. Infatti essi non hanno niente a che vedere con il modo in cui le persone pensano al tempo. Questo significa che i team stabiliscono delle proprie linee guida per tradurre gli story points in tempistiche e questo processo causa inefficienza ed errori di interpretazione. Inoltre diviene difficile collaborare con gli stakeholders che non utilizzino o che non capiscano a pieno gli story points.

2. Stime spudoratamente non realistiche

I team di sviluppo sono spesso sotto pressione da parte dei conduttori del business che vogliono rilasciare i prodotti spesso più velocemente di quanto sia possibile. Per tranquillizzare i loro capi gli sviluppatori spesso introducono dati molto ottimistici riguardo le stime, e pertanto non realistici. Le stime non realistiche creano però dei problemi per tutti. Innanzitutto tali schemi possono essere belli sulla carta ma avere poca utilità o poca rilevanza nel mondo reale. Oltretutto, dal momento che tali schemi forniscono solo uno scenario best-case, non ci sono dei piani su cui basarsi nel caso di ritardi, e quindi l'intero schedule sarà da buttare. Infine le aspettative ottimistiche dei capi possono portare a stressare la capacità del team di sviluppo ed arrivare ad un punto di rottura che minaccia la qualità del prodotto.

3. Stime con Buffer nascosti

Aggiungere un buffer alle stime aggiunge un po' di respiro allo schedule. Spesso coloro che fanno tali stime non conoscono quanto tempo ci vorrà per ogni task, specialmente se riguarda un'attività che non hanno mai fatto fino a quel momento. Di conseguenza gli sviluppatori amano i buffer, al contrario del management. Il problema vero è che questi buffer spesso sono nascosti e pertanto nessuno sa qual è il loro impatto sullo schedule. A causa di queste zone grigie è quasi impossibile che un buffer venga rispettato e se il buffer non è noto lo schedule potrebbe essere compromesso e gli obiettivi facilmente non saranno rispettati. Una stima definita arbitrariamente, gonfiata o non realistica costituisce sempre un pericolo per lo schedule.

Perché sono necessari gli strumenti

Gli schedule rigidi sono sicuramente anti-agile. Un motivo per cui la metodologia agile favorisce gli individui e le interazioni rispetto agli strumenti ed ai processi è che gli strumenti tradizionali di project management sono troppo poco flessibili per le dinamiche agile e per l'approccio collaborativo. Sfortunatamente troppi team agile utilizzano controvoglia degli strumenti che finiscono per costringerli a fare cattive stime e schedule rigidi. 

Ad ogni modo sta emergendo una nuova generazione di strumenti per il project management che permette ai team di stimare il loro tempo in intervalli piuttosto che in punti. Le persone infatti pensano le stime proprio in questo modo, un task può avere una stima per il rilascio che va dalle 4 alle 7 ore ad esempio, non è necessariamente 5 ore e mezzo. Questo non è un buffer nascosto perché tutti possono vederlo. E' molto semplice ma l'impatto di questa cosa è profondo. Con una stima ad intervallo si riesce a dare sia una stima best case che worst case e quindi uno scenario di quanto sarà la durata del task. Questi intervalli permettono di catturare anche l'incertezza: un range più ampio che va dai 2 ai 5 giorni avrà un'incertezza maggiore rispetto ad una stima che va dalle 2 alle 3 ore. Più il lavoro procede e più l'incertezza si restringe e quindi lo schedule diventa una stima molto più accurata della realtà.

Quali sono i benefici di queste stime ad intervalli

1. permettono di effettuare delle pianificazioni accurate anche se con un ampio intervallo di incertezza

2. permettono ai team di estrapolare l'incertezza da uno schedule prematuro

3. prevengono l'insabbiamento dei buffer

4. creano un punto di comunicazione neutrale ed onesto tra i team ed i proprietari

Conclusione

Agile rappresenta uno spostamento verso una metodologia di sviluppo software più adatta alle persone e più interattive. Non si basa più sui processi e gli strumenti ma si basa su comunicazione e collaborazione, pertanto i team agile hanno la necessità di effettuare stime e pianificazioni in modo più intenso ed accurato e grazie all'apporto dell'organizzazione. Per questo motivo i team di sviluppo agile traggono benefici da strumenti che li supportano in modo appropriato e che migliorano il loro modo di lavorare.

FONDAMENTI DEL PROJECT MANAGEMENT

“Il Project Management secondo lo standard internazionale del Project Management Institute”

•    Durata: 3 giornate (24h) consecutive. Il contenuto del corso è riconosciuto dal PMI.
•    Periodo di svolgimento:  23 – 24 e 25 Maggio 2012

•    Termine fine iscrizioni: Martedì 15 Maggio 2012

•    Luogo: – Navacchio Di Cascina (PI), Via Giuntini 13. c/o Polo Tecnologico Navacchio . INFO TEL: 050 7519200

                   – Presso la sede della vostra azienda con almeno 10 iscritti della stessa azienda

•    Target: Responsabili di progetto, Responsabili di commessa e di Business Unit, Managers funzionali  e tutti gli altri ruoli, anche non ancora occupati, coinvolti su progetti. Il Corso è ottimo per formare anche capi Progetto nelle Pubbliche amministrazioni e nel Terzo settore.
•    Obiettivi: I partecipanti al corso acquisiranno le competenze sulla metodologia descritta nello standard internazionale PMBOKv4 del Project Management Institute (www.pmi.org) per il controllo e amministrazione di progetto  e per una efficace gestione di progetto.

•    Programma del corso riconosciuto dal PMI

•    Possibilità Di Certificazione: Alla fine del corso, il partecipante avrà anche raggiunto il limite di ore di educazione al project management richiesta per sostenere l'esame per la certificazione CAPM presso le sedi del PMI

•    Prezzo: € 980+iva* (sconto del 10% per chi si iscrive entro il 04 Maggio) 

•    Sconti per più partecipanti della stessa azienda:

                                                                                                 •    2 partecipanti = 1750€
                                                                                                 •    3 partecipanti = 2300€
                                                                                                 •    piu di 3 partecipanti =  prezzo trattabile

*agevolazioni economiche per i non possessori di P.IVA)

Ma Cos'è Il PMI (Project Management Istitute)?

E cos'è il famoso PMBOK?    Per saperne di più leggi l'articolo PMI & PMBOK .

Nota Bene: L'organizzazione si riserva il diritto di spostare il corso a data da concordare qualora non si raggiunga la quota MINIMA di 7 partecipanti

Il vostro progetto è sta andando male. Voi ne siete a conoscienza e anche il vostro team. Ma in qualche modo dovrete cercare di salvarlo o limitare il più possibile i danni. Avete bisogno di una soluzione rapida che non c'è. Che cosa si può fare per tornare in carreggiata? Dal momento che le idee fino a ieri non hanno aiutato, ecco alcuni suggerimenti che potrebbero indicarvi la giusta direzione.

Ridefinire Lo Scope

Tornate alla documentazione prodotta in fase di pianificazione, Come ad esempio il Project Charter, la pianificazione dei task e assegnazione dei compiti e le richieste di modifica approvate. E' quindi essenziale  capire esattamente cosa vi siete impegnati a realizzare. Al contrario, documentare tutte le cose che sono state ufficiosamente aggiunte al progetto. Che cosa si sta cercando di ottenere è una chiara comprensione delle cose da fare e delle aspettative degli altri. Con queste liste in mano, fissate un incontro con lo sponsor del progetto (o equivalenti stakeholder chiave) e accordatevi per quali di questi deliverable dovrebbero essere oggetto degli sforzi attuali.

Rivedere lo schedule

Basandosi sul lavoro rimanente e sulle risorse correnti, ricalcolare lo schedule temporale. Dimenticate le deadline immesse sul progetto fino a questo punto. Data la quantità di lavoro e le persone disponibili, stabilire un calendario realistico per completare il progetto.

Determinate il costo

Analizzate qual è l'ammontare delle spese finora sostenute e quanto è il budget del progetto. Dopo aver calcolato la differenza tra i due importi (si spera non sia negativo) confrontatelo con quello che rimane da fare. In base al vostro scheduling rivisto, fate una nuova stima ragionevole dei costi necessari per completare il progetto.

Rivedere le "Lesson learned"

Organizzare un meeting con il team e gli altri stakeholder del progetto, per determinare dove il progetto è andato storto. Sviluppare un elenco di passi da compiere al fine di evitare che la prossima volta succededa la stessa cosa.

Sviluppare alternative

Analizzando la revisione dello Scope, Schedule e dei Costi, fate un'analisi delle opzioni disponibili. Basandosi sul Triangolo Del Project Management (o triangolo dei vincoli),  che mette in relazione, scope, tempi e costi uno contro l'altro, considerate l'impatto che ciascuna delle opzioni avrebbe su quei fattori. Il vostro piano include l'aggiunta di ulteriori risorse? Estendere la data? Ridurre lo scope? Potreste anche aver trovato una solida alternativa! In alcuni casi estremi, la decisione giusta sarà addirittura quella di annullare il progetto. Anche se una scelta impopolare, alcuni progetti devono essere sospesi. Ridurre la fase di test è invece di solito la scelta popolare, ma non è molto consigliabile.

Ammettere la realtà

Una volta che avrete prodotto e documentato un paio di alternative valide, dovrete presentarle al management. Iniziate con una buona dose di realtà. All'alta direzione non piace arrivare al fallimento del progetto. Odiano fare due volte le cose. Spiegate la situazione, preferibilmente senza inscenare il gioco delle colpe. Limitatevi a presentare i vostri piani per tornare in carreggiata. Consentite loro di parlare attraverso l'illustrazione delle opzioni e fatevi dare suggerimenti.

Nuovo inizio

Rilasciare un documento di rettifica dei deliverable, ottenere un nuovo finanziamento, riassettare lo schedule, ottenere le approvazioni del caso. Per qualunque di queste possibilità è stata data una nuova prospettiva al progetto. buttatevi subito sul nuovo piano e fare in modo di considerare la "lesson learned" appena acquisita, già dal vostro primo tentativo.

Fonte:  "How to really fix a failing project" di Thomas Cutting,PMP

Durante la fase di controllo di progetto, capita quotidianamente di fronteggiare l'insorgenza di problemi o azioni non previste. Quando questi si verificano, il project manager si troverà ad attuare delle azioni correttive. Ma dove è più conveniente intensificare i nostri sforzi? Facendo un passo ancora indietro, in fase di Pianificazione di progetto, in ottica di previsione dei rischi, quali sono le attività sui cui conviene intensificare il controllo?

L'Analisi di Pareto è una tecnica statistica nel processo decisionale che viene utilizzato per la selezione di un numero limitato di task che producono effetti significativi per il risultato finale. Utilizza il Principio di Pareto (noto anche come la regola 80/20) l'idea che facendo il 20% del lavoro è possibile generare l'80% del beneficio di fare tutto il lavoro. O in termini di miglioramento della qualità, la grande maggioranza dei problemi (80%) sono prodotti solo da alcune cause principali (20%). Questo è anche conosciuto come " the vital few and the trivial many".

Alla fine del 1940, Joseph M. Juran, guru del quality management, suggerisce il principio che prenderà poi il nome dall'economista italiano Vilfredo Pareto. Quest'ultimo osservò che l'80% del reddito in Italia andò al 20% della popolazione. Pareto in seguito svolse indagini su una serie di altri paesi e trovò con grande sorpresa una distribuzione del reddito analoga.

La regola 80/20 può essere applicato a quasi ogni cosa:

•     80% dei reclami dei clienti nascono dal 20% dei vostri prodotti o servizi.
•     80% dei ritardi nella programmazione deriva dal 20% delle possibili cause dei ritardi.
•     Il 20% dei vostri prodotti o servizi rappresentano l'80% dei tuoi guadagni.
•     Il 20% della vostra forza vendita produce l'80% del vostro fatturato aziendale.
•     Il 20% dei difetti di dei sistemi causa l'80% dei problemi.

Il Principio di Pareto ha molte applicazioni nel controllo qualità. E 'la base del "Diagramma di Pareto", uno degli strumenti principali utilizzati nel controllo della qualità totale e nel Six Sigma.

A livello di PMBOK, il diagramma Pareto è usato per guidare l'azione correttiva e per aiutare il team di progetto ad intervenire per risolvere innanzitutto, i problemi  che stanno causando il maggior numero di difetti.

Analisi di Pareto

Sette passi per identificare le cause importanti utilizzando l'analisi di Pareto:

1. Disegnare una tabella che elenca le cause e la loro frequenza in percentuale.
2. Disporre le righe in ordine decrescente di importanza delle cause. La causa più importante va per prima.
3. Aggiungere una colonna percentuale cumulativa alla tabella.
4. Segnare i punti sul grafico con le cause sulle ascisse e la percentuale cumulativa sulle ordinate
5. Unire i punti precedenti per formare una curva.
6. Plot (sullo stesso grafico) un grafico a barre con cause su asse x e la percentuale di frequenza su asse y.
7. Disegna una linea all' 80% sull'asse y, parallela all'asse delle ascisse. Poi fai cadere una linea nel punto di intersezione con la curva, sull'asse delle ascisse. Questo punto sull'asse x, separerà da ora in poi le cause importanti (a sinistra) dalle cause poco importante (sulla destra).

Questo è un semplice esempio di un diagramma di Pareto utilizzando dati di esempio che mostra la frequenza relativa delle cause per errori sui siti web. Vi permette di vedere quale 20% dei casi stanno causando l'80% dei problemi e dove gli sforzi dovrebbero essere concentrati per raggiungere il il miglioramento più significativo.

Il valore del principio di Pareto per un project manager, ricorda di concentrarsi sul 20% delle cose che contano. Tra tutte le azioni che farete durante il vostro progetto, solo il 20% sono davvero importanti. Quel 20% producono l'80% dei risultati. E' sempre opportuno quindi, identificare e concentrarsi prima sulle cose importanti, tuttavia non ignorando del tutto il restante 80% delle cause.

References:

• Wikipedia.com
• Projectsmart.co.uk

Quello che solitamente rende qualcuno un buon project manager è l'esperienza, il presupposto che abbiano fatto errori e imparato da essi in un vero ambiente di progetto e che abbiano avuto successo in seguito. L'esperienza su un insieme di diversi progetti e soprattutto su progetti complessi non può mai essere sottostimata. Ma non si può neanche sottostimare una qualifica individuale sia essa accademica o meno, e le relative certificazioni.

Un project manager con le giuste credenziali, ad esempio uno con la certificazione PMP, non è necessariamente migliore nella direzione dei progetti, ma la qualifica stessa è una indicazione della professionalità della persona. In sé stessa la qualifica è un indizio della determinazione nel raggiungere un obiettivo, il che spesso rappresenta una qualità molto importante quando si deve contribuire al successo di un progetto oppure al successo in una carriera.

E' anche vero che alcune organizzazioni incoraggiano i propri impiegati a diventare certificati insistendo sull'importanza del certificato stesso. Esse provvedono anche alle spese e concedono il tempo necessario all'esame. Alcune di esse addirittura offrono degli aumenti di stipendio a coloro che riescono a certificarsi PMP.
Ma ci sono anche organizzazioni di dimensioni più piccole seppur di successo che non enfatizzano troppo questi tipi di riconoscimenti, un pò per ragioni culturali ed un pò per ragioni di budget. E' comunque possibile che, visto che essere project manager è sempre più vicino ad essere riconosciuto come professione, anche l'enfasi sulle qualifiche e il continuo miglioramento personale possa assumere un peso crescente con il tempo.

Ci sono molti project manager esperti che sostengono di aver provato il loro valore con qualifiche di tipo accademico ed altre qualifiche nel corso degli anni, oltre all'esperienza lavorativa, quindi non vedono il motivo per ricevere ulteriori certificazioni.
A parte il continuo sviluppo personale una buona ragione è quella di aumentare comunque le proprie prospettive di carriera.
 

Perché quindi vale la pena prendere una certificazione PMP?

La certificazione PMP è un indice, per ogni azienda che vuole assumerti come project manager, del fatto che hai il giusto carico di esperienza e addestramento, oltre ad una buona conoscenza del PMI Body of Knowledge e principi generali del project management che ti hanno permesso di passare l'esame.
I pre requisiti dell'esame sono abbastanza stringenti, il che permette a questa certificazione di non essere un banale pezzo di carta, ma per accedervi il candidato deve dimostrare un'esperienza tra i 3 e 5 anni di gestione pratica di progetti.

Quindi il fatto che molti aziende in cerca di project manager pongano un peso significativo su questo tipo di certificazione è del tutto lecito. Molte organizzazioni infatti non effettuano neanche dei colloqui con persone che non hanno questa certificazione, e questo può essere di impiccio a tutti coloro che hanno fatto bene i project managers per anni ma che non hanno questa qualifica.
Ma allora come si fa a dire se un project manager con laurea specialistica e 10 anni di esperienza pratica è meno appetibile di un project manger con laurea triennale e solo 3 anni di esperienza ma certificato PMP?
Alcune aziende possono pensare che il secondo sia migliore ma è anche vero che nel mondo lavorativo molte aziende vanno oltre le credenziali. D'altro canto a parità di qualifiche è sempre meglio avere una certificazione che non averla.

Quindi, in buona sostanza, vale sicuramente la pena effettuare quei corsi che portano alla certificazione per qualifiche riconosciute a livello internazionale. Tali qualifiche infatti mettono in risalto il proprio curriculum vitae e aprono le porte per colloqui importanti dove si può far buona impressione per la propria conoscenza e le proprie esperienze.

Definizione Del Business Case

Il nostro processo di software selection nasce con l'acquisizione e la comprensione dei Critical Success Factors (CSF) in cui definiamo tutte quelle cose che un'organizzazione deve fare al meglio per avere raggiungere il successo secondo obiettivi strategici fissati. Definiremo per tanto un meeting con i membri del management/executive in cui i saranno identificati tutti i CSFs piuttosto che i requisiti chiave ed i KPIs (Key Performance Indicators).
Ci sono molti modi per raggiungere i CSF ma il nostro focus è in questo caso sul miglior software di project management o project portfolio management che più si adatta alla realtà aziendale. La nostra indagine prosegue quindi sul chiedere quali sono le funzionalità di sistema che potrebbero aiutare a raggiungere i CSFs. Ciò si traduce dalla nostra parte in requisiti critici per le funzionalità che avrà il nuovo sistema. Analizzeremo inoltre come sono misurati i CSFs, ovvero i KPIs, insieme alle metriche dei KPI goals per il nuovo sistema.

Revisione dei Processi Di Business

LA fase successiva del nostro processo è capire e mappare gli attuali processi di business. Documenteremo le varie attività, fasi, cicli di approvazione, problemi, l'impatto dei problemi e i requisiti. Forniremo dei Flow chart che aiuteranno a capire la correlazione tra le varie fasi. La nostra attenzione sarà incentrata sui problemi. Un nuovo sistema è la miglior oppurtunità per un'organizzazione di risolvere i problemi. Ogni problema infatti dovrebbe essere considerato un'opportunità. L'impatto permette di sapere cosa è utile e importante in un business case. I requisiti sono basati sui punti di forza del sistema esistente e sulle funzionalità che potrebbero potenzialmente risolvere i problemi. Gli "swimlane" flowchart sono un modo semplice ed esplicativo di visualizzare il flusso dei processi di business.

Analisi Requisiti

In questa fase creiamo un documento dei requisiti che contiene requisiti chiave e unici. Il documento ha lo scopo di essere chiaro, non ambiguo e di non annoiare con funzionalità base. Incontreremo le esigenze del cliente, basandoci ovviamente anche sulla nostra esperienza nel settore dei software di project Management, selezionandoli in base all'infrastruttura di rete disponibile, alla collaborazione richiesta tra i vari attori dei progetti, al budget per l'acquisto, ecc… Ogni requisito sarà confermato e prioritizzato.

Analisi dei Fornitori

I requisiti saranno racchiusi in una richiesta, inviata poi ai potenziali fornitori. Prepareremo un'analisi preliminare dei fornitori includendo costi, punteggio delle loro rispondenze, infrastruttura di rete, informazioni sulle release e sulle implementazioni. La presentazione dei fornitori ad alto livello, sarà facilmente comprensibile in base alle nostre esplicative check list precedentemente preparate.

Negozazione contratto

Assistiamo il cliente nella negozazione del contratto per assicurare termini favorevoli e ottimi prezzi.

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In questo articolo vediamo come creare un Diagramma di Gantt attraverso uno dei diversi strumenti software online disponibili. Il software da noi utilizzato è in questo caso Attask, un software che conosciamo molto bene e che permette di effettuare una completa gestione di progetti e portfolio di progetti. In questo caso chiaramente ci limiteremo all'utilizzo dello strumento "Diagramma di Gantt". 

Chiaramente ci sono molti altri tool software che permettono la creazione di un Gantt chart, alcuni gratuiti ed altri non. Ad ogni modo tutti si assomigliano e rispecchiano grossomodo le stesse funzionalità che si possono trovare nel software illustrato.
In questo esempio vediamo una possibile implementazione di un Gantt relativo al processo di sviluppo di un sito web.

STEP 1: Iniziamo con un Gantt vuoto ed iniziamo a riempirlo con lo schedule delle nostre attività.

STEP2: Dopo aver definito quali sono le fasi e le attività da effettuare, si suddividono i task nelle varie fasi e si stabilisce la durata di ogni attività di livello inferiore.

STEP 3: A questo punto possiamo occuparci della creazione delle dipendenze tra i task. In questo caso abbiamo messo semplici dipendenze fine-inizio tra i task della prima fase. Abbiamo anche definito delle tipologie di dipendenze diverse come dipendenze inizio-inizio e delle date fisse per le fasi successive.

STEP 4: Infine possiamo completare il nostro gantt appena creato inserendo eventualmente i nomi delle persone assegnate ai task, le milestones.

Vuoi scoprire di più sul software ATTASK ?

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Un Social Network o un Software di Project Management?

TeamLab è una piattaforma creata da Ascensio System Limited per la collaborazione commerciale e la gestione dei progetti. E' disponibile in versione Free SaaS (Software as a Service) , Open Source e Premium a pagamento.
La piattaforma TeamLab è fondata sull'idea di rendere più efficiente il social networking e la gestione dei progetti. Una varietà di funzioni offerte permettono alla società di funzionare come un unico organismo al fine di realizzare i compiti aziendali e ottenere ottimi risultati.

Panoramica

Teamlab è una soluzione web based di gestione e collaborazione gratuita . Il target sono le piccole imprese. Il software unisce buoni strumenti per il lavoro in team ad ad ottimi tools per Collaborazione online.

TeamLab comprende 3 sezioni principali:

1. gestione dei progetti online;

2. collaborazione e comunicazione online;

3. gestione dei documenti online

L'interfaccia grafica è molto user friendly ed è proprio la facilità di utilizzo che identifica Teamlab come uno strumento gradevole ed intuibile da usare. Per l'utilizzo non è richiesta nessuna conoscenza approfondita. installazione di TeamLab offre 3 soluzioni offerte:

1. Versione SaaS in linea è destinata alle società interessate al servizio già pronto.

2. Versione open-source è destinata agli utenti esperti che desiderano configurare e sostenere il portale sul loro server.

3. Server  di Amazon (AMI) è destinata alle società che desiderano utilizzare TeamLab sul proprio server virtuale di Amazon.

Gestione dei progetti

Teamlab offre delle funzionalità versatili ed affidabili che soddisfano le esigenze basilari della gestione di un progetto. Si possono aggiungere nuovi progetti, impostare milestone, creare ed assegnare compiti, lasciare i commenti ad ogni compito oppure iniziare una discussione relativa ad un certo progetto. Così il responsabile del progetto tiene traccia del progresso di lavoro e quindi valuta il contributo di ogni membro della squadra . Da segnare invece, la totale mancanza di strumenti di pianificazione come il Diagramma di Gantt, cosa che lo pone un po' al di sotto di un vero e proprio software canonico di Project Management

Collaborazione

Grazie a strumenti di comunicazione avanzati come wiki, chat in linea, segnalibri, forum di discussione, blog e sondaggi, i membri della squadra possono liberamente esprimere le loro opinioni, trovare i nuovi approcci per la realizzazione dei compiti impegnativi e creare una base di conoscenza comune condivisa.

Gestione dei documenti

L'elaborazione dei documenti online è forse una delle parti più interessanti di TeamLab. Si possono caricare documenti (PowerPoint, Word, fogli elettronici, PDF, ecc.), condividerli con la squadra o renderli accessibili agli altri utenti del portale. Così ogni membro della squadra può visualizzare e modificare la documentazione di progetto 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Quindi, per conludere, TeamLab permette agli utenti di comunicare, collaborare e gestire i progetti senza difficoltà. Non è paragonabile ad un vero software di project management come Attask, MS Project o Oracle Primavera, ma può essere utile per chiunque cerchi un prodotto gratis senza molte pretese, ma che incrementi la collaborazione e l'organizzazione del proprio team di lavoro.

Sviluppi Futuri:

Al fine di presentare un prodotto ancor più competitivo, il team di sviluppo di Ascensio System sta lavorando non solo sull'incorporamento del Diagramma di Gantt, ma anche su una sezione per la gestione dei clienti, sul calendario delle attività e su un sistema di posta elettronica integrato. Se le aspettative verranno rispettate, avremmo davanti un prodotto gratuito, veramente di tutto rispetto.

Pro:

    gratuito

    interfaccia molto semplice da usare

    3 soluzioni di servizio

    Server veleoce anche in modalità gratuita SaaS

    ottima combinazione degli strumenti di gestione dei progetti e di collaborazione

Contro:

    diagramma di Gantt è assente

    impostazione dei diritti di accesso è una funzionalità premium a pagamento

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Un ottimo modo per iniziare a pensare in maniera corretta è quella di porli gerarchicamente tra di loro. In cima alla gerarchia c'è il portfolio management, che contiene tutti i progetti ed i programmi secondo le priorità definite dagli obiettivi di business. Sotto c'è il program management che contiene numerosi progetti correlati, dal momento che essi supportano un obiettivo di business comune. I programmi sono pertanto composti da più progetti ma i progetti possono essere indipendenti tra di loro e far semplicemente parte del portfolio. I progetti sono diversi dai programmi semplicemente per la loro natura tattico-strategica.

Vediamo più nel dettaglio di ognuno di questi elementi di che cosa si tratta:

Portfolio Management

Uno dei punti chiave che distinguono il Project Portfolio Management è il fatto che sia un processo chiaramente caratterizzato dall'allineamento al business. Le priorità vengon decise tramite un appropriato processo di ottimizzazione per l'organizzazione. I rischi ed i guadagni vengono considerati e bilanciati ed i programmi vengono selezionati sulla base del loro allineamento alla strategia organizzativa. Dopo di che viene fornito un feedback per l'implementazione dei programmi e dei progetti in maniera tale che possano essere messi in atto i relativi aggiustamenti al portfolio, ammesso che siano necessari. I cambiamenti strategici richiedono anch'essi delle modifiche e degli aggiustamenti a livello di portfolio.

Program Management

Una caratteristica che distingue il program management è la sponsorizzazione del business. Quasi per definizione, in base alle decisioni prese a livello di Portfolio Management, i programmi vengono sponsorizzati a seconda delle necessità di business. Il programma si fa carico dei benefici e viene misurato prevalentemente a seconda dei risultati raggiunti su tali benefici. I programmi possono anche a volta avere dei "flussi di benefici" o dei benefici correlati dal momento che, ad esempio, l'aumento di capacità nel settore R&D combinato con l'aumento della penetrazione del mercato, può essere un beneficio cross funzionale nell'organizzazione. Dal momento che i programmi, che in genere consistono in più progetti, riguardano diverse funzioni in un'organizzazione, essi hanno tutti gli elementi che contraddistinguono un sistema di business e quindi sono orientati al general management.

Project Management

Il project management ha invece a che fare con il rilascio di risorse, come tipicamente viene definito all'interno di un programma. I progetti devono essere guidati dalla strategia ma non avere l'iniziativa strategica come invece fanno i programmi. Invece il progetto prende gli input e sviluppa ovvero implementa un piano tattico. Il monitoraggio durante il progetto e la misurazione finale del successo viene tipicamente basato più su delle considerazioni di natura tattica come budget e schedule piuttosto che sui raggiungimenti degli obiettivi strategici di business. Alcuni fattori chiave che sono coinvolti nel progetto e che impattano sulle scelte sono i seguenti:

- Industria: l'industria permette di farsi un'idea sulla stabilità e sulla consistenza delle operazioni. Alcune industrie, come quelle farmaceutiche, sono molto guidate dal ciclo di vita del prodotto, sebbene quelli particolarmente lunghi includano anche dei processi regolatori. Le aziende di elettronica di consumo invece hanno dei progetti con ciclo di vita molto più breve e, vista la rapida evoluzione della tecnologia, con poche regolazioni. Le aziende di costruzioni si basano molto sui progetti ed hanno a che fare con tecnologie e prodotti molto stabili.

- Grandezza dell'organizzazione: in genere maggiore è la grandezza e più formale è l'organizzazione. Senza una struttura, le relazioni tra strategie, portfolio management, programmi e progetti divengono presto indistinti e disuniti. I due punti principali sono avere dei framework organizzativi molto ben congeniati per ogni portfolio, programma e project management. Dopo di ché è necessario fare una grande attenzioni a creare dei forti legami tra di loro attraverso la comunicazione, la collaborazione ed il flusso informativo.

- Ampiezza operativo: quando ci si trova di fronte ad una capacità operativa più ristretta, come nel caso di organizzazioni finalizzate alle vendite o alla produzione, si tende a richiedere meno formalismo e le informazioni fluiscono più liberamente tra portfolio, programmi e processi di project management. Nelle organizzazioni ben integrate orizzontalmente, avere delle compentenze core ben sviluppate nell'R&D, marketing, produzione, distribuzione e similari porterà a delle separazioni naturali che dovranno essere gestite. Questo renderà il program management particolarmente stimolante dal momento che sarà facile che qualcuno scavalchi certi limiti.

- Strategia: come per le altre considerazioni in ambito operativo, la strategia avrà un impatto sul portolio, sui programmi, sul project management a seconda di quanto essa risulterà essere complessa. Una considerazione essenziale che non è ancora stata menzionata è l'alleanza strategica, che può influenzare fortemente il grado in cui i processi vengano gestiti e strutturati.

Gli standard per il Project Portfolio Management, il Program Management ed il Project Management esistono e portano con sé delle chiare definizioni di ogni ambito. Inoltre il Project Management Institute ha sviluppato e pubblicato i seguenti standard (gratuiti per i membri):

• Lo Standard per il Portfolio Management
• Lo Standard per il Program Management
• Una guida al Project Management Body of Knowledge (PMBOK)