Aspetti principali del project portfolio management
Un Project Portfolio Management è un processo di gestione ideato per aiutare un’organizzazione ad acquisire e mostrare informazioni riguardanti tutti i propri progetti, quindi ordinare e assegnare la priorità di ogni progetto secondo alcuni criteri, come il valore strategico, l’impatto sulle risorse, il costo etc.
Gli obiettivi del PPM sono simili agli obiettivi della gestione di un portfolio finanziario:
- Diventare consapevoli di ogni progetto presente nel portfolio.
- Sviluppare una visione globale e una conoscenza profonda della collettività dei progetti come insieme.
- Permettere un più raffinato processo di ordinamento, aggiunta e rimozione di progetti dall’insieme potendosi basare su diversi parametri come i costi, i benefici, l’allineamento con le strategie di lungo termine o con gli obiettivi.
- Permettere al titolare del portfolio di ricevere il miglior ritorno possibile dalle risorse investite.
Solitamente un’organizzazione si approccia al PPM iniziando a fare una lista di tutti i propri progetti, inserendo descrizioni riguardanti tutto ciò che è necessario per analizzarli e confrontarli. Tali informazioni includono o possono includere: il ome del progetto, una stima della durata, gli obiettivi di business, una stima dei costi, in quali modi il progetto supporti le strategie glibali dell’organizzazione e così via. Questi sono talvolta inseriti in un software di PPM che sfrutta un database per contenere questi dati e che consente una consultazione e un confronto facilitato.
Dopo che questo inventario dei progetti è stato creato, il processo di PPM richiede che coloro che dirigono ogni dipartimento o unità passino in esame ogni progetto ed assegnino per ognuno di essi una priorità secondo dei criteri stabiliti.
La lista generale dei progetti è quindi considerata ordinata, ad alcuni progetti verrà assegnata alta priorità ed un supporto di lungo termine, ad altri una priorità media, altri verranno messi in attesa o rimossi dalla lista.
Infine il project portfolio verrà valutato dal portfolio management team su base mensile o trimestrale per determinare quali progetti hanno raggiunto i propri obiettivi, quali di essi possono necessitare supporto, a quali assegnare meno risorse e quali scartare del tutto. Dal momento che i fattori inclusi in ogni progetto cambiano rapidamente, il PPM è più efficiente quando il portfolio viene rivalutato frequentemente gestito attivamente dal team.
Perchè le attività finora elencate possano essere messe in pratica, l’organizzazione deve prima decidere chi avrà parte come manager del processo di PPM. Di solito il PPM management team è formato da direttori di dipartimenti che generano richieste di progetto, forniscono risorse, forniscono fondi per il progetto, usano deliverable di progetti finiti, pongono direzioni strategiche e così via. Dopo che il PPM management team viene scelto, si deve concordare un insieme di criteri per la valutazione dei progetti per poter assegnare una priorità a ciascuno di essi. Le decisioni che si basano su questi criteri saranno probabilmente accettate di buon grado da tutti gli attori del PPM se il criterio è stato sviluppato seguendo le esigenze di più stakeholders possibili. Per questo di solito si tengono discussioni estese a tutta l’organizzazione prima che i criteri vengano definiti.
