In questo articolo vediamo come creare un Diagramma di Gantt attraverso uno dei diversi strumenti software online disponibili. Il software da noi utilizzato è in questo caso Attask, un software che conosciamo molto bene e che permette di effettuare una completa gestione di progetti e portfolio di progetti. In questo caso chiaramente ci limiteremo all'utilizzo dello strumento "Diagramma di Gantt". 

Chiaramente ci sono molti altri tool software che permettono la creazione di un Gantt chart, alcuni gratuiti ed altri non. Ad ogni modo tutti si assomigliano e rispecchiano grossomodo le stesse funzionalità che si possono trovare nel software illustrato.
In questo esempio vediamo una possibile implementazione di un Gantt relativo al processo di sviluppo di un sito web.

STEP 1: Iniziamo con un Gantt vuoto ed iniziamo a riempirlo con lo schedule delle nostre attività.

STEP2: Dopo aver definito quali sono le fasi e le attività da effettuare, si suddividono i task nelle varie fasi e si stabilisce la durata di ogni attività di livello inferiore.

STEP 3: A questo punto possiamo occuparci della creazione delle dipendenze tra i task. In questo caso abbiamo messo semplici dipendenze fine-inizio tra i task della prima fase. Abbiamo anche definito delle tipologie di dipendenze diverse come dipendenze inizio-inizio e delle date fisse per le fasi successive.

STEP 4: Infine possiamo completare il nostro gantt appena creato inserendo eventualmente i nomi delle persone assegnate ai task, le milestones.

Vuoi scoprire di più sul software ATTASK ?

In riferimento alla AtTask User Conference del 2009, ci fu un certo rumor intorno agli strumenti di Project Management Agile presentati.
Uno degli spunti più interessanti a riguardo fu sicuramente il "burndown chart": prendi alcuni task, scegli un timeframe e usa il grafico per controllare se il tracciato è in linea con i tuoi obiettivi.

La maggior parte dei moderni software fanno un bel lavoro dal punto di vista del tracciamento dello stato corrente: Cosa è successo, cosa sta accadendo, e cosa accadrà dall’istante temporale attuale fino a quando succederà.
Un Burndown chart, comunque, ha uno stato dello storico di tutto ciò, permettendo ai Project Manager di mettere a confronto i progressi "non in tempo", non solamente quelli "in time". E’ questa la parte più importante del grafico.
Eccone un’esempio tratto dal software.
 

Precisiamo: questo è solo un prototipo, ma è comunque in continua evoluzione. Quando utilizzano un burndown chart, quello che vogliono principalmente gli utenti è:

• Scegliere un progetto singolarmente e generare un burndown chart per tutti i suoi task per l’intera durata del progetto
• Scegliere un singolo progetto, fornire il nome dello "sprint" da calcolare e il range di date associate all’interno del progetto, quindi generare un burndown chart per tutti i task del progetto pianificati(contro quelli proiettati) a finire entro il tale range temporale.
• Stessa cosa del punto precedente ma basato sulle date proiettate entro il range di date scelto.
• Scegliere uno o più progetti, fornire il nome dello sprint da calcolare ed il range di date da associarci, scegliere una categoria di task, quindi generare un burndown chart per tutti i task che rientrano in quella categoria, evidenziando tutti i task che sono pianificati nel finire entro tale range di date.
• Stessa cosa del punto precedente ma basato sulle date proiettate.

A presto per ulteriori sviluppi di questo utilissimo report.

Oltre a questi cambiamenti estetici, quest’ultima release includono una serie di miglioramenti alle funzionalità del financial management in relazione al project and portfolio management.

La nuova interfaccia grafica

I miglioramenti nel design si notano da subito, infatti la nuova interfaccia di @task include:

- Un restyle completo di tutte le interfacce utente e dell’iconografica per migliorare il riconoscimento e l’intuitività.
- I cambiamenti nei caratteri e nella formattazione hanno migliorato la leggibilità dell’intera applicazione.
- Sono stati migliorati anche gli aspetti legati alla facilità di navigazione delle interfacce attraverso i menu.

I miglioramenti sono stati effettuati tenendo conto della precedente interfaccia e della precedente usabilità, risultando quindi di minimo impatto per l’utente, che non ha dunque bisogno di essere nuovamente addestrato all’utilizzo del tool.

Il feedback dei clienti, secondo AtTask, ha evidenziato come questi cambiamenti abbiano reso il prodotto un ambiente meno "intimidatorio" ed i clienti di vecchia data hanno riconosciuto nelle modifiche molti dei suggerimenti che essi stessi avevano proposto.

Il nuovo sistema di reporting finanziario

Grazie a questa release @task adesso può permettere la creazione di report sui costi molto più avanzati, come la variazione tra i costi pianificati e quelli effettivi, i guadagni, le ore lavorate, i costi fissi, le spese, etc…
I costi possono essere suddivisi per periodo, ad esempio mensilmente o settimanalmente e quindi permettere agli utenti di creare report come:

- Il costo mensile di gestione del progetto.
- Previsioni finanziarie annuali suddivise per mensilità.
- Report su variazioni tra budget e consuntivo.
- Breakdown dettagliato dei costi di progetto.

Oltre a questi miglioramenti riguardanti le somme e le divisioni per timeframe temporali dei dati finanziari, @task da ora permette agli utenti anche di definire intervalli più specifici. Ad esempio è possibile impostare dei report dei costi relativi ad un portfolio di progetti, che vengono creati automaticamente trimestralmente, dando quindi la possibilità di tener sotto controllo i prezzi per ogni specifico quarto mantenendo anche la visione globale di tutta la durata del progetto.

Infine sono state apportate una serie di migliorie a contorno di questi specifici miglioramenti nel finanziario, come un’estensione delle funzionalità di fatturazione e dei custom data per consentire di importare più facilmente i dati provenienti da software finanziari esterni ad @task.

Al giorno d’oggi, le organizzazioni hanno la necessità di reagire rapidamente ai cambiamenti del mercato, il che rende cruciale l’intervento tempestivo di convalida dei dirigenti in ogni iniziativa strategia aziendale critica. Un software di Project Management come AtTask risulta quindi indispensabile per garantire i giusti tempi di risposta al business. E’ questo il motivo per cui oltre 100 organizzazioni in tutto il mondo hanno scelto AtTask come soluzione di gestione del lavoro nell’ultimo trimestre del 2009."

Consentendo alle aziende di affrontare il processo di project management con approcci top-down, bottom-up, e intra-funzionale AtTask consente ai clienti di ottenere una visibilità completa ed un’ottima efficacia ed efficienza operativa. L’impegno della società a soddisfare i bisogni ddi propri di clienti è ulteriormente dimostrato dal costante aumento del rinnovo delle licenze nel Q4 2009, da  clienti quali Boston Scientific, Labs Buckman, e GE Healthcare.

"Il nostro obiettivo primario è quello di determinare quali progetti siano in linea con gli obiettivi di business aziendali e quali di essi forniscono il massimo valore di business", ha detto Paul McGriff, Manager del governo e di amministrazione per Labs Buckman. "AtTask è una parte preziosa del nostro processo di pianificazione strategica che allinea ogni progetto agli obiettivi di business, ed è per questo stiamo estendendo la nostra relazione con AtTask da uno a tre anni. AtTask continua a portare un significativo beneficio nei costi e le varie opzioni di licenza possibili sono un valore enorme. "

Un breve video introduttivo tutorial del project management software  AtTask .

Un breve tutorial sull’uso di un importante strumento di AtTask per la gestione dei team intra\inter progetto. Il Team Builder

Analizziamo nel dettaglio la lista completa delle caratteristiche di AtTask (ultima release luglio 2009) suddivisa per 3 macroaree principali: Gestione (Manage), Collaborazione (Collaborate), Integrazione (integrate).

L’area Manage individua l’insieme di caratteristiche ideate per la gestione del progetto e l’ottimizzazione del portfolio progetti. L’area Collaborate raggruppa tutti gli strumenti per la collaborazione efficace ed efficiente delle risorse coinvolte. L’area Integrate elenca tutte le possibilità di integrazione tra AtTask e le altre tecnologie.

N.B.: I punti contrassegnati da (*) sono inclusi SOLO nella versione ENTERPRISE del software. (La versione PROFESSIONAL quindi NON includerà tali caratteristiche).

GESTIONE

Portfolio Management

• Business Case Assessment*
• Alignment Scorecards*
• Project Business Goals*
• Portfolio Demand Management*
• Portfolio Optimization/Prioritization*
• Portfolio Reports*
• Portfolio Views*
• Risk/Benefit Reports*
• Earned Value Reporting*
• Project Prioritization*
• Multiple Project Gantt
• Date Aggregation Across User-Defined Groups
• Earned Value Management
• Cost/Revenue Analysis
• Line Item Expenses By Project or Task

Program Management

• Multiple Project Gantt
• Program Reporting
• Multi-Project Management

Project management

• Drag & Drop Gantt Chart
• Critical Path Analysis
• Milestones
• Advanced Team Building
• Planned, Projected, Estimated Comparisons
• Template-Based Workflow
• Advanced Resource Scheduling
• Work Breakdown Structure
• Issue Management
• Bug Tracking
• Automatically Create Issues From POP Email
• MS Project Import/Export/Synchronization
• Resource Leveling

Demand Management

• Project Request Management
• Request Tracking
• Comprehensive Service Desk
• Manage Issue, Change Order and Bug Submissions
• Automatic Routing or Requests/Issues to another Project
• Custom Submission Forms
• Conversion of Issues/Requests to Projects or Tasks
• Variable Routing Based on Customizable Topic Selection
• Issue/Request Resolution via Other Issues, Requests, Tasks, or Projects
• Private and Public Helpdesk Queues

Resource Management

• Resource Pools
• Job Role Profiling for Users
• Resource Estimates
• Schedule Conflict Analysis
• User Utilization Searches and What-If Modeling
• Detailed Allocation Reports By Day, Week, Month
• Custom Security Management/Access Levels
• Advanced Security Framework
• Organization Charts
• Labor Cost Reports and Analysis
• User and Project Groups

Capacity Planning

• Capacity Planning*
• What-If Scenario Tools*
• Schedule Reconciliation*
• Best-Fit Capacity Planning*

Time Management

• Time Tracking
• Real-Time Hours by Task and Project
• Custom Resource Schedules
• Customizable Holiday Calendars
• Custom Hour Types and Reports
• Customizable Timesheets
• Personal and Shared Calendars
• Expense Entry via Timesheet

Process Improvement

• Planned vs. Actual Reports
• Process Improvement Worksheets, Tools and Reports
• Post-Mortem Reports
• Post-Mortem Review via Business Case

Auditing

• Audit Trails , Who, When, and What

COLLABORAZIONE

Task Management and Scheduling

• Unlimited Tasks and Subtasks
• Unlimited Subtask Depth
• Multiple Duration Options
• Fixed Data Support
• Automatic Tracking of Multiple Timelines:  Planned, Projected, and Estimated
• Task Prioritization
• Constraints :11 Types Including Basic and Advanced
• Cross Project Predecessors
• Dependencies: Multiple Types as Finish-Start, Start-Start,Finish-Finish, Start-Finish, and Scheduled Start
• Multiple Lag Time Options
• Advanced Dependency Lag Types: Business Days, Calendar Days, Percent of
• Predecessor, and Day of the Week
• Dependency Enforcement to Control Workflow
• Bulk and Worksheet Editing
• Global Tasks for Automatic Resource Leveling
• Approvals and Approval Workflows
• Multiple Assignments on Tasks
• Spreadsheet-like Editing and Easy Task Creation

 Reports and Dashboards

• Executive Level Reporting
• 50+ Standard Reports
• Built-in GUI Report Builder
• Custom Views and Profiles
• Customizable Report Colors and Styles
• Summary Views
• Customizable List Filters, Views, and Groupings
• Drill-down Capable Charts and Graphs
• Milestone Reporting
• Custom Dashboards and Portal Views
• Rollup Views or Helpdesk Issues/Requests
• Export Reports and Data to PDF, Excel, Tab-Delimited Files, or HTML
• Related Data Searches
• Saved Searches
• Mail Scheduled Reports

Real-Time Projections

• Project Trent Analysis
• Early Warning Alerts
• Cost and Schedule Budget Reminders

Document Management

• Attach Documents to Projects, Tasks, Issues, and Users Support for ANY File Type PDF, GIF, JPG, DOC,XLS,DWG, DXF, BMP, etc.
• Document Check-out/Check-in for Document Integrity
• Version Control
• Approvals on Document-related Tasks
• File and Directory Archiving
• Document Security
• Download Multiple Documents as a ZIP File
• Auto-expansion of Uploaded ZIP File

Status Updates

• Status Indicator Views
• Task Progress Status Indicators

Notifications

• Manual Email Notification of All Notes
• Automated Event-based Email Notifications
• Email Templates
• Custom Timed Email Notifications
• JMS Messaging

Notes and Discussions

• Threaded Notes Discussions on Projects, Tasks, Issues, and Documents
• Recording Email Discussion Notes via Email

INTEGRAZIONE

Software Development Kit (SDK)

• Full API Support : Soap, EJB, Flash Remoting
• 3rd Party Reporting Application Integration
• Java Docs
• Web Services SOAP API Support
• Event Handlers/Hooks

Turnkey Integrations

• Microsoft Outlook Integration
• Salesforce.com Integration

Partnered Integrations

• SAP
• Oracle Financial
• PeopleSoft
• Cognos
• Crystal Reports

Multiple Delivery

• On-Demand or On-Premise
• Mobile Device Support :iPhone, Blackberry, etc.
• WAP Integration

Universal Compatibility

• Browser Independence :IE, Firefox, Safari
• Database Independent :Oracle, MS SQL, MySQL
• Platform Independent :Windows, Mac OS, Linux, UNIX, Solaris

Customization

• User-defined Dashboards
• User-defined Data Fields and Forms
• Calculated Custom Data Fields
• Custom Data Available for Searches and Reports
• User-defined Views
• Custom Data Integration
• Favorites
• User-defined External Pages

Language Neutral

• Use Locale Settings
• Multilingual Support :Chinese, Japanese, French, German, Italian and Spanish

Location Neutral

• 100% Web-based
• Multiple Time Zone Support
• Multiple Types and Format
• Variable Date Format

Technical

•  Utilizes Web 2.0 Technology
• Easy Click-through Install Process
• Next Generation Architecture
• Horizontally Scalable with Server Clustering
• Java EJB (J2EE) API Support
• Web Services SOAP API Support*
• Flash Data Remoting API Support*
• Enterprise Application Integration (EAI)
• Integration Hooks and Plugin Support for External
• Authentication :LDAP, Active Directory, NDS, etc.
• Import of User, Roles, and Companies from TSV/CSV
• Excel Import
• Single Sign-on Support
• Kick-starts/Data Import
• Object-level Security Control
• Financial Security

Conosciamo @Task

Se sapete quali sono i progetti più proficui, allora è possibile ottimizzare l’utilizzo delle risorse e mirare all’efficacia del lavoro. Le aziende hanno lo scopo di far lavorare il proprio personale, il vero scopo dovrebbe essere quello di occupare le proprie risorse in attività a valore aggiunto. @task fornisce una chiara visione delle problematiche interne ed esterne al sistema azienda.Questo consente ai manager di prendere decisioni precise inerenti ai progetti che più si allineano alle strategie aziendali, il tutto filtrando le informazioni in modo preciso ed intuitivo. Se sapete quali sono i progetti più proficui, allora è possibile ottimizzare l’utilizzo delle risorse e mirare all’efficacia del lavoro.

@task aiuta ad ottimizzare l’efficacia del lavoro

@Task è l’unica soluzione completa per il Project e Portfolio Management

@task è l’unico software per il PPM che include funzioni per la Gestione, la Collaborazioine e l’Integrazione in modo assolutamente intuitivo da utilizzare @task fornisce, attraverso tool evoluti, la capacità di capire ed amministrare la direzione strategica della vostra azienda.Il flusso di lavoro con @task viene gestito trasversalmente dell’organizzazione aziendale. Inglese, Italiano, Francese, Spagnolo, Tedesco, Cinese l’Integrazione in modo assolutamente intuitivo da utilizzare. in modo da abbracciare tutte le funzioni.

Qualsiasi applicazione è integrabile con @task

@task integra Salesforce.com e Microsoft Outlook. Inoltre attraverso il development kit è possibile integrare qualisiasi software utilizzato nella vostra azienda.

@task funziona su qualunque browser, piattaforma e database in modo da essere utilizzato con qualsiasi sistema – anche su iPhone o il Blackberry. Inoltre con @task i membri del vostro team possono lavorare in paesi diversi in tutto il mondo come se si trovassero nell’ufficio adiacente.

@task vi consente di lavorare in Inglese, Italiano, Francese, Spagnolo, Tedesco, Cinese e Giapponese; Inoltre gestisce in automatico i diversi fusi orari.

Strumenti per il lavoro coordinato: Timesheets e Gantt Chart drag&drop

@task ha tutti gli ingredienti per il successo perchè fornisce strumenti che filtrano le decisioni prese dai manager attraverso l’organizzazione. @task permete ai manager di pianificare i progetti ed aggiungere o modificare le attività in modo facile ed intuitivo – con una scheda lavoro in stile excel e un Gantt interattivo.

La collaborazione tra i membri del team è facile perchè @task fornisce strumenti di comunicazione ed interazione come gli avvisi e gli appunti.

Questo consente agli individui di comunicare per risolvere in modo ottimale le problematiche. Inoltre non c’è più bisogno di attendere le riunioni settimanali per conoscere lo stato di avanzamento.

Confronto dei progetti del portfolio secondo quattro dimensioni: Rischio, Beneficio, Allineamento e Costo.

E’possibile creare report e cruscotti customizzati per le specifiche esigenze della vostra azienda. Questi report e cruscotti aiutano le aziende a prendere decisioni importanti in real-time senza avere bisogno di imparare un linguaggio per la reportistica o l’utilizzo di un servizio o strumento esterno. Se utilizzate un servizio o uno strumento esterno come Crystal Reports o Cognos, @task si integra con il vostro software automaticamente. Gli utenti possono prendere decisioni basate sui dati in modo rapido attraverso l’uso di diagrammi, viste e cruscotti di @task. Tutto questo avviene in real-time grazie ad una potente reportistica.

@task è un software scalabile.

E’ in grado di aiutare a consegnare i progetti rispettando le tempistiche e i budget, ma è anche completamente scalabile in modo da conformarsi alla crescita aziendale. Sia che lavoriate in un team di 10 o 10,000 persone.Avrete sempre tutti i strumenti che vi occorrono per crescere ed evolvere.

@task è un software user-friendly

E’ facile da usare alla differenza di molti software per il Project e Portfolio Management che spesso si rivelano complessi e ingombranti, lasciando l’azienda con soluzioni costose mai adottate. Il vostro personale userà subito @task e trarrà immediatamente i benefici.

Assistenza

@task fornisce un’assistenza completa tramite il forum dedicato agli utenti, i corsi di training tramite i suoiconsulenti, sessioni di web conference training , e sessioni mensili di training presso la sede del cliente.

Customizzabile al 100%

Inoltre @task fornisce servizi tramite esperti di sistema che possono configurare la vostra applicazione da remoto; creando con rapidità report customizzati, settando i parametri dei dati calcolati che meglio si adeguano ai processi di business, i moduli e livelli di privilegio ad hoc.