Con Project management software si intende una varietà di applicativi che comprendono:

- scheduling delle attività; – controllo costi; – Controllo del budgeting; – allocazione delle risorse; – software collaborativo; – gestione della qualità; – gestione documentale.

Questa serie di applicativi è finalizzata alla completa gestione di progetti, in particolare per progetti di una certa entità.

PPM (Project and Portfolio Management)

Lo Scheduling (schedulazione) delle attività.

Uno dei principali scopi di un software di PPM è quello di effettuare uno scheduling di eventi (o task). Alcuni degli elementi più comuni sono:

1. Valutare i tipi di dipendenza tra gli eventi e le relazioni;
2. Lo scheduling delle risorse umane e le risorse allocate;
3. Stimare la durata di ogni singolo task;
4. Combinare i task in modo da corrispondere alle deadline;
5. Permettere la gestione di progetti con requisiti eterogenei simultaneamente;

Calcolo del percorso critico:

In schedulazioni complesse esiste il percorso critico (critical path) che una volta individuato permette di capire la durata effettiva di tutto il progetto, partendo dal parallelismo dei singoli task. Un software di Project Management dovrebbe mostrare il percorso critico a partire dai task, è sicuramente una delle informazioni strategiche più utili in fase di schedulazione.

Fornire informazioni:

altro requisito essenziale per un software di project planning è quello di fornire una serie di informazioni in uscita, queste informazioni devono giustificare il tempo che si spende per l’inserimento delle informazioni preliminari nel sistema. Alcune tipiche informazioni, spesso in forma di report sono:

1. La lista dei task assegnati ad ogni utente;
2. La visione d’insieme dei tempi di chiusura dei task e dei progetti;
3. I rischi connessi con i singoli progetti;
4. Il carico di lavoro sui task, per pianificare le ferie del personale assegnato;
5. Evidenze;
6. Informazioni storiche sul progresso e l’evoluzione dei task ;
7. L’ottimizzazione dell’utilizzo delle risorse.

Varie tipologie di project management software:

Applicazioni desktop (client-server):

Esistono versioni installabili di sistemi di project management, ogni utente deve installare il proprio applicativo sulla propria macchina. I vantaggi di questa tipologia di software è che solitamente sono molto stabili, con aspetti grafici molto evoluti. Solitamente ogni applicazione utente comunica con un server centrale che fa da gestore delle informazioni e da repository della documentazione. Il principale difetto è che necessitano di una intensa attività sistemistica per l’installaizone e la manutenzione delle istanze installate sui singoli PC. Inoltre in caso di cambio parco macchine o semplice formattazione per far tornare operativi gli utenti deve essere installato nuovamente il client sul computer dell’utente.

Applicazioni WEB:

I sistemi di project management software possono essere implementati come applicazioni web e utilizzati all’interno di una rete aziendale oppure attraverso internet. Per l’utilizzo basta un semplice browser web, senza bisogno di installare niente localmente sulla macchina. Gli indubbi vantaggi di una soluzione web based sono quelli di non dover installare niente localmente, sono sistemi per loro nauta che si prestano al multi-user e alla gestione remota su web e su apparati palmari. Il difetto principale è che questo tipologia di applicazione no permette ai client nessuna autonomia se il server non è funzionante, inoltre tipicamente sono graficamente meno stabili di un’applicazione installabile.

Personale:

Sono tipicamente applicazioni che sono utilizzabili per una gestione di casa. Sono solitamente applicazioni non eccessivamente sofisticate e con funzionalità evolute.

Singolo Utente:

Sono applicazioni con la finalità di permettere una gestione di un singolo utente alla volta del sistema dei progetti. Sono utilizzate tipicamente in piccole aziende o dove solo una stretta minoranza di utilizzatori sono coinvolte nel "project-planning".

Collaborative:

Sono pensate per supportare il lavoro di una moltitudine di utilizzatori che possono quindi gestire simultaneamente aspetti diversificati del progetto. Sono solitamente applicazioni distribuite su web implementate su extranet. Le applicazioni di questa tipologia, come tutte le applicazionibn web, permettono agli utenti di lavorare esclusivamente se il Server è attivo e se la connessione ad internet è funzionanate. Per limitare questa eventuale limitazione vengono solitamente creati client potenziati che possono operare limitatamente in locale, per poi sincronizzarsi con il Server, in caso di problematiche di connessione.

Integrati:

Un sistema integrato combina gli elementi tipici del project management con altri aspetti della vita aziendale. Ad esempio i progetti possono avere elementi di interazione con i clienti, che possono quindi divenire attori del task e possono anche avere funzionalità di gestione calendari, messaggistica e altri aspetti di comunicazione interna o esterna. Esistono anche sistemi ERP che integrano elementi di project management che spesso vengono considerati come un modulo aggiunto al sistema.

Elementi critici dei sistemi di project management:

- Utilizzare sistemi di project management spesso crea dei "modi di fare" aziendali virtuosi, ad esempio se il personale è motivato ad utilizzare i diagrammi gantt (gantt chart), sarà portato a mettere l’attenzione sulle tempistiche dei task e delle sotto attività. Il rischio quindi, di utilizzare esclusivamente alcuni strumenti esclusivamente, è quello di focalizzare il proprio personale su un aspetto senza avere la totalità degli elementi;

- Può essere inconsistente la metodologia a seconda della realtà aziendale, alcuni aspetti devono essere necessariamente calzati sui processi e personalizzati (customizzazione);

- Lo strumento non deve in alcun caso soppiantare e sostituire le relazioni umane, a nessun livello, soprattutto a quello strategico-direzionale.ù

- L’indubbio vantaggio di avere i progetti sotto controllo può creare delle rigidità. Sempre a livello strategico si deve affiancare allo strumento sw e alle informazioni che genera la giusta flessibilità per arrivare comunque alla conclusione del task o progetto;

- Questi sistemi sono utili per aziende che hanno progetti medio-grandi in termini di complessità e numero di risorse impiegate;

- La dirigenza, se crede veramente in una implementazione di un sistema di project management, deve fare pressione ai dipendenti, cercando di vincere la probabile resistenza al cambiamento e il maggiore controllo che l’utente può sentirsi addosso. In realtà i vantaggi sono indubbi ad ogni livello aziendale se l’adozione del sistema di project and portfolio management è equilibrato e ben calzato sull’azienda.