L’ex presidente degli stati uniti Harry S. Truman disse: "Gli uomini fanno la storia e non viceversa. Il progresso avviene quando leader coraggiosi ed abili riescono a cogliere l’opportunità di cambiare le cose in meglio."

Se questo è vero allora tutti i leaders, da quelli politici a quelli militari, dagli sportivi ai leader di progetto, hanno alcuni elementi in comune.
 

• Uno stile di gestione collaborativo: condividere il problem solving e il decision making con il proprio team e con gli stakeholders è critico per una gestione di successo.
• Adattabilità: I team di progetto e i singoli individui sono sempre diversi. I project managers di successo devono essere capaci di adattarsi e superare le sfide che i nuovi progetti presentano. Un approccio fluido al project management è un metodo molto efficace per gestire il lavoro progettuale.
• Improvvisare: la creatività e la capacità di pensare fuori dagli schemi uniti ad un approccio tenace e mai arrendevole sono essenziali per superare gli ostacoli che il progetto presenta.
• Un’ottima capacità comunicativa: è essenziale che i project leaders sappiano comunicare efficacemente con gli stakeholders, i teams ed i propri colleghi. Se il project leader non è capace di adattare il proprio stile comunicativo a seconda del momentaneo audience sarà difficile che abbia successo.
• Flessibilità: Non è importante quanto un progetto sia ben pianificato, perché ci sarà sempre qualcosa o qualcuno che andrà fuori dagli schemi. La flessibilità quindi è il presupposto della creatività che è la chiave per il successo del progetto.

Una maggiore produttività

Rendere più facile la partecipazione dei team al processo di gestione del progetto rende disponibili ai dirigenti le informazioni aggiornate di cui necessitano e aumenta la produttività dell’organizzazione.

Una soluzione di project management efficace deve collegare le necessità più disparate alle persone coinvolte. I team di progetto hanno bisogno di una soluzione che renda più facile gestire i task ed aggiornarne lo stato.Forzare i team di progetto a districarsi attraverso complicate procedure è come garantire ai dirigenti che non avranno le informazioni accurate di cui hanno bisogno.

Costruirsi un ambiente più produttivo che sia focalizzato su attività a valore aggiunto non richiede l’uso della forza. In un articolo pubblicato sulla Harvard Business Review, Bill Munck della Marriott International suggerisce che: "… i cambiamenti relativamente piccoli nella produttività possono avere un impatto rilevante sui profitti degli shareholders".

Ad esempio, il solo fatto di eliminare un meeting settimanale non necessario può far risparmiare migliaia di euro ogni anno. Infatti eliminando anche solo un meeting settimanale di un’ora per determinare lo stato delle attività può far risparmiare ben 1,000 Euro all’anno per impiegato (ammesso che un impiegato costi 40.000 euro l’anno all’azienda).

Quando ciascuno fà un piccolo cambiamento per aumentare la produttività, il guadagno totale può essere esponenzialmente più grande della somma delle parti. Come possono dunque le aziende mettere in atto questi piccoli cambiamenti e miglioramenti incrementali alla produttività?

Collaborazione significa aumento di efficienza

Avere un posto centralizzato dove gestire le attività, i documenti, le comunicazioni e le altre informazioni di progetto favorisce una cultura collaborativa ed il coinvolgimento del team nel processo di project management, che è un fattore critico per il successo del progetto. Le organizzazioni che favoriscono la comunicazione e l’interazione continua della forza lavoro si rivelano più efficienti come intero e capaci di creare più forza lavoro senza aumentare le risorse.

Una soluzione collaborativa al project management permette alle organizzazioni di eliminare i meeting per determinare lo stato di un progetto, che non sono necessari perché il progetto è aggiornato in tempo reale. Questo ha anche il vantaggio di permettere ai singoli membri del progetto di fare quello che ci si aspetta realmente da loro: portare a termine il lavoro.

Microsoft Project è il project management software per eccellenza. Quasi tutti i programmi per il project managemente infatti (inclusi i programmi web based e SaaS) hanno tra le proprie features la possibilità di allacciarsi direttamente a Microsoft Project, sia per importare i progettu su MS project ché per esportarli da MS Project nella propria interfaccia per il project management. Questa possibilità di importazione ed esportazione diminuisce la necessità di apprendimento richiesta ogni volta che si adatta un nuovo tool per la gestione dei progetti, visto che la maggior parte dei project manager ha già familiarità con MS Project. Questa possibilità di importare ed esportare i dati porta inoltre un altro grande vantaggio: quello di poter riutilizzare tutti i dati che sono stati sviluppati in precedenza. Il fine di un project management software è sempre quello di fornire gli strumenti necessari a compiere i propri task e gestire le proprie risorse in maniera tale che i manager possano completare in tempo i propri progetti rispettando il budget prefissato.

Caratteristiche principali:

- Importazione ed Esportazione di progetti
- Gestione dello schedule dei progetti
- Rapida capacità di apprendimento del tool
- Creazione di diagrammi e grafici professionali

Collaborazione:

Sfortunatamente questa è la parte più debole del software. Anche se Microsoft Project resta sopra alla media degli altri software anche da questo punto di vista, esso manca di un cruscotto che permetta ai project manager di vedere tutti i progetti in corso e che dia allo stesso tempo un accesso rapido ai report ed allo status del progresso per ogni progetto. Ad ogni modo queste features possono essere ottenute tramite l’integrazione con altri software some Intellisys e OpenMind. Il software si integra perfettamente con MS Outlook, eliminando la necessità di creare una nuova lista di contatti anziché utilizzare una rubrica già esistente. Il team calendar inoltre offre un’overview molto intuitiva dei task e delle mileston da completare suddivise per gruppi o per singoli individui.

Resource Management:

Microsoft Project Standard permette la gestione e l’aggiunta delle risorse in modo molto intuitivo, fatto essenziale per una buona gestione di progetto. Con MS Project si possono creare degli slot per le risorse ed assegnarli ai task come se si stessero mettendo dei dati in un foglio excel.

I dettagli sulle risorse, le skill e le note permettono di mantenere informazioni sul proprio personale all’interno del software cosicché si possa assegnare il task alla risorsa opportuna(o al gruppo di risorse) e quindi ottimizzare l’efficienza.

Microsoft Project permette inoltre di tenere traccia delle ore lavorate, dei materiali, delle forniture e dei costi di progetto. Avere controllo di questi fattori è essenziale per tenere sotto controllo i costi e quindi rientrare nel budget di progetto.

Project Management:

Microsoft Project fornisce tutte le funzioni necessarie per permettere una corretta gestione di progetto. Un esempio sono i task ricorrenti che sono molto utili quando si devono inserire dei meeting o dei task di audit e controllo.
Alcuni progetti possono includere centinaia di task e milestone per cui si creerebbe una lunghissima da scorrere e visualizzare. Per questo Microsoft Project permette di espandere o nascondere questi task e trovare velocemente quello che si sta cercando.
Lo schedulind dei progetti include una vista a calendario giorno per giorno dove sono presenti sia i task ché le timelines ed è possibile avere una visione generale del progetto e degli eventi che riguardano una specifica timeline.

La ciliegina sulla torta resta però il Gantt interattivo che permette di aggiornare e cambiare le caratteristiche di un progetto direttamente sul grafico in maniera molto semplice e senza dover ricorrere all’inserimento manuale sulla lista dei task.

I reports sono sempre aggiornati in tempo reale e risultano essenziali per stare al passo con l’andamento del progetto, inoltre i project managers possono creare dei reports customizzati ed avere quindi il polso della situazione sui diversi aspetti del progetto avendo a disposizione statistiche generali, dati sui carichi di lavoro del personale e report finanziari.

Un’area che invece potrebbe essere migliorata è quella del document management. E’ disponibile una funzionalità che permette di inserire link ipertestuali a documenti sui task, il ché è molto utile quando si sta visionando un progetto e si vogliono vedere velocemente quali sono i documenti ad esso correlati. Ad ogni modo MS project non offre la possibilità di tenere diverse versioni dello stesso documento. Questo può causare dei problemi se il personale iniziasse ad utilizzare documenti o versioni di documenti non più validi.

Facilità d’uso:

Le principali aree di utilizzo di microsoft project sono 4: Task, Risorse, Track e Report. Queste diverse sezioni dividono un progetto in cetegorie e permettono una facile navigazione del progetto da parte dell’utente. Questo layout inoltre permette di trovare facilmente le informazioni che si ricercano.

La creazione di un progetto è altrettanto semplice, tramite un’interfaccia simile ad Excel si possono inserire velocemente i dati, non è necessario l’utilizzo del mouse. Inoltre si possono aggiungere milestone, task, date ed assegnare velocemente risorse al progetto senza doversi spostare campo per campo.

Il Gantt interattivo è molto utlile soprattutto in fase di aggiornamento del progress dei task, per cambiare le date e l’ordine degli stessi.

Aiuto e Supporto:

L’aiuto standard di MS project è utile in fase di creazione dei progetti, per gli altri aspetti come l’integrazione da altri programmi sul sito della Microsoft si possono trovare dei video tutorial e delle FAQ.
Microsoft Project offre inoltre un servizio di supporto sia telefonico che per email, ma in alcuni casi vengono applicate delle tariffe.

Riassumendo:

Microsoft Project fornisce degli strumenti che permettono un setup veloce dei task,  semplice gestione di risorse e tenere sotto controllo il completamento dei progetti e del budget. Inoltre l’integrazione con altri tool permette di ampliare e completare lo tutti gli aspetti della gestione per progetti.
 

Primavera è il sistema di project e portfolio management fiore all’occhiello di Oracle, Arrivato ad oggi  alla versione P6 Enterprise. E’ un software indicato soprattutto ad imprese commercali regionali ed a grandi multinazionali.

Lo scopo di Oracle’s Primavera è quello dare priorità ad agli investimenti d’impresa basati sulla Mission dell’organizzazione, sull’analisi del rischio e sui vincoli di risorse. Il programma di monitoraggio costante dello staus dei progetti evita perdite di tempo nell’analisi di una grossa moltitudine di dati.E’ possibile infatti valutare velocemente lo status globale di ogni progetto e focalizzarsi sulla mitigazione del rischio grazie a dashboards completamente customizzabili.

Con la soluzione di project and portfolio management prevista da Oracle’s Primavera, possiamo prioritizzare gli investimenti e pianificare, gestire e controllare i più complessi progetti e portfolio progetti, avendo sempre la sensazione di essere "in the project", di avere il completo controllo e poter quindi rispettare i tempi di consegna e di rientrando nei budget stabiliti.

Oracle’s Primavera offre informazioni e report personalizzati per ogni singolo utente, personalizzando le interfacce a seconda del job role. E’ stato progettato progettato specificatamente per i membri del team esecutivo, di progetto, di controllo di progetto, di gestione dei contratti.

Offre un accesso sicuro e guidato a imprenditori, architetti, ingegneri ed ai clienti. Primavera mette a disposizione inoltre un’importante strumento per monitorare la salute dell’intero portfolio, reppresentando graficamente le oppurtunità di migliorare la performance del/dei progetti o di riallocare le risorse.

Oltre ad una veloce e potente analisi della performance, è’ previsto un alto livello di controllo di progetto, analizzando i risultati di tutti i teams coinvolti e schematizzando le informazioni con scorecards facilmente configurabili, mettendo in risalto progetti-costi-rischi.

Elementi chiave di Oracle’s Primavera:
 

•  buona usabilità e gestione delle multi-utenze; facile gestione delle applicazioni multi-progetto scalabili che possono essere distribuiti in tutta l’organizzazione a tutti i partecipanti al progetto;

• Centralizzazione di tutti i dati e informazioni dei progetti dell’organizzazione.

•  Potente sistema di gestione documentale  per memorizzare tutti i file tra cui immagini, Microsoft ® Office ™ file, AutoCAD ®, Microstation ® e molti altri;

• Robuste funzionalità di gestione della pianificazione del progetto, di livellamento di risorse e reportistica  su un gruppo di progetti o programmi; 

• Flessibile motore di workflow  per la progettazione di processi personalizzati in base al business della vostra azienda.

• Sistema automatizzato di avvisitramite e-mail o sms per tenere gli utenti in contatto con il progetto, anche quando sono lontani dal computer.

• Information delivery ad ogni partecipante al progetto sulla base delle loro esigenze e il contributo richiesto nel il progetto o programma.

• Sistema di reporting user friendly con centinaia di report standard gia configurati e possibilità di inviare dati a terze parti segnalazioni di soluzioni come Crystal ™, Accuate ™ e altri.

Conosciamo @Task

Se sapete quali sono i progetti più proficui, allora è possibile ottimizzare l’utilizzo delle risorse e mirare all’efficacia del lavoro. Le aziende hanno lo scopo di far lavorare il proprio personale, il vero scopo dovrebbe essere quello di occupare le proprie risorse in attività a valore aggiunto. @task fornisce una chiara visione delle problematiche interne ed esterne al sistema azienda.Questo consente ai manager di prendere decisioni precise inerenti ai progetti che più si allineano alle strategie aziendali, il tutto filtrando le informazioni in modo preciso ed intuitivo. Se sapete quali sono i progetti più proficui, allora è possibile ottimizzare l’utilizzo delle risorse e mirare all’efficacia del lavoro.

@task aiuta ad ottimizzare l’efficacia del lavoro

@Task è l’unica soluzione completa per il Project e Portfolio Management

@task è l’unico software per il PPM che include funzioni per la Gestione, la Collaborazioine e l’Integrazione in modo assolutamente intuitivo da utilizzare @task fornisce, attraverso tool evoluti, la capacità di capire ed amministrare la direzione strategica della vostra azienda.Il flusso di lavoro con @task viene gestito trasversalmente dell’organizzazione aziendale. Inglese, Italiano, Francese, Spagnolo, Tedesco, Cinese l’Integrazione in modo assolutamente intuitivo da utilizzare. in modo da abbracciare tutte le funzioni.

Qualsiasi applicazione è integrabile con @task

@task integra Salesforce.com e Microsoft Outlook. Inoltre attraverso il development kit è possibile integrare qualisiasi software utilizzato nella vostra azienda.

@task funziona su qualunque browser, piattaforma e database in modo da essere utilizzato con qualsiasi sistema – anche su iPhone o il Blackberry. Inoltre con @task i membri del vostro team possono lavorare in paesi diversi in tutto il mondo come se si trovassero nell’ufficio adiacente.

@task vi consente di lavorare in Inglese, Italiano, Francese, Spagnolo, Tedesco, Cinese e Giapponese; Inoltre gestisce in automatico i diversi fusi orari.

Strumenti per il lavoro coordinato: Timesheets e Gantt Chart drag&drop

@task ha tutti gli ingredienti per il successo perchè fornisce strumenti che filtrano le decisioni prese dai manager attraverso l’organizzazione. @task permete ai manager di pianificare i progetti ed aggiungere o modificare le attività in modo facile ed intuitivo – con una scheda lavoro in stile excel e un Gantt interattivo.

La collaborazione tra i membri del team è facile perchè @task fornisce strumenti di comunicazione ed interazione come gli avvisi e gli appunti.

Questo consente agli individui di comunicare per risolvere in modo ottimale le problematiche. Inoltre non c’è più bisogno di attendere le riunioni settimanali per conoscere lo stato di avanzamento.

Confronto dei progetti del portfolio secondo quattro dimensioni: Rischio, Beneficio, Allineamento e Costo.

E’possibile creare report e cruscotti customizzati per le specifiche esigenze della vostra azienda. Questi report e cruscotti aiutano le aziende a prendere decisioni importanti in real-time senza avere bisogno di imparare un linguaggio per la reportistica o l’utilizzo di un servizio o strumento esterno. Se utilizzate un servizio o uno strumento esterno come Crystal Reports o Cognos, @task si integra con il vostro software automaticamente. Gli utenti possono prendere decisioni basate sui dati in modo rapido attraverso l’uso di diagrammi, viste e cruscotti di @task. Tutto questo avviene in real-time grazie ad una potente reportistica.

@task è un software scalabile.

E’ in grado di aiutare a consegnare i progetti rispettando le tempistiche e i budget, ma è anche completamente scalabile in modo da conformarsi alla crescita aziendale. Sia che lavoriate in un team di 10 o 10,000 persone.Avrete sempre tutti i strumenti che vi occorrono per crescere ed evolvere.

@task è un software user-friendly

E’ facile da usare alla differenza di molti software per il Project e Portfolio Management che spesso si rivelano complessi e ingombranti, lasciando l’azienda con soluzioni costose mai adottate. Il vostro personale userà subito @task e trarrà immediatamente i benefici.

Assistenza

@task fornisce un’assistenza completa tramite il forum dedicato agli utenti, i corsi di training tramite i suoiconsulenti, sessioni di web conference training , e sessioni mensili di training presso la sede del cliente.

Customizzabile al 100%

Inoltre @task fornisce servizi tramite esperti di sistema che possono configurare la vostra applicazione da remoto; creando con rapidità report customizzati, settando i parametri dei dati calcolati che meglio si adeguano ai processi di business, i moduli e livelli di privilegio ad hoc.