In questo articolo vediamo come creare un Diagramma di Gantt attraverso uno dei diversi strumenti software online disponibili. Il software da noi utilizzato è in questo caso Attask, un software che conosciamo molto bene e che permette di effettuare una completa gestione di progetti e portfolio di progetti. In questo caso chiaramente ci limiteremo all'utilizzo dello strumento "Diagramma di Gantt". 

Chiaramente ci sono molti altri tool software che permettono la creazione di un Gantt chart, alcuni gratuiti ed altri non. Ad ogni modo tutti si assomigliano e rispecchiano grossomodo le stesse funzionalità che si possono trovare nel software illustrato.
In questo esempio vediamo una possibile implementazione di un Gantt relativo al processo di sviluppo di un sito web.

STEP 1: Iniziamo con un Gantt vuoto ed iniziamo a riempirlo con lo schedule delle nostre attività.

STEP2: Dopo aver definito quali sono le fasi e le attività da effettuare, si suddividono i task nelle varie fasi e si stabilisce la durata di ogni attività di livello inferiore.

STEP 3: A questo punto possiamo occuparci della creazione delle dipendenze tra i task. In questo caso abbiamo messo semplici dipendenze fine-inizio tra i task della prima fase. Abbiamo anche definito delle tipologie di dipendenze diverse come dipendenze inizio-inizio e delle date fisse per le fasi successive.

STEP 4: Infine possiamo completare il nostro gantt appena creato inserendo eventualmente i nomi delle persone assegnate ai task, le milestones.

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La gestione temporale dei progetti, ovvero il time management si riferisce a "Le capacità, gli strumenti e le tecniche utilizzate per gestire il tempo nell’esecuzione di task, progetti e nel raggiungimento degli obiettivi".

Per raggiungere l’efficacia come time manager, dovreste essere capaci di comprendere chiaramente le attività di progetto ed avere le necessarie capacità di pianificare, schedulare e controllare la timeline di progetto.
Oltre a queste capacità dovreste esser capaci di utilizzare  gli strumenti per il time management che vi possono servire ad analizzare, misurare e stimare le vostre tecniche di time management.

Tenendo conto di tutto questo, ecco quattro passi che vi possono aiutare con il time management:

1. Definire le attività: In questo passo è necessario definire i task, le milestone e tutte le altre attività necessarie a completare il progetto. Si può iniziare con una definizione di base di ogni task e riempire le caselle mancanti man mano che il progetto va definendosi. In questo caso un Gantt chart è il modo più semplice e veloce per definire l’intero progetto. Tramite il Gantt Chart si possono aggiungere i task e la stima delle rispettive tempistiche senza preoccuparsi, in questa fase, di definire le date di completamento.
2. Mettere in sequenza le attività: Una volta che le attività sono state definite, si può iniziare ad ordinarle. Ancora una volta senza preoccuparsi delle date, è importante in questa fase ordinare le attività in ordine logico. Da qui si può passare, se necessario, alla creazione di sotto task. Una volta che si hanno le attività organizzate in maniera logica si possono definire le dipendenze tra di esse. Utilizzare le dipendenze, anziché le date, consentirà di vedere la vera timeline di progetto. Ad esempio se si sta creando un sito web, si avrà certamente bisogno di fare il design prima di iniziare con lo sviluppo. L’attività di design è quindi un prerequisito dell’attività di sviluppo. Se l’attività di design viene completata più tardi di quanto ci si aspettava, anche l’inizio dell’attività di sviluppo verrà di conseguenza ritardato.
3. Stima delle risorse: Questo step è uno dei più difficili in quanto richiede una valutazione della domanda e dell’offerta per ogni risorsa o persona a seconda di come essa si interfacci con lo specifico progetto. Una delle domande basilari di questa fase è: ci sono abbastanza risorse per completare gli assegnamenti ad ogni attività secondo lo timeline che è stato appena fatto tramite Gantt, oppure si necessita di risorse aggiuntive? E’ quindi necessario assegnare persone specifiche oppure ruoli ad ogni task per poi rivedere le dipendenze tra attività una volta che è stata completata questa fase di allocazione. Se un programmatore è richiesto per 15 attività e 10 di queste si sovrappongono, potrebbe essere necessario assumere un altro programmatore, oppure accettare il fatto che la tempistica del progetto venga ritardata a causa di queste dipendenze sulle risorse.
4. Sviluppare e controllare lo Schedule: Se si è usato il Gantt Chart per creare la timeline di progetto, dovrebbe essere abbastanza facile sviluppare uno schedule di progetto. E’ innanzitutto necessario revisionare il Gantt chart con tutto il team ed assicurarsi che ognuno abbia compreso il proprio ruolo del progetto e sia capace, e confidente , di completare i propri task rispettando la timeline. Controllare lo schedule è ben più arduo che pianificarlo e richiede una gestione faccia a faccia con le risorse. Il project manager deve quindi monitorare con attenzione lo stato del progetto e verificare che le attività vengano completate in tempo e rispettando gli obiettivi.

Un breve filmato sul’importanza del diagramma di Gantt per gestire al meglio i task di un progetto.

Ogni volta che nella carriera di project manager ci ritroviamo di fronte il problema della gestione dei progetti, e che proviamo a porci ed a battere degli obiettivi, l’utilissimo strumento inventato da Henry Gantt ci viene in soccorso.

Il Diagramma di Gantt (Gantt chart) viene solitamente introdotto durante la fase di pianificazione e scheduling di progetto. Questo strumento visuale ci permette di avere in un colpo d’occhio una visione d’insieme sul progetto.

Il Gantt fornisce al project manager i seguenti vantaggi

- Stimare realisticamente la data di fine del progetto
- Mettere in sequenza le attività o compiti o fasi oppure parallelizzarli
- Pensare alle attività in termini di dipendenze, ovvero quale attività dipende da quale altra
- Concentrarsi sulle risorse necessarie, stabilire sia il dove ed il quando, attraverso la durata del progetto

Una volta che il diagramma di Gantt è stato disegnato e il progetto inizia ad essere eseguito dai propri attori, il project manager può iniziare a valutare e confrontare le performances attuali rispetto a quanto pianificato.

Questo confronto in real time porta il beneficio di poter monitorare il lavoro in essere in modo standard. In qualsiasi momento si possono effettuare delle fotografie dello stato di avanzamento dei lavori e raffrontarle con quanto pianificato nel gantt chart. In caso l’avanzamento di discostasse dalla pianificazione, il project manager può valutare ogni scostamento in termine di tempo o costi e tenerlo presente in fase di pianificazione di progetti futuri.
Inoltre consente di apporre le modifiche necessare per riorganizzare la timeline del progetto e rispettare le scadenze. In tal caso di possono riassegnare le risorse, allocare nuovi fondi o risorse al progetto o alle singole attività. Si possono anticipare attività oppure assegnare una diversa priorità.

Vedi anche il video  diagramma di gantt e project management