STABILIRE I CONTROLLI

Quando la fase del "plan" è finita (e concordata), può avere inizio la fase del "fare" . Una volta avviato, un progetto acquista una direzione, un "inerzia"  totalmente indipendente da tutto ciò che è previsto. Se prendete atto di questo fin dall’inizio, vi potrete divertire nel su-e-giù che ne seguirà. Per avere maggior speranza di controllo tuttavia, è necessario istituire fin dall’inizio (con la fase di  pianificazione), appropriati mezzi di controllo progetto e agire sullo stesso.

Ci sono due elementi chiave per il controllo di un progetto

1. Milestones ( gli obiettivi! obiettivi chiari del "cosa", e del "quando")
   
2. Stabilire i canali di comunicazione.
   

Per i projet manager, le milestones sono un meccanismo per monitorare i progressi, per la tua squadra, sono obiettivi a breve termine, molto più tangibili della lontana e nebbiosa completezza dell’intero progetto. Le milestones mantengono la concentrazione sul progetto e incoraggiano il lavoro, permettendo al team di monitorare i propri progressi.

Il modo più semplice per stabilire le milestones è quello di prendere più  informazioni  possibili sulle tempistiche dalla work breakdown structure di analisi e dai diagramma di sequenza. Quando avrete ipotizzato quanto tempo occore per realizzare sotto-attività, e come quest’ultime sono intrecciate tra loro, è possibile identificare quando ognuno di questi compiti sarà effettivamente completato. Questo sistema semplice ed efficace, tuttavia, manca di creatività.

Un secondo metodo è quello di costruire le tappe più significative del progetto. Queste possono essere trovate individuando le fasi di sviluppo di un progetto, veri e propri tasselli verso il completamento del prodotto finale. A volte queste sono ricavate semplicemente dai livelli più alti della vostra struttura, per esempio, il completamento di un’analisi di mercato in fase di valutazione. A volte, sono trasversali in molte attività parallele, per esempio, un prototipo del prodotto o di un eventuale mock-up del nuovo formato brochure.

                                        Esempio di gestione Milestones in AtTask

Se si eseguono attività in parallelo, questo tipo di milestone è particolarmente utile in quanto fornisce un mezzo per riunire le persone nelle loro attività disparate. Nello specifico infatti:

• Tutti hanno un obiettivo comune (la milestone in questione)
  
• Sono note le responsabilità e le dipendenze tra le persone
  
• Ciascuna è in grado di fornire un nuovo (e basato su dati) punto di vista sul lavoro degli altri.
  
• I problemi che scaturiscono dal combinare le diverse attività sono evidenziati e discussi all’inizio della fase di implementazione.
  
• Hai qualcosa di tangibile che l’alta dirigenza (e i numbties) sono in grado di riconoscere come un progresso.
  
• Hai qualcosa di tangibile che il team può apprezzare e che costituisce eventualmente un obiettivo a breve termine in un progetto a lungo termine.
  
• Fornisce un eccellente opportunità per il controllo di qualità e per la revisione

La comunicazione è tutto. Monitorare i progressi, ricevere warning preventivi su situazioni di pericolo, promuovere la cooperazione, motivare attraverso il coinvolgimento di squadra… tutte queste attività fondamentali si basano sulla comunicazione. Report periodici saranno preziosissimi se sarete in grado di istruire il team su: quali sono le informazioni necessarie ? come possono essere  reperibili rapidamente?.

Spesso queste relazioni si limitano a dire "procedendo secondo programma…". Questo ci fa rendere subito conti di quali sono i report mancanti di cui si desidera avere visione : è necessario insistere sul fatto che la vostra squadra monitorizzi i propri progressi con dati e misurazioni concrete e tangibili che dovranno essere incluse nelle relazioni.  Tuttavia, percepiremo il valore reale di questa pratica quando il progresso non andrà secondo il programma previsto – allora il tuo sistema di comunicazione vale tutto lo sforzo investito nella sua pianificazione.