In questo articolo vediamo come creare un Diagramma di Gantt attraverso uno dei diversi strumenti software online disponibili. Il software da noi utilizzato è in questo caso Attask, un software che conosciamo molto bene e che permette di effettuare una completa gestione di progetti e portfolio di progetti. In questo caso chiaramente ci limiteremo all'utilizzo dello strumento "Diagramma di Gantt". 

Chiaramente ci sono molti altri tool software che permettono la creazione di un Gantt chart, alcuni gratuiti ed altri non. Ad ogni modo tutti si assomigliano e rispecchiano grossomodo le stesse funzionalità che si possono trovare nel software illustrato.
In questo esempio vediamo una possibile implementazione di un Gantt relativo al processo di sviluppo di un sito web.

STEP 1: Iniziamo con un Gantt vuoto ed iniziamo a riempirlo con lo schedule delle nostre attività.

STEP2: Dopo aver definito quali sono le fasi e le attività da effettuare, si suddividono i task nelle varie fasi e si stabilisce la durata di ogni attività di livello inferiore.

STEP 3: A questo punto possiamo occuparci della creazione delle dipendenze tra i task. In questo caso abbiamo messo semplici dipendenze fine-inizio tra i task della prima fase. Abbiamo anche definito delle tipologie di dipendenze diverse come dipendenze inizio-inizio e delle date fisse per le fasi successive.

STEP 4: Infine possiamo completare il nostro gantt appena creato inserendo eventualmente i nomi delle persone assegnate ai task, le milestones.

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Un Social Network o un Software di Project Management?

TeamLab è una piattaforma creata da Ascensio System Limited per la collaborazione commerciale e la gestione dei progetti. E' disponibile in versione Free SaaS (Software as a Service) , Open Source e Premium a pagamento.
La piattaforma TeamLab è fondata sull'idea di rendere più efficiente il social networking e la gestione dei progetti. Una varietà di funzioni offerte permettono alla società di funzionare come un unico organismo al fine di realizzare i compiti aziendali e ottenere ottimi risultati.

Panoramica

Teamlab è una soluzione web based di gestione e collaborazione gratuita . Il target sono le piccole imprese. Il software unisce buoni strumenti per il lavoro in team ad ad ottimi tools per Collaborazione online.

TeamLab comprende 3 sezioni principali:

1. gestione dei progetti online;

2. collaborazione e comunicazione online;

3. gestione dei documenti online

L'interfaccia grafica è molto user friendly ed è proprio la facilità di utilizzo che identifica Teamlab come uno strumento gradevole ed intuibile da usare. Per l'utilizzo non è richiesta nessuna conoscenza approfondita. installazione di TeamLab offre 3 soluzioni offerte:

1. Versione SaaS in linea è destinata alle società interessate al servizio già pronto.

2. Versione open-source è destinata agli utenti esperti che desiderano configurare e sostenere il portale sul loro server.

3. Server  di Amazon (AMI) è destinata alle società che desiderano utilizzare TeamLab sul proprio server virtuale di Amazon.

Gestione dei progetti

Teamlab offre delle funzionalità versatili ed affidabili che soddisfano le esigenze basilari della gestione di un progetto. Si possono aggiungere nuovi progetti, impostare milestone, creare ed assegnare compiti, lasciare i commenti ad ogni compito oppure iniziare una discussione relativa ad un certo progetto. Così il responsabile del progetto tiene traccia del progresso di lavoro e quindi valuta il contributo di ogni membro della squadra . Da segnare invece, la totale mancanza di strumenti di pianificazione come il Diagramma di Gantt, cosa che lo pone un po' al di sotto di un vero e proprio software canonico di Project Management

Collaborazione

Grazie a strumenti di comunicazione avanzati come wiki, chat in linea, segnalibri, forum di discussione, blog e sondaggi, i membri della squadra possono liberamente esprimere le loro opinioni, trovare i nuovi approcci per la realizzazione dei compiti impegnativi e creare una base di conoscenza comune condivisa.

Gestione dei documenti

L'elaborazione dei documenti online è forse una delle parti più interessanti di TeamLab. Si possono caricare documenti (PowerPoint, Word, fogli elettronici, PDF, ecc.), condividerli con la squadra o renderli accessibili agli altri utenti del portale. Così ogni membro della squadra può visualizzare e modificare la documentazione di progetto 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Quindi, per conludere, TeamLab permette agli utenti di comunicare, collaborare e gestire i progetti senza difficoltà. Non è paragonabile ad un vero software di project management come Attask, MS Project o Oracle Primavera, ma può essere utile per chiunque cerchi un prodotto gratis senza molte pretese, ma che incrementi la collaborazione e l'organizzazione del proprio team di lavoro.

Sviluppi Futuri:

Al fine di presentare un prodotto ancor più competitivo, il team di sviluppo di Ascensio System sta lavorando non solo sull'incorporamento del Diagramma di Gantt, ma anche su una sezione per la gestione dei clienti, sul calendario delle attività e su un sistema di posta elettronica integrato. Se le aspettative verranno rispettate, avremmo davanti un prodotto gratuito, veramente di tutto rispetto.

Pro:

    gratuito

    interfaccia molto semplice da usare

    3 soluzioni di servizio

    Server veleoce anche in modalità gratuita SaaS

    ottima combinazione degli strumenti di gestione dei progetti e di collaborazione

Contro:

    diagramma di Gantt è assente

    impostazione dei diritti di accesso è una funzionalità premium a pagamento

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I software project management non servono solamente per gestire progetti software ma possono essere utilizzati in molti altri campi. Questi software web based forniscono infatti strumenti per la pianificazione, l'organizzazione e la gestione delle risorse che permettono di raggiungere gli obiettivi di progetto.

Un project maangement software web based è un tipo di software al quale posso avere accesso tramite una intranet, una WAN, LAN o Internet utilizzando il browser. Questo vuol dire che non avrai mai la necessità di installare il software sul tuo sistema. Tramite questo tipo di software si possono anche gestire il controllo sugli accessi dei diversi utenti.

Elementi comuni a questi strumenti sono strumenti quali le issue e bug tracking, il calendario degli eventi e delle attività, i gantt chart, le notifiche email ecc.

I software che andiamo ad elencare sono stati tratti liberamente dal web, non sono gli unici e, dal momento che il mercato del software è in costante evoluzione, ciascuno di essi migliorerà e aggiungerà le proprie funzionalità in modo da allargare il proprio mercato nel corso del tempo.

1 – Codendi:

Codendi è una piattaforma open source per lo sviluppo collaborativo offerta da Xerox. In una sola interfaccia raccoglie tutti gli strumenti necessari ai team di sviluppo software: gestione e versioning di codice, bugs, requisiti, documenti, reporting, test ecc. Viene utilizzata prevalentemente per la gestione di progetti software.

Scarica Codendi -> http://www.codendi.com/index_en.php

2 – Redmine

Redmine è una applicazione web per il project management molto flessibile. E' stata scritta utilizzando il framework Ruby on Rails ed è cross-platform e cross-database. Include sia i calendari che i gantt chart per riprodurre in modo visuale i progetti e le rispettive scadenze.

Scarica Redmine -> http://www.redmine.org/

3 – ProjectPier

ProjectPier è un'applicazione php free, open-source e self hosted che permette di gestire i task, i progetti ed i relativi team tramite un'interfaccia web intuitiva. ProjectPier aiuterà la tua organizzazione a comunicare, collaborare e completare le attività tramite le proprie funzioni che risultano similia prodotti commerciali per il groupware e project management ma fornisce anche la libertà e la scalabilità del self hosting.

Scarica ProjectPier -> http://www.projectpier.org/

4 – Trac

Trac è uno strumento open source e web based utilizzato per il bug tracking. Trac permette di linkare le informazioni tra un database dei bug, la gestione di requisiti ed i contenuti in formato wiki. Lo strumento fornisce una interfaccia web ad un sistema di controllo del versioning come Subversion, Git, Mercurial, Bazaar e Darcs.

Scarica Trac -> http://trac.edgewall.org/

5 – ProjectHQ

Project HQ è uno strumento collaborativo ed open source per il project management simile a Basecamp ed activeCollab. Project HQ è creato in tecnologie open source quali Python, Pylons e SQLAlchemy ed è totalmente database independent. ProjectHQ utilizza un workflow strutturato per agevolare la gestione dei propri progetti.

Scarica Project HQ -> http://projecthq.org/

6 – Collabtive

Collabtive è un project management software web-based pubblicato come software open source. Questo progetto è iniziato nel Novembre 2007, il suo scopo principale è quello di fornire una valida alternativa open source a software proprietari quali Basecamp o ActiveCollab.

Scarica Collabtive -> http://collabtive.o-dyn.de/

7 – eGroupWare

eGroupWare è un software di groupware open source creato per ogni tipo di business, dai più piccoli ai più grandi. Le proprie funzioni principali permettono agli utenti di gestire i contatti, gli appuntamenti, i progetti e le liste to-do.
Questo prodotto viene utilizzato tramite la propria interfaccia web nativa, rendendo l'accesso platform independent, oppure utilizzando diversi client supportati quali Kontact, Novell Evolution oppure Microsoft Outolook. Vi si può accedere anche tramite un telefono cellulare o un PDA tramite SyncML.

Scarica eGroupWare ->  http://www.egroupware.org/Home

8 – KForge

KForge è un sistema open source (GPL) per la gestione di progetti software. Questo software riutilizza parti dei migliori sistemi in circolazione, come subversion, trac e moinmoin e li integra con il proprio sistema per quanto riguarda la parte di gestione progetti, utenti e permessi. KForge offre anche una interfaccia web completa per l'amministrazione dei progetti ed un sistema di plugin che consente di aggiungere nuovi servizi e funzionalità in maniera semplice.

Scarica -> KForge -> http://www.kforgeproject.com/

9 – OpenGoo

OpenGoo è una soluzione online completa che si concentra sul miglioramento della produttività, della collaborazione, della comunicazione e nella gestione del proprio team. Le principali caratteristiche di OpenGoo sono il document management, il contact management, e-mail, project management e time management. I documenti di testo e le presentazioni possono essere create facilmente e comodamente online. I files possono essere gestiti tramite upload, organizzati e condivisi indipendentemente dal tipo di formato.

Scarica OpenGoo -> http://www.opengoo.org/

10 – ClockingIT

ClockingIT è una soluzione per il project management gratuita che aiuta il proprio team a mantenersi concentrato sulle attività di progetto.

Scarica ClockingIT – > http://wiki.clockingit.com/

Per la maggioranza dei dipartimenti servizi, la richiesta di nuovi progetti sarà spesso fuori dalla portata della capacita dei dipartimenti stessi di gestirli. Può essere dovuto a vincoli finanziari o a mancanza di ruoli da assegnarvi, in ogni caso a volte è necessario dire "no". In una project selection di portfolio, Quelli che vanno spinti sono i progetti che portano il ROI più elevato con disponibilità scarsa di risorse.

D’altro canto, quelli che prosciugano risorse e budget dovrebbero essere scartati, o per lo meno, messi in attesa. Come fare quindi, a decidere quali progetti devono rimanere e quali invece devono essere scartati?

Dare una priorità o un ranking ai progetti

Il ranking dei progetti viene deciso generalmente dall’alta direzione azinedale, ma teniamo sempre conto che le priorità possono sempre cambiare, sia nel breve che nel lungo termine. L’importante è dare un focus a noi stessi. Con l’obiettivo di sfoltire una scoraggiante lista di progetti e dare una prospettiva.

Valuta i tuoi clienti

Quanto è importante quel nuovo software per le risorse umane? Se avete già un morale alto e poco turnover tra i dipendenti, forse può aspettare. Ma se siete in una campagna di assunzione massiccia e il flusso quotidiano di CV si rivela difficile da gestire, forse potrebbe diventare una priorità. Ma Dovrete fare ancora i conti con le finanze…e il reparto Sales ha usato lo stesso sistema per cinque anni..

Market Trends

Forse nuovo regolamento ha portato la necessità di nuovi processi, e quindi nuovi progetti. Ad esempio, quando la Financial Services Authority (FSA) ha iniziato a regolamentare il settore assicurativo precedentemente auto-regolato nel 2005, molti broker e gli assicuratori hanno dovuto applicare metodi di comunicazione nuovi per conformarsi alla normativa. Il non rispetto delle norme FSA avrebbe causato multe molto alte.

Passando da questi steps, troverete che i vostri progetti inizieranno a raggrupparsi in maniera naturale, sia perchè avranno la stessa priorità , sia lo stesso cliente o magari perchè risultato degli stessi trend di mercato.

La gestione di questi gruppi o qualsiasi altro gruppo di progetti multipli, è chiamata " Project Portfolio Management ". Comprensibilmente non è cosa semplice. Ma avere il giusto project management software può sicuramente aiutare.
Il vostro software dovrebbe riuscire a farvi vedere come ogni progetto, può impattare sulle vostre risorse disponibili. Gestire un grande numero di persone che lavorano su tanti progetti è un’attività di bilanciamento molto complicata, per tanto sarà essenziale essere in grado di tracciare il progresso dello staff e dei contraenti.
Ma quando sorgono dei colli di bottiglia e il riorganizzamento delle risorse diventa inevitabile, una funzione "cosa succede se" integrata nel vostro software vi aiuterà a valutare le possibili opzioni e ribilanciare effettivamente la vostra forza lavoro.

I timesheet (schede delle ore lavorate) digitali invece, vi aiuteranno a monitorare l’attuale tempo speso su un progetto. Di conseguenza aiuteranno molto nella predizione del tempo rimanente necessario per il completamento del progetto. Dove il progresso è visibilmente lento, possono essere affiancate risorse addizionali ed effettuare poi una nuova stima dei costi di progetto.

L’integrazione all’interno del software di timesheet e budget strutturali, potrà consistentemente aiutare la misura dell aperformance ed aiutarti ad identificare e sistemare progetti che richiedono delle azioni correttive.

Gestire un singolo progetto può essere difficile, quindi una gestione multi progetto non sarà mai semplice. Ma un software gestione progetti adeguato potra offrirvi un grande aiuto, rendendo così la gestione dei portfolio progetti molto più semplice…e forse vi darà la possibilità di non dire spesso "no" come prima.

  [....continua da parte 1/2]

Metodologia Agile, le principali caratteristiche

Anche se l’esperienza di ognuno può variare a seconda di quale tipo di Agile viene usato, la maggior parte dei team che utilizzano agile metterà in essere pratiche simili. Spesso quello che cambia tra i team agile non sono tanto le pratiche quando le filosofie ed i principi sottostanti. Ecco cosa potrebbe succedere quando si lavora su di un progetto agile.

• Lavoro in un team che si basa sul fatto di andare dritto al punto. E’ richiesto di rilasciare software ogni settimana o almeno ogni 2 settimane. Per questo raramente viene richiesto di perdere tempo lavorando su design dettagliati o documenti di specifica dei requisiti.
• L’avvio di un progetto agile è solitamente ristretto. Non passeranno settimane o mesi per il raccoglimento ed il raffinamento dei requisiti per poi lavorare dettagliatamente sul design. Invece si avrà una visione di alto livello sul progetto. Il team proporrà stime utilizzate come base per creare una timeline di progetto da raffinare in seguito. Inoltre contribuirà a decisioni sull’architettura e su cose che sarà costoso cambiare in seguito. Non esiste un design dettagliato.
• Una volta che il progetto è iniziato tutto il lavoro si baserà su iterazioni di lunghezza fissa, tipicamente di una o 2 settimane.
• Ogni iterazione inizierà con un meeting di pianificazione che durerà poche ore. Il cliente che conoscerà le caratteristiche più importanti del progetto guiderà il meeting. Durante tale sessione il programmatore potrà disegnare dei diagrammi UML per descrivere i test case e capire meglio quali sono le necessità del cliente. Il meeting si concluderà quando il team stabilirà un insieme di caratteristiche da poter rilasciare iterativamente.

Un aspetto molto importante dei metodi agile è che tutti enfatizzano il rilascio di software funzionante al completamento di ogni iterazione. Un’iterazione non è semplicemente una settimana o 2 di scrittura di software passato poi al team di QA per il test, ma è un periodo di aggiornamento del software prodotto. Questo significa che il software deve essere integrato e testato prima del completamento dell’iterazione.

Giorno dopo giorno il team di sviluppatori si riunirà per collaborare sulla creazione del software, almeno un minimo di pochi minuti per discutere chi sta facendo che cosa e per scoprire dei nuovi problemi in caso che essi vengano fuori. Lavorare in un’open space facilita la collaborazione tra sviluppatori.

Da un punto di vista tecnico, la maggior parte dei metodi agile dice poco di quello che un programmatore dovrà fare giorno dopo giorno. Questa mancanza di attenzione agli aspetti tecnici può introdurre un rischio significativo: come possiamo continuare a rilasciare software di settimana in settimana senza degradare rapidamente il sorgente? Come si mantiene basso il costo di introdurre nuove funzionalità considerato il fatto che si passa poco tempo a fare design up-front?
XP risolve questi problemi con una serie di tecniche pratiche che sostanzialmente si sostengono l’un l’altra per minimizzare il rischio. Ad esempio lo sviluppo test drive e i refactoring sono le pratiche che mirano all’attenzione continuativa al design ed alla qualità di sistema. Se viene fatto uno sviluppo test driven, viene effettivamente cambiato il modo di programmare. Si iterano continuamente una serie di cicli semplici e corti dove si creano test per il codice prodotto e successivamente avviene il refactoring con il sorgente per assicurare la pulizia del codice.

Attraverso ogni iterazione non viene solamente completata un’attività tecnica individuale, ma viene rilasciata una funzionalità completa. Questo significa che ci deve essere un modo efficace per  determinare se la funzionalità è stata effettuata o meno. Ad esempio possono essere utilizzati dei test automatici.
Una parte dello sviluppo potrebbe includere l’automazione di questi test cosicché possano essere eseguiti su richiesta. Gli sviluppatori devono lavorare in stretta cooperazione con il QA o il team di test per aiutare il design e lo sviluppo di questi test. Non si rilascerà il software fino a ché questi test non verranno eseguiti con successo.

Alla fine di ogni iterazione potrebbe essere necessario dimostrare l’ultima caratteristica sviluppata alle parti interessate ed agli stakeholders. Si possono anche tenere dei meeting di retrospettiva, nei quali insieme al team si riflette su quanto raggiunto finora e sui fallimenti durante le iterazioni. La retrospettiva servirà per decidere quale prossima mossa sarà più efficace.
E’ possibile che il team non sia riuscito a completare tutte le features richieste durante un’iterazione. Anche se il codice è stato scritto, il lavoro potrebbe essere considerato incompleto a causa del fallimento del test. Il lavoro viene rimandato e riassegnato in una futura iterazione.

L’eccessivo impegno serve per imparare e come opportunità per correggere le cose. La mole di lavoro che il team è stato capace di completare è nota come velocità, il tasso di sviluppo del team. Per la prossima iterazione la velocità deve essere diminuita del valore del lavoro che il team non è stato in grado di completare. Se invece tutte le caratteristiche volute vengono completate prima, si può aumentare la velocità prendendo lavoro aggiuntivo.
Le iterazioni sono raggruppate in releases, punti nei quali si decide di rilasciare l’ultima versione del software in un ambiente di produzione. Come le iterazioni anche le release iniziano con sessioni di pianificazione. In un ambiente ideale i team riescono a rilasciare software in produzione a ciascuna iterazione.

La metodologia di sviluppo software Agile è funzionale per molte situazioni ma non è appropriata per ogni team di ogni azienda e non dà garanzia di successo. Richiede un atteggiamento adeguato ed un occhio attento alle carenze di processo, oltre alla volontà di correggere il processo stesso ad ogni iterazione.
 

Nel 2001 un gruppo di esperti di metodi per la gestione di progetti software si riunì per aderire ad un comune insieme di principi guida per lo sviluppo software, definendo così il "manifesto per lo sviluppo Agile di Software" che potete trovare a questo link http://agilemanifesto.org/iso/it/

Dal punto di vista della sola definizione, agile è un framework concettuale incentrato sul rilascio iterativo ed incrementale di software funzionante, guidato dal cliente.  La parte iterativa suggerisce il fatto che stiamo ripetendo, o iterando, un ciclo di vita completo di sviluppo su un breve periodo di tempo predefinito. Con ognuna di queste iterazioni vengono rilasciati dei sottoinsiemi funzionanti ovvero incrementi di funzionalità.
 

Metodi Agile

Esistono diversi metodi di tipo Agile, tra i più conosciuti ci sono l’extreme programming (XP), il lean software development, Crystal, DSDM (Dynamic Systems Development Method), Scrum e FDD (Feature-driven development). Ecco una lista delle principali differenze tra ogni metodo:
 

• Lean: si avvicina più al cliente, ha dei cicli più corti, elimina gli sprechi, decide il più tardi possibile, dà più potere al team.

• DSDM: dà al team il potere decisionale, pone enfasi sul rilascio frequente del prodotto, integra il testing lungo tutto il processo, promuove la collaborazione e la cooperazione tra gli stakeholders.

• FDD: centra lo sviluppo sulle funzionalità, crea modelli per ogni area di un diverso dominio.

• Crystal: mette in risalto le persone, sfrutta tecniche di altri metodi, migliora le comunicazioni, adatta il processo stesso accorciandolo o allargandolo.

• Scrum: gestisce una lista dei requisiti secondo le priorità degli stessi creando un backlog di prodotto, collabor tramite degli standup meeting giornalieri, mostra il prodotto tramite completazioni iterative, usa la retrospettiva per correggere il processo.

• XP: pone enfasi sul valore della comunicazione, la semplicità, il feedback ed il coraggio; utilizza tecniche specifiche e pratiche collaborative.

Anche il Rational Unified Process (RUP) è un framework di processo che si basa sullo sviluppo iterativo ed incrementale. Il RUP può essere configurato per supportare un processo agile, un’implementazione è, ad esempio, l’Agile Unified Process (AUP). Ad ogni modo la community agile spesso evita il RUP in quanto visto come non necessario e pesante.

C’è da notare che tutti questi processi danno riasalto all’aspetto umano come parte dello sviluppo software. E’ importante capire le motivazioni che stanno dietro alla metodologia agile. Agile infatti è nato a causa della frustrazione dovuta al voler applicare dei delle ridondanze non necessarie.

L’extreme programming, pianificato in larga parte da Kent Beck e Ward Cunningham, è probabilmente il processo agile più conosciuto. Questo processo è uscito dall’interesse dei programmatori nel massimizzare il tempo che possono dedicare alla scrittura del codice, rispetto al tempo in cui è necessario fare altre cose potenzialmente rilevanti per rilasciarlo. Ad esempio il tempo in cui si tengono delle riunioni o si redaggono documenti. Questo non vuol dire che XP ignori i non programmatori, anzi.

XP ha iniziato a guadagnare popolarità alla fine degli anni 90, circa 10 anni dopo la sua creazione, Kent Beck ha pubblicato il secondo libro su XP che ha dimostrato un considerevole raffinamento dei principi guida dietro il processo. Passati gli anni, il focus sui programmatori si è spostato più verso il capire come mischiare queste pratiche e farle funzionare in un numero maggiore di organizzazioni. Oggi XP è un processo ragionevolmente maturo, ben capito dai molti team che sono riusciti a sostenerlo per un lungo periodo di tempo.

XP ha resistito fino ad oggi anche se non se ne sente più parlare molto adesso. Molti team infatti lo hanno abbandonato in quanto non sono riusciti a farlo funzionare. Altri lo hanno invece utilizzato e hanno iniziato ad applicarlo nel miglior modo possibile, imparando come rilasciare software su base settimanale.

Ad un certo punto XP probabilmente inizierà ad affievolirsi, in quanto altri approcci migliori stanno prendendo piega, ma resterà l’importante contributo che ha dato in quanto a specifica di tecniche pratiche come lo sviluppo test-driven, il refactoring e l’integrazione continua.

[...continua...parte 2/2]

Oltre a questi cambiamenti estetici, quest’ultima release includono una serie di miglioramenti alle funzionalità del financial management in relazione al project and portfolio management.

La nuova interfaccia grafica

I miglioramenti nel design si notano da subito, infatti la nuova interfaccia di @task include:

- Un restyle completo di tutte le interfacce utente e dell’iconografica per migliorare il riconoscimento e l’intuitività.
- I cambiamenti nei caratteri e nella formattazione hanno migliorato la leggibilità dell’intera applicazione.
- Sono stati migliorati anche gli aspetti legati alla facilità di navigazione delle interfacce attraverso i menu.

I miglioramenti sono stati effettuati tenendo conto della precedente interfaccia e della precedente usabilità, risultando quindi di minimo impatto per l’utente, che non ha dunque bisogno di essere nuovamente addestrato all’utilizzo del tool.

Il feedback dei clienti, secondo AtTask, ha evidenziato come questi cambiamenti abbiano reso il prodotto un ambiente meno "intimidatorio" ed i clienti di vecchia data hanno riconosciuto nelle modifiche molti dei suggerimenti che essi stessi avevano proposto.

Il nuovo sistema di reporting finanziario

Grazie a questa release @task adesso può permettere la creazione di report sui costi molto più avanzati, come la variazione tra i costi pianificati e quelli effettivi, i guadagni, le ore lavorate, i costi fissi, le spese, etc…
I costi possono essere suddivisi per periodo, ad esempio mensilmente o settimanalmente e quindi permettere agli utenti di creare report come:

- Il costo mensile di gestione del progetto.
- Previsioni finanziarie annuali suddivise per mensilità.
- Report su variazioni tra budget e consuntivo.
- Breakdown dettagliato dei costi di progetto.

Oltre a questi miglioramenti riguardanti le somme e le divisioni per timeframe temporali dei dati finanziari, @task da ora permette agli utenti anche di definire intervalli più specifici. Ad esempio è possibile impostare dei report dei costi relativi ad un portfolio di progetti, che vengono creati automaticamente trimestralmente, dando quindi la possibilità di tener sotto controllo i prezzi per ogni specifico quarto mantenendo anche la visione globale di tutta la durata del progetto.

Infine sono state apportate una serie di migliorie a contorno di questi specifici miglioramenti nel finanziario, come un’estensione delle funzionalità di fatturazione e dei custom data per consentire di importare più facilmente i dati provenienti da software finanziari esterni ad @task.

HP PPM (il software di Project Portfolio Management di casa HP) offre potenti funzionalità per analizzare strategicamente e tatticamente la pianificazione futura dei progetti. In tal modo, HP PPM pone maggiormente l’accento sugli aspetti del Controllo Progetti (Project Controlling) per la gestione del portafoglio di progetti di una particolare business unit.

Le funzioni relative ai fornitori, risorse, tempo e soprattutto la gestione finanziaria sono limitate. Se necessario, queste possono essere coperte con l’integrazione di soluzioni terze a disposizione in azienda.

Per mezzo della piattaforma di integrazione, il prodotto HP PPM è facilmente integrabile nel portafoglio software HP BTO. Le interfacce permettono di distribuire HP Quality Center e HP uCMDB, ad esempio, direttamente dal flussi di lavoro.

HP PPM v7.5 offre interfacce standard per:

• Microsoft Project
  
• HP Service Manager (SM HP), HP Universal CMDB (HP uCMDB), e HP Quality Center (HP QC)
  
• SAP CTS (SAP cambiamento e la gestione dei trasporti)
  
  

Caratteristiche e requisiti che favoriscono l’uso di HP PPM

• Portfolio Management Field con la focalizzazione su un dipartimento organizzativo (IT)
• L’uso delle risorse "leading" umane, finanziarie, e sistemi di controllo periferico
  
• Non è previsto il portfolio enterprise di gestione aziendale (EPM) delle attività
  
• Non è prevista la fatturazione per i progetti derivanti dal sistema di PPM, ma derivanti dalla applicazione "leading" finanziaria.
  
• Integrabilità verso prodotti HP BTO esistenti
  
• Possibilità di uso di HP PPM come il sistema di deployment di applicazioni, come ad esempio, applicazioni Oracle, SAP, Peoplesoft, o da interfaccia per esse.

HP PPM offre dashboards con la funzionalità di entrare o meno in profondità di viste e dati, basati su tecnologie portlet e largamente modificabili e customizzabili.

In aggiunta alla gestione dei budget e delle risorse, è anche disponibile la funzionalità dell’allineamento strategico per gli obiettivi di business ad alto livello.

HP ppmC offre anche funzioni per analizzare strategicamente e tatticamente pianificare progetti futuri. In tal modo, HP PPM pone maggiormente l’accento sul progetto controllano aspetti per la gestione del portafoglio di progetti di una business unit individuali.

Le funzioni relative al fornitore, risorse, tempo e soprattutto la gestione finanziaria sono limitate. Se necessario, queste possono essere coperti con l’integrazione di soluzioni di terze parti a disposizione in azienda.

Per mezzo di una piattaforma di integrazione, il prodotto HP PPM è facilmente integrabile nel portafoglio software HP BTO. Le interfacce permettono di distribuire HP Quality Center e HP uCMDB per esempio direttamente dal flussi di lavoro.
 

Al giorno d’oggi, le organizzazioni hanno la necessità di reagire rapidamente ai cambiamenti del mercato, il che rende cruciale l’intervento tempestivo di convalida dei dirigenti in ogni iniziativa strategia aziendale critica. Un software di Project Management come AtTask risulta quindi indispensabile per garantire i giusti tempi di risposta al business. E’ questo il motivo per cui oltre 100 organizzazioni in tutto il mondo hanno scelto AtTask come soluzione di gestione del lavoro nell’ultimo trimestre del 2009."

Consentendo alle aziende di affrontare il processo di project management con approcci top-down, bottom-up, e intra-funzionale AtTask consente ai clienti di ottenere una visibilità completa ed un’ottima efficacia ed efficienza operativa. L’impegno della società a soddisfare i bisogni ddi propri di clienti è ulteriormente dimostrato dal costante aumento del rinnovo delle licenze nel Q4 2009, da  clienti quali Boston Scientific, Labs Buckman, e GE Healthcare.

"Il nostro obiettivo primario è quello di determinare quali progetti siano in linea con gli obiettivi di business aziendali e quali di essi forniscono il massimo valore di business", ha detto Paul McGriff, Manager del governo e di amministrazione per Labs Buckman. "AtTask è una parte preziosa del nostro processo di pianificazione strategica che allinea ogni progetto agli obiettivi di business, ed è per questo stiamo estendendo la nostra relazione con AtTask da uno a tre anni. AtTask continua a portare un significativo beneficio nei costi e le varie opzioni di licenza possibili sono un valore enorme. "

Che cosa sono i Fondi Europei Strutturali? I fondi europei strutturali sono strumenti finanziari gestiti dalla Commissione Europea per realizzare la coesione economica e sociale di tutte le Regioni dell’Unione e ridurre il divario esistente tra quelle più avanzate e quelle in ritardo di sviluppo.

Di seguito il Dott. Salvatore Calabretta, European Senior Project Manager di EUPM (EuroProgettisti Associati), ci racconterà l’esperienza della sua azienda ,  l’EUPM   nel campo dei Fondi Europei Strutturali e come siano arrivati a razionalizare le loro procedure fino a realizzare la versione alpha del Software "PM".

<< Buongiorno Dott. Calabretta. Ci parli della vostra esperienza nel campo del Project Management >>

<< Buongiorno, La nostra esperienza di Project Management è iniziata all’interno dell’Amministrazione Comunale di Crotone – Settore Unità di Progetto ”Programmi Complessi ed Iniziative Comunitarie”, nel corso di un’attività consulenziale in qualità di Europrogettisti per il Programma di Iniziativa Comunitaria Urban II.
L’URBAN II CROTONE  è un programma complesso, operante in diversi settori interdisciplinari e connotato da elementi di difficoltà oggettiva quali:

• il carattere innovativo delle iniziative e degli interventi previsti;
• il perseguimento di obiettivi articolati e complessi, unitamente a     tempi programmati per il loro concreto avvio;
• gli  aspetti  normativi  e regolamentari dell’ Unione  Europea generali  e  quelli  derivanti  dall’attivazione  di     un ampio partenariato locale;
• la  complementarità  e  la  sinergia:
  • Interna, tra i vari Progetti;
  • Esterna, rispetto ad altri programmi strategici attivati sul territorio ( es. compatibilità degli interventi programmati con gli strumenti urbanistici vigenti).

Tale complessità ha richiesto valutazioni specifiche.
Per comprenderle appieno, basti pensare che il PIC Urban II Crotone, si compone di 4 Assi d’Intervento – 24 misure suddivise in 46 azioni/progetti con una dotazione finanziaria complessiva pari a oltre 25 Milioni di Euro.

<<Un progetto indubbiamente molto complesso! E’ nata da quì l’esigenza di sviluppare un  software che vi agevolesse in questo processo?>>

<<Esatto. Proprio da quì è nata la necessità di elaborare un Sistema organizzativo di Project Management (PM) che ci consentisse una supervisione continua di tutto il programma, sia dal punto di vista finanziario, fisico e procedurale.
Si è dunque realizzata una soluzione di  Project Management che, attraverso la raccolta sistematica e cronologica dei dati disaggregati a livello di azione/progetto, permettesse all’Autorità di Gestione (Comune di Crotone) la condivisione di tecniche, metodologie e terminologie di Management e di controllo “strategico” interno, oltre che avere costantemente i report sullo stato dell’arte di tutti i progetti. La realizzazione di tale strumento e la sua implementazione nel corso del ciclo di vita del programma (dal I° trimestre del 2002 sino al 30.06.2009), si è rivelato indispensabile per assicurare la sorveglianza, la comunicazione e la stessa attuazione dei Progetti.
È opinione ormai consolidata che la condivisione delle informazioni e i sistemi informativi producano vantaggi nel rafforzare l’efficacia e l’efficienza dei Progetti, tuttavia ancora poco è diffusa la consapevolezza che, per funzionare, questi sistemi necessitano di energie e risorse ad essi propriamente dedicate.
In particolare, i sistemi informativi richiedono alcune condizioni: gli attori coinvolti nel processo devono essere disponibili a condividere le informazioni e ad investire tempo e denaro per la loro realizzazione; i decisor-making devono essere disponibili ad utilizzare nel processo decisionale le indicazioni che provengono dai sistemi informativi. >>

<<Ci parli in dettaglio delle caratteristiche di PM.>>

<< Il sistema informativo prodotto, è in grado di supportare i policy maker, i Responsabili di progetto ed il gruppo di lavoro nella verifica:

• della documentazione amministrativa prodotta (es. Deliberazioni di Consiglio, Deliberazioni di Giunta, Determinazioni dirigenziali, Bandi e disciplinare di gara, Selezioni e/o Affidamenti, Avvisi pubblici, Contratti e/o Convenzioni);
• dell’ avanzamento finanziario (Somme impegnate, Somme erogate, Disponibilità di risorse, Spesa certificata);
• dei documenti giustificativi di spesa (Provvedimenti di liquidazione, mandati di pagamento, quietanze, fatture e/o note di pagamento, versamenti degli oneri previdenziali e contributivi);
• dell’ eventuale individuazione delle somme da recuperare (es. somme provenienti da ribassi di gara, residui accertati d’impegno);
• dell’ avanzamento fisico (indicatori di realizzazione, indicatori di impatto, indicatori di risultato) con una particolare attenzione, alle priorità trasversali;
• del controllo dei lavori eseguiti e rimanenti;
• dei possibili fattori critici e relativi rimedi che il Soggetto Beneficiario deve adottare per la loro risoluzione (Azioni correttive) e, perché no, anche gradite situazioni particolarmente performanti per il raggiungimento degli obiettivi (Fattori di successo).

PM oltre ad essere uno strumento di “SORVEGLIANZA” e di analisi dell’efficienza e dell’efficacia del Programma, diventa importante per verificare i progressi di un progetto oltre che nell’attivazione di forme di conoscenza-in-uso e di riflessione nel corso dell’azione.
PM é uno strumento interattivo e dinamico con  le seguenti caratteristiche:

•      trasforma informazioni finanziarie e procedurali  in chiavi di lettura analitica;
•      offre ai soggetti coinvolti a vario titolo nell’attuazione del progetto una supervisione continua delle attività progettuali;
•      verifica se le attività procedono nel rispetto del cronogramma di attuazione (es. eventuali scostamenti tra i tempi e i costi pianificati e quelli effettivamente sostenuti);
•      notifica tempestivamente i possibili ritardi che potrebbero compromettere il buon andamento del progetto (es. eventuali scostamenti tra ciò che è stato fisicamente realizzato ed i requisiti iniziali);
•      informa i responsabili coinvolti nella gestione del programma sullo stato dell’arte dei progetti scongiurando il rischio di perdita di risorse finanziarie, con il conseguente disimpegno delle somme non spese;
•      ottimizza le modalità per le rendicontazioni e/o certificazioni di spesa da parte delle Autorità di Gestione.
•      permette l’estrapolazione dei dati di monitoraggio finanziario, fisico e procedurale degli interventi per singolo trimestre, per annualità, o per totale di progetto;
•      supporta l’attività di valutazione delle performance dei singoli progetti;
•      supporta l’attività di comunicazione (flusso informativo costante tra tutti gli attori coinvolti);
•      supporta le attività gestionali (es. offre ai fruitori la possibilità di interagire con la base dati per ottenere esattamente le informazioni desiderate)

E’ importante sottolineare che attraverso PM l’attività di rendicontazione non si riduce ad una mera collazione a valle dei documenti di spesa relativi ad un’attività, ma si traduce in un processo continuo di monitoraggio e di controllo della spesa e di apprendimento dell’esperienza.

PM favorisce l’attività di prevenzione degli errori e delle irregolarità e la tempestiva individuazione e correzione degli stessi, qualora essi si verifichino.
Il sistema informativo permette durante i Comitati di Sorveglianza di migliorare le funzioni di supporto degli interventi e delle attività di valutazione dei programmi, fornendo all’ Autorità di Gestione uno strumento efficace per la gestione del programma, supportando le attività di controllo di I° e di II° livello.
PM è uno strumento di facile lettura: permette anche ai non addetti ai lavori di avere delle informazioni non solo finanziarie ma procedurali e di controllo (Diagramma di Gantt, Check list, Piste di controllo), con la possibilità in qualsiasi momento di estrapolarle e richiamarle anche in formato elettronico e successivamente stamparle risparmiando tempo e noiose archiviazioni cartacee.
Il grande vantaggio di PM è quello di fornire la visione complessiva, ma allo stesso tempo dettagliata e puntuale di un progetto e di facilitare di conseguenza la comunicazione e la condivisione da parte di tutti gli stakeholder.
I potenziali utilizzatori di PM in una Amministrazione Pubblica coinvolta nell’attuazione di un progetto e/o programma comunitario sono i seguenti:

•      RESPONSABILE UNICO DEL PROGETTO E/O PROGRAMMA (R.U.P.) – PROJECT MANAGER
•      RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO
•      RESPONSABILE DEL MONITORAGGIO
•      RESPONSABILE DEL CONTROLLO
•      DIRIGENTI COINVOLTI NELL’ATTUAZIONE DEL PROGETTO E/O PROGRAMMA
•      FUNZIONARI DEI SETTORI E/O SERVIZI COINVOLTI NEL PROGETTO E/O PROGRAMMA

PM è uno strumento premiato:

• impiegato con successo nel Programma d’Iniziativa Comunitaria Urban II.
• ha ottenuto notevole apprezzamento da parte del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti(nota di encomio), tanto da suggerirlo come best practice nell’ambito dei sistemi di controllo in altri Programmi Nazionali e Comunitari.
• è stato implementato dal 2004 anche nel Piano di Sviluppo urbano all’interno dell’Asse V Città del P.O.R. (Programma Operativo Regionale) Calabria 2000-2006. >>
  

<< A che fase dello sviluppo siete attualmente? >>

<< Nelle scorse settimane è stata avanzata la procedura per il brevetto di PM che potrà contare quindi sulla unicità d’uso e sulla tutela di utilizzo.
Onde poter valutare al meglio le caratteristiche e le potenzialità di PM, comunichiamo di essere a disposizione di enti pubblici e/o di soggetti privati (società di consulenza, revisione, controllo e auditing, che operano nel campo dei fondi strutturali), che dovessero richiederlo, per una esemplificazione e una dimostrazione sull’uso dello strumento e sui vantaggi che si ottengono dall’applicazione dello stesso nell’ambito della gestione dei progetti finanziati con i Fondi Europei Strutturali. >>

<< Grazie Dr. Calabretta. Le faccio i nostri migliori auguri per la crescita del vostro software. >>

<<Grazie a lei ed un saluto ai lettori di projectmanagementsoftware.it >>

Per chi volesse maggiori informazioni, può mettersi direttamente in contatto con lo staff della EUPM dal sito www.eupm.it