Indipendentemente dal tipo di progetto o di team di progetto, arriverà il momento in cui i project manager dovranno costruire dei report sullo stato del progetto. A seconda che le notizie siano positive o meno, ci potrà essere un incontro per discuterne con gli stakeholder e gli sponsor. Detto questo, report intelligenti e frequenti sono una componente critica del processo di gestione del progetto ed aiutano il project manager a evitare piacevoli sorprese.
Ecco 5 consigli per far funzionare al meglio le revisioni dello stato dei nostri progetti (anche le notizie non saranno del tutto buone):
- Quando esegui il report è spesso importante quanto su cosa lo fai: E’ necessario farlo in tempo convenienti a tutti gli stakeholder. Sicuramente non sarà possibile accontentare tutti ma dovremmo trovare uno schedule conveniete a quanti più stakeholder possibile.
- Prima dell’eventuale meeting, assicurarsi che le informazioni che stiamo includendo nel report siano accurate e affidabili: non c’è niente di peggio che accorgersi durane la riunione che un dato chiave del report sia inesatto o troppo antico. Assicuratevi che i vostri dati siano tutti in ordine prima dell’inizio del meeting. Questo presuppone un doppio controllo qualche minuto prima dell’orario di presentazione. Sappiamo bene infatti quanto velocemente può cambiare lo staus di un progetto
- Assicuriamoci che le informazioni che state presentando sia rilevanti per il vostro pubblico: E’ importante conoscere a chi stiamo mostrando i report ed assicurarsi che quello che stiamo proponendo sia per loro rilevante. Ad alcuni stakeholder piace addentrarsi nei dettagli mentre ad altri non piace affatti. Dovremmo quindi avere la giusta presentazione per il giusto pubblico
- Presentate le informazioni nella giusta modalità: Alcuni stakeholder apprezzano fogli Excel e numeri, mente altri si sentono più a loro agio con il Power Point. Se sbagliamo mezzo di presentazione potremmo perdere all’istante l’attenzione di buona parte degli stakeholder
- Non lo so" non è una bella risposta in un meeting di revisione: Non è la fine del mondo non essere a conoscienza di tutti i dettagli di ciò che stiamo presentando, ma assicuriamoci di avere accanto lì accanto qualcuno che possa darci una mano nella presentazione nel momento del bisogno.
Prendendo in considerazione questi cinque punti chiave, non solo sarà più efficace la nostra prossima project status meeting, ma sarà anche meno stressante e sarà forse spunto per riflessioni future.
Qualcos’altro da aggiungere alla lista?
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La valutazione del progetto Il project manager ha il compito di valutare il progetto nel suo corso e di stimare l’effettivo raggiungimento degli step pianificati e gli eventuali scostamenti. Gli strumenti informatizzati permettono la valutazione dei progetti in modo grafico, visuale, sfruttando strumenti evoluti di reportistica.
Nel presente articolo parleremo delle tecniche di valutazione e stima operative che il project manager o il responsabile di più basso livello può adottare. Spesso la deviazione dagli obiettivi prefissati può essere ridotta intervenendo precocemente sul progetto, questo può essere fatto monitorandolo con una certa costanza durante la vita dello stesso. Alcune delle tecniche più usuali di analisi dei progetti (durante la vita dello stesso): – osservazione diretta: il project manager dovrebbe costantemente tenere contatti con gli operativi implicati nel progetto. istituire delle riunioni periodiche dove a voce e con supporti cartacei possa tenere sotto controllo il flusso di svolgimento del progetto.
Questa tecnica, molto efficace, ha comunque due limitazioni dovute alla possibile distribuzione geografica degli operativi non sempre facilmente raggiungibili. Inoltre questa metodologia ha il rischio di far cadere il project manager in una visione nno d’insieme, ma parziale, va affiancata a reportistica generale. – Interpretazione dei rendiconti orali e scritti: spesso, se non strutturati possono essere fonte di male interpretazioni. Per questo è sempre consigliabile per i rendiconti scritti dare una strutturazione adeguata ai report in modo da guidarne la compilazione. Altro problema potenziale ai rendiconti è che spesso sono fonte di informazioni tecniche evidenziando meno problematiche di più ampio respiro, comunque utili per il decision making del project manager; – Rappresentazione grafico-schematica: gli strumenti di reporting grafico sono immediati e spesso hanno la grande dote di dare un quadro complessivo della situazione.
Tutti i moderni strumenti di software consentono un’ottima reportistica grafica. Alcuni degli strumenti più utili sono i diagrammi di gantt, diagrammi di raggiungimento milestone e di performance rispetto al budget. – riunioni periodiche: è necessario organizzare riunioni periodiche per i grandi progetti, in esse è bene coinvolgere il project manager che è normalmente anche il responsabile della riunione, il project engineer, i capi funzione coinvolti, l’amministratore del contratto, il contabile del progetto e i principali specialisti di team.ù La valutazione del progetto e del suo avanzamento deve essere fatta in termini economico-contrattuali sopra ogni altro aspetto. Non scordiamoci che per i progetti interni esiste una maggiore autonomia, mentre per i progetti commissionati è bene seguire il budget e le milestone per i rilasci al cliente dei semi-lavorati o prototipi sopra ogni altro aspetto. Altro elemento essenziale è la qualità del prodotto-servizio, è bene non cadere nell’errore di stimare il progetto e il suo stato esclusivamente da fattori economico-temporali, tralasciando l’analisi del livello qualitativo dello stesso, elemento essenziale e misurabile al livello degli altri. Per questo devono essere istituite (sempre che sia un progetto con dei requisiti qualitativi) degli step di audit sulla qualità dei semilavorati e sulla qualità dello stesso processo complessivo. Le risorse interne si occuperanno di quest’analisi. Per questo si veda la norma ISO 9001:2000
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