Per la maggioranza dei dipartimenti servizi, la richiesta di nuovi progetti sarà spesso fuori dalla portata della capacita dei dipartimenti stessi di gestirli. Può essere dovuto a vincoli finanziari o a mancanza di ruoli da assegnarvi, in ogni caso a volte è necessario dire "no". In una project selection di portfolio, Quelli che vanno spinti sono i progetti che portano il ROI più elevato con disponibilità scarsa di risorse.

D’altro canto, quelli che prosciugano risorse e budget dovrebbero essere scartati, o per lo meno, messi in attesa. Come fare quindi, a decidere quali progetti devono rimanere e quali invece devono essere scartati?

Dare una priorità o un ranking ai progetti

Il ranking dei progetti viene deciso generalmente dall’alta direzione azinedale, ma teniamo sempre conto che le priorità possono sempre cambiare, sia nel breve che nel lungo termine. L’importante è dare un focus a noi stessi. Con l’obiettivo di sfoltire una scoraggiante lista di progetti e dare una prospettiva.

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Quanto è importante quel nuovo software per le risorse umane? Se avete già un morale alto e poco turnover tra i dipendenti, forse può aspettare. Ma se siete in una campagna di assunzione massiccia e il flusso quotidiano di CV si rivela difficile da gestire, forse potrebbe diventare una priorità. Ma Dovrete fare ancora i conti con le finanze…e il reparto Sales ha usato lo stesso sistema per cinque anni..

Market Trends

Forse nuovo regolamento ha portato la necessità di nuovi processi, e quindi nuovi progetti. Ad esempio, quando la Financial Services Authority (FSA) ha iniziato a regolamentare il settore assicurativo precedentemente auto-regolato nel 2005, molti broker e gli assicuratori hanno dovuto applicare metodi di comunicazione nuovi per conformarsi alla normativa. Il non rispetto delle norme FSA avrebbe causato multe molto alte.

Passando da questi steps, troverete che i vostri progetti inizieranno a raggrupparsi in maniera naturale, sia perchè avranno la stessa priorità , sia lo stesso cliente o magari perchè risultato degli stessi trend di mercato.

La gestione di questi gruppi o qualsiasi altro gruppo di progetti multipli, è chiamata " Project Portfolio Management ". Comprensibilmente non è cosa semplice. Ma avere il giusto project management software può sicuramente aiutare.
Il vostro software dovrebbe riuscire a farvi vedere come ogni progetto, può impattare sulle vostre risorse disponibili. Gestire un grande numero di persone che lavorano su tanti progetti è un’attività di bilanciamento molto complicata, per tanto sarà essenziale essere in grado di tracciare il progresso dello staff e dei contraenti.
Ma quando sorgono dei colli di bottiglia e il riorganizzamento delle risorse diventa inevitabile, una funzione "cosa succede se" integrata nel vostro software vi aiuterà a valutare le possibili opzioni e ribilanciare effettivamente la vostra forza lavoro.

I timesheet (schede delle ore lavorate) digitali invece, vi aiuteranno a monitorare l’attuale tempo speso su un progetto. Di conseguenza aiuteranno molto nella predizione del tempo rimanente necessario per il completamento del progetto. Dove il progresso è visibilmente lento, possono essere affiancate risorse addizionali ed effettuare poi una nuova stima dei costi di progetto.

L’integrazione all’interno del software di timesheet e budget strutturali, potrà consistentemente aiutare la misura dell aperformance ed aiutarti ad identificare e sistemare progetti che richiedono delle azioni correttive.

Gestire un singolo progetto può essere difficile, quindi una gestione multi progetto non sarà mai semplice. Ma un software gestione progetti adeguato potra offrirvi un grande aiuto, rendendo così la gestione dei portfolio progetti molto più semplice…e forse vi darà la possibilità di non dire spesso "no" come prima.

I benefici finanziari includono gli impatti sul budget e sulle finanze dell’organizzazione, ad esempio la riduzione dei costi o l’aumento dei guadagni.

I benefici non finanziari sono i cosiddetti benefici intangibili o non identificabili. Per questo, oltre ai ritorni finanziari, ci sono molte altre metriche per misurare i ritorni di un progetto ed i software di project management offrono soluzioni che vanno ad impattare anche su quest’altra tipologia di benefici.

Ecco alcuni benefici che si possono ottenere tramite l’adozione di un software per il project e portfolio management:

• Aumentare la produttività: l’ottimizzazione dei processi di business, i template dei progetti, la pianificazione, l’esecuzione e il controllo strutturato del project management permette al team di raggiungere risultati migliori in tempi più ristretti.
• Ridurre i costi operativi: l’automatizzazione di alcune operazioni consente di ridurre lo sforzo di implementazione e di controllo di ogni progetto, che permette di avere spazio per ridurre il costo totale del personale.
• Mettere sui progetti le giuste risorse nella giusta tempistica:  poter utilizzare un software per il resource management per bilanciare le richieste di progetto con la disponibilità di risorse, gestire i pool di risorse e le skills di ogni utente e ruolo.
• Ridurre le risorse impegnate su progetti a zero valore aggiunto: i tools di PPM permettono una pianificazione delle risorse sui progetti con stime realistiche, obiettivi, tempi e costi ben definiti che senza dubbio aumentano la possibilità di avere una visione chiara su ogni progetto e di migliorarne quindi i risultati .
•  Aumentare la visibilità per tutta l’organizzazione: la creazione di cruscotti permette agli executive ed ai project management leader di farsi velocemente un’idea di quello che sta accadendo sui progetti dell’organizzazione e del loro status, evitando così di sprecare diverse ore per seguire i progetti.
• Gestire facilmente, valutare ed eseguire su richiesta: catturare, classificare e dare le priorità ad ogni richiesta, identificare velocemente le risorse disponibili e condurre analisi previsionali "what if"  permette di determinare il mix appropriato di progetti nel portfolio e di eseguire solamente quelli che aggiungono maggior valore all’organizzazione.
• Consegnare nei tempi rispettando il budget: la possibilità di stabilire degli obiettivi finanziari sul progetto permette di panificare più velocemente, migliorando la creazione dello schedule riguardante i task principali e le milestone risparmiando tempo nella pianificazione e nel controllo e riducendo quindi lo sforzo amministrativo.

Come è possibile assicurarsi che i progetti raggiungano il giusto livello di consenso? Portare tutte le parti in causa ad aderire su qualcosa non garantisce la presenza di quelle componenti necessarie a guidare il progetto verso il successo. Molto spesso si raggiungono degli accordi che non permettono di far proseguire il progetto nel modo giusto. Gli accordi iniziali a volte non supportano a pieno gli obiettivi primari che deve raggiungere il progetto.
Vediamo di seguito cosa può accadere nonostante il raggiungimento del consenso e quali sono i modi per evitare il fallimento.

Capire quale tipo di consenso è stato raggiunto

Bisogna innanzitutto prestare attenzione agli accordi finali che richiedono un qualche fondamentale compromesso. Se gli accordi di progetto sono stati negoziati non confrontandosi da vicino con il proprio team, il team potrebbe sminuire l’importanza del progetto non riuscendo a capire quali necessità esso vada a colmare. Se definendo il progetto si perdono dei supporti o delle risorse fondamentali, oppure se si accettano condizioni che non permettono quei margini necessari per affrontare eventuali imprevisti ci sono buone probabilità che al progetto manchino degli elementi critici. Ricordare agli stakeholders che "questo è quello su cui ci siamo accordati" non risolverà i gravi errori di pianificazione o di esecuzione che sono il risultato di un consenso poco supportato.

In maniera particolare, quando i negoziati si sono protratti per diverso tempo, è importante fare costantemente il punto della situazione, valutare gli obiettivi di progetto rispetto agli accordi raggiunti fino a quel momento. Si deve valutare se il prezzo che la propria organizzazione dovrà pagare, in termini di costi finanziari, impatto sulle procedure e sul personale e su ogni altra area dell’organizzazione che può essere interessata, valgono sempre rispetto agli obiettivi raggiunti.
Se ad esempio gli stakeholders hanno perso passione nel progetto, se la tempistica è stata compromessa a causa di una troppo estesa fase di negoziato, se il PMO ed   il team di progetto non sono più adatti a coprire i ruoli necessari ad eseguire il progetto è necessario rivedere gli accordi, altrimenti il progetto andrà verso un probabile fallimento.

Quali azioni intraprendere?

Chiaramente la tipologia di approccio in questa situazione dipenderà molto dal tipo di organizzazione e di complessità che riguardano il progetto. Ad ogni modo le prime mosse da fare comprendono i seguenti passi:

    •    Rivedere lo scopo originale del progetto ed aprire nuovamente i negoziati
    •    Condurre una nuova analisi costi/benefici per dimostrare i cambiamenti nel ROI
    •    Aggiornare i dati di mercato affermare la necessità di risorse aggiuntive o di altro supporto
    •    Lavorare con gli utenti finali per sottolineare i potenziali effetti negativi che si avrebbero procedendo con l’attuale piano di progetto

Vantaggi e Benefici dei moderni standard di Project Management:

• I progetti vengono valutati e ed intrapresi solo se rispettano target prefissati di obiettivi funzionali, tempistiche e costi.
• La possibilità di operare sui progetti secondo il modello del PDCA (Plan-Do-Check-Action): I progetti si Pianificano, Programmano e Controllano in maniera tale che gli impegni vengano effettivamente rispettati
• Maggiore sicurezza e consapevolezza della buona uscita dei progetti e quindi maggiore possibilità di successo d’impresa

I progetti saranno avviati solamente quando sarà chiaro il loro apporto alle strategie di crescita di dell’organizzazione, quando i rischi saranno ben identificati e valutati e quando le risorse limitate disponibili siano state "spalmate" in maniera ottimizzata.

Molto importante Inoltre,è prendere in considerazione la priorità del progetto rispetto agli altri progetti, priorità che saranno in linea con le strategie aziendali del momento e che possono cambiare in maniera dinamica ed elastica. Con la pianificazione ed il controllo integrato dei processi, abbiamo il vantaggio di conoscere con certezza le conseguenze a cui si va incontro favorendo un processo invece che un altro.

Il nominare un Project Manager porta indiscussi vantaggi sul piano di :

• Coordinamento e integrazione dei singoli contributi
• Chiarezza delle Responsabilità: La responsabilità dei risultati complessivi del progetto è affidata ad un unca persona pur tenendo conto delle responsabilità specifiche dei singoli attori sia a livello direttivo che specifico funzionale.
• Le decisioni saranna prese a favore della miglior riuscita complessiva  del progetto e non a favore di uno qualsiasi dei sottosettori funzionali coinvolti.

Un buon lavoro in team coordinato è da mensionare sicuramente nei vantaggi:

• Convergenza di più discipline e knowhow da varie organizzazioni, per il conseguimento del comune obiettivo di progetto attraverso una stretta collaborazione degli attori
• rafforzamento dell’impegno sul progetto e degli obiettivi, attraverso elaborazioni di piani, scadenze e budget esecutivi concordati in comune e nel rispetto dei vincoli temporali.

I Costi del Project Management

L’entità dei costi del project management varia notevolmete in base a diversi fattori:  tipo, entità e numero di progetti, ma non solo. Importante è anche il grado di indipenza che l’organizzazione ha raggiunto nella disciplina del project management.

Come si misura un la redditività dell’investimento nell’attività di project management? Il ROI

Knutson, nel 1999, ha individuato un metodo di misura articolato in 4 livelli detti "measurament plateaus" (sic):

1. Comprensione e accettazione.  Qual è il grado di comprensione e di accettazione del project management, nell’organizzazione?
2. Applicazione. Con quale frequenza e con quale precisione vengono applicati i componenti tecnici e sociologici del project management?
3. influenza sul business. Quali risultati a livello di business sono stati ottenuti a seguito dell’applicazione
4. redditività dell’investimento (ROI). Qual è il ROI dell’investimento diretto nella disciplina di project management?

Kutson presenta tecniche per la valutazione e la misurazione dei risultati sui 4 livelli ed elenca 6 possibili criteri di valutazione della disciplina del project managent

Secondo Kutson, per misurare l’effettivo costo del project management occorre considerare non i singoli progetti, ma l’intero dominio del project management , composto dalle metodologie, i sistemi informativi, le strutture organizzative, ecc… Non è importante quindi l’insieme delle tecniche per l’identificazione dei risultati di un singolo progetto, quanto piuttosto il modo in cui tali tecniche si possono impiegare nell’insieme delle iniziative che formano il project management.