La gestione temporale dei progetti, ovvero il time management si riferisce a "Le capacità, gli strumenti e le tecniche utilizzate per gestire il tempo nell’esecuzione di task, progetti e nel raggiungimento degli obiettivi".

Per raggiungere l’efficacia come time manager, dovreste essere capaci di comprendere chiaramente le attività di progetto ed avere le necessarie capacità di pianificare, schedulare e controllare la timeline di progetto.
Oltre a queste capacità dovreste esser capaci di utilizzare  gli strumenti per il time management che vi possono servire ad analizzare, misurare e stimare le vostre tecniche di time management.

Tenendo conto di tutto questo, ecco quattro passi che vi possono aiutare con il time management:

1. Definire le attività: In questo passo è necessario definire i task, le milestone e tutte le altre attività necessarie a completare il progetto. Si può iniziare con una definizione di base di ogni task e riempire le caselle mancanti man mano che il progetto va definendosi. In questo caso un Gantt chart è il modo più semplice e veloce per definire l’intero progetto. Tramite il Gantt Chart si possono aggiungere i task e la stima delle rispettive tempistiche senza preoccuparsi, in questa fase, di definire le date di completamento.
2. Mettere in sequenza le attività: Una volta che le attività sono state definite, si può iniziare ad ordinarle. Ancora una volta senza preoccuparsi delle date, è importante in questa fase ordinare le attività in ordine logico. Da qui si può passare, se necessario, alla creazione di sotto task. Una volta che si hanno le attività organizzate in maniera logica si possono definire le dipendenze tra di esse. Utilizzare le dipendenze, anziché le date, consentirà di vedere la vera timeline di progetto. Ad esempio se si sta creando un sito web, si avrà certamente bisogno di fare il design prima di iniziare con lo sviluppo. L’attività di design è quindi un prerequisito dell’attività di sviluppo. Se l’attività di design viene completata più tardi di quanto ci si aspettava, anche l’inizio dell’attività di sviluppo verrà di conseguenza ritardato.
3. Stima delle risorse: Questo step è uno dei più difficili in quanto richiede una valutazione della domanda e dell’offerta per ogni risorsa o persona a seconda di come essa si interfacci con lo specifico progetto. Una delle domande basilari di questa fase è: ci sono abbastanza risorse per completare gli assegnamenti ad ogni attività secondo lo timeline che è stato appena fatto tramite Gantt, oppure si necessita di risorse aggiuntive? E’ quindi necessario assegnare persone specifiche oppure ruoli ad ogni task per poi rivedere le dipendenze tra attività una volta che è stata completata questa fase di allocazione. Se un programmatore è richiesto per 15 attività e 10 di queste si sovrappongono, potrebbe essere necessario assumere un altro programmatore, oppure accettare il fatto che la tempistica del progetto venga ritardata a causa di queste dipendenze sulle risorse.
4. Sviluppare e controllare lo Schedule: Se si è usato il Gantt Chart per creare la timeline di progetto, dovrebbe essere abbastanza facile sviluppare uno schedule di progetto. E’ innanzitutto necessario revisionare il Gantt chart con tutto il team ed assicurarsi che ognuno abbia compreso il proprio ruolo del progetto e sia capace, e confidente , di completare i propri task rispettando la timeline. Controllare lo schedule è ben più arduo che pianificarlo e richiede una gestione faccia a faccia con le risorse. Il project manager deve quindi monitorare con attenzione lo stato del progetto e verificare che le attività vengano completate in tempo e rispettando gli obiettivi.

 Durante la Microsoft Project Conference 2009, è stato mostrato in anteprima una pre-release di microsoft project Project 2010, l'attesa ultima versione del project management software di casa Microsoft.

La prima beta sarà rilasciata nel corso del 2009 mentre per la versione definitiva dovremmo aspettare l'estate 2010. Il software sarà disponibile in tre differenti edizioni: Microsoft Project Standard 2010, Microsoft Project Professional 2010 e Microsoft Project Server 2010.

L'edizione 2010 sarà basata sull'edizione Microsoft Office Project 2007, integrando a soluzioni flessibili di work management e tutti gli strumenti di gestione delle risorse, collaborazione e analisi propri del project management.

Ovviamente lo strumento sarà in grado di integrare perfettamente altri software di casa Microsoft come microsoft share point server e microsoft exchange server, attesi al seguito nella loro edizione 2010.

NOVITA' INTRODOTTE DA MICROSOFT PROJECT  2010:
 

I punti su cui Microsoft pone l'accento sono:

Nuova gestione unificata di progetti e portfolio (PPM) ; Interfaccia grafica rivista e ripensata in ottica usabilità, velocità di navigazione e di affinità con Micosoft Office; Strumenti di project management e collaborazione più potenti. Vediamoli un po' più in dettaglio.

Nuova Gestione del Timeline, con una visione più chiara dei task, milestone e fasi progettuali, i nuovi Timeline sono più intuitivi e semplici da condividire. Sarà molto più semplice gestire le date e scadenze principali.

Pianificazione più flessibile, in quanto è possibile scegliere il livello di dettaglio più appropriato per il nostro progetto.

IN ESCLUSIVA PER LA VERSIONE MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL 2010:
 

Nuovo Team Planner possiamo assegnare il giusto mix di risorse ai progetti con un semplice drag and drop.

Collaborazione tra team potenziata. E' possibile connettere i propri gruppi con Microsoft Sharepoint o Microsoft Project Server  per creare grandi progetti d'impresa intergruppo.

IN ESCLUSIVA PER LA VERSIONE MICROSOFT PROJECT SERVER 2010:

Microsoft Project Server 2010 garantisce alle organizzazioni di analizzare e scegliere i progetti migliori, acquisendo a tal scopo una maggiore visibilità e controllo delle risorse principali per il miglioramento della produttività e delle performance di business.

Fusione del Project and Portfolio Management (PPM)

Microsoft Project Server fonde la gestione dei progetti e del portfolio progetti in un unico server, capace di fornire esperienza utente unica, una memorizzarazione dati e gestione centralizzata.
La versione Server migliora la reportistica ed il business intelligence. E' provvista di un nuovo sistema di analisi e scelta delle priorità del portfolio, scelta ed avvio dei progetti e un Capacity Planning potenziato.
Con Microsoft Project Server 2010 sarà possibile creare velocemente potenti dashboard personalizzati e addentrarsi nella reportistica.