Per la maggioranza dei dipartimenti servizi, la richiesta di nuovi progetti sarà spesso fuori dalla portata della capacita dei dipartimenti stessi di gestirli. Può essere dovuto a vincoli finanziari o a mancanza di ruoli da assegnarvi, in ogni caso a volte è necessario dire "no". In una project selection di portfolio, Quelli che vanno spinti sono i progetti che portano il ROI più elevato con disponibilità scarsa di risorse.

D’altro canto, quelli che prosciugano risorse e budget dovrebbero essere scartati, o per lo meno, messi in attesa. Come fare quindi, a decidere quali progetti devono rimanere e quali invece devono essere scartati?

Dare una priorità o un ranking ai progetti

Il ranking dei progetti viene deciso generalmente dall’alta direzione azinedale, ma teniamo sempre conto che le priorità possono sempre cambiare, sia nel breve che nel lungo termine. L’importante è dare un focus a noi stessi. Con l’obiettivo di sfoltire una scoraggiante lista di progetti e dare una prospettiva.

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Quanto è importante quel nuovo software per le risorse umane? Se avete già un morale alto e poco turnover tra i dipendenti, forse può aspettare. Ma se siete in una campagna di assunzione massiccia e il flusso quotidiano di CV si rivela difficile da gestire, forse potrebbe diventare una priorità. Ma Dovrete fare ancora i conti con le finanze…e il reparto Sales ha usato lo stesso sistema per cinque anni..

Market Trends

Forse nuovo regolamento ha portato la necessità di nuovi processi, e quindi nuovi progetti. Ad esempio, quando la Financial Services Authority (FSA) ha iniziato a regolamentare il settore assicurativo precedentemente auto-regolato nel 2005, molti broker e gli assicuratori hanno dovuto applicare metodi di comunicazione nuovi per conformarsi alla normativa. Il non rispetto delle norme FSA avrebbe causato multe molto alte.

Passando da questi steps, troverete che i vostri progetti inizieranno a raggrupparsi in maniera naturale, sia perchè avranno la stessa priorità , sia lo stesso cliente o magari perchè risultato degli stessi trend di mercato.

La gestione di questi gruppi o qualsiasi altro gruppo di progetti multipli, è chiamata " Project Portfolio Management ". Comprensibilmente non è cosa semplice. Ma avere il giusto project management software può sicuramente aiutare.
Il vostro software dovrebbe riuscire a farvi vedere come ogni progetto, può impattare sulle vostre risorse disponibili. Gestire un grande numero di persone che lavorano su tanti progetti è un’attività di bilanciamento molto complicata, per tanto sarà essenziale essere in grado di tracciare il progresso dello staff e dei contraenti.
Ma quando sorgono dei colli di bottiglia e il riorganizzamento delle risorse diventa inevitabile, una funzione "cosa succede se" integrata nel vostro software vi aiuterà a valutare le possibili opzioni e ribilanciare effettivamente la vostra forza lavoro.

I timesheet (schede delle ore lavorate) digitali invece, vi aiuteranno a monitorare l’attuale tempo speso su un progetto. Di conseguenza aiuteranno molto nella predizione del tempo rimanente necessario per il completamento del progetto. Dove il progresso è visibilmente lento, possono essere affiancate risorse addizionali ed effettuare poi una nuova stima dei costi di progetto.

L’integrazione all’interno del software di timesheet e budget strutturali, potrà consistentemente aiutare la misura dell aperformance ed aiutarti ad identificare e sistemare progetti che richiedono delle azioni correttive.

Gestire un singolo progetto può essere difficile, quindi una gestione multi progetto non sarà mai semplice. Ma un software gestione progetti adeguato potra offrirvi un grande aiuto, rendendo così la gestione dei portfolio progetti molto più semplice…e forse vi darà la possibilità di non dire spesso "no" come prima.

Ogni volta che nella carriera di project manager ci ritroviamo di fronte il problema della gestione dei progetti, e che proviamo a porci ed a battere degli obiettivi, l’utilissimo strumento inventato da Henry Gantt ci viene in soccorso.

Il Diagramma di Gantt (Gantt chart) viene solitamente introdotto durante la fase di pianificazione e scheduling di progetto. Questo strumento visuale ci permette di avere in un colpo d’occhio una visione d’insieme sul progetto.

Il Gantt fornisce al project manager i seguenti vantaggi

- Stimare realisticamente la data di fine del progetto
- Mettere in sequenza le attività o compiti o fasi oppure parallelizzarli
- Pensare alle attività in termini di dipendenze, ovvero quale attività dipende da quale altra
- Concentrarsi sulle risorse necessarie, stabilire sia il dove ed il quando, attraverso la durata del progetto

Una volta che il diagramma di Gantt è stato disegnato e il progetto inizia ad essere eseguito dai propri attori, il project manager può iniziare a valutare e confrontare le performances attuali rispetto a quanto pianificato.

Questo confronto in real time porta il beneficio di poter monitorare il lavoro in essere in modo standard. In qualsiasi momento si possono effettuare delle fotografie dello stato di avanzamento dei lavori e raffrontarle con quanto pianificato nel gantt chart. In caso l’avanzamento di discostasse dalla pianificazione, il project manager può valutare ogni scostamento in termine di tempo o costi e tenerlo presente in fase di pianificazione di progetti futuri.
Inoltre consente di apporre le modifiche necessare per riorganizzare la timeline del progetto e rispettare le scadenze. In tal caso di possono riassegnare le risorse, allocare nuovi fondi o risorse al progetto o alle singole attività. Si possono anticipare attività oppure assegnare una diversa priorità.

Vedi anche il video  diagramma di gantt e project management

Conosciamo @Task

Se sapete quali sono i progetti più proficui, allora è possibile ottimizzare l’utilizzo delle risorse e mirare all’efficacia del lavoro. Le aziende hanno lo scopo di far lavorare il proprio personale, il vero scopo dovrebbe essere quello di occupare le proprie risorse in attività a valore aggiunto. @task fornisce una chiara visione delle problematiche interne ed esterne al sistema azienda.Questo consente ai manager di prendere decisioni precise inerenti ai progetti che più si allineano alle strategie aziendali, il tutto filtrando le informazioni in modo preciso ed intuitivo. Se sapete quali sono i progetti più proficui, allora è possibile ottimizzare l’utilizzo delle risorse e mirare all’efficacia del lavoro.

@task aiuta ad ottimizzare l’efficacia del lavoro

@Task è l’unica soluzione completa per il Project e Portfolio Management

@task è l’unico software per il PPM che include funzioni per la Gestione, la Collaborazioine e l’Integrazione in modo assolutamente intuitivo da utilizzare @task fornisce, attraverso tool evoluti, la capacità di capire ed amministrare la direzione strategica della vostra azienda.Il flusso di lavoro con @task viene gestito trasversalmente dell’organizzazione aziendale. Inglese, Italiano, Francese, Spagnolo, Tedesco, Cinese l’Integrazione in modo assolutamente intuitivo da utilizzare. in modo da abbracciare tutte le funzioni.

Qualsiasi applicazione è integrabile con @task

@task integra Salesforce.com e Microsoft Outlook. Inoltre attraverso il development kit è possibile integrare qualisiasi software utilizzato nella vostra azienda.

@task funziona su qualunque browser, piattaforma e database in modo da essere utilizzato con qualsiasi sistema – anche su iPhone o il Blackberry. Inoltre con @task i membri del vostro team possono lavorare in paesi diversi in tutto il mondo come se si trovassero nell’ufficio adiacente.

@task vi consente di lavorare in Inglese, Italiano, Francese, Spagnolo, Tedesco, Cinese e Giapponese; Inoltre gestisce in automatico i diversi fusi orari.

Strumenti per il lavoro coordinato: Timesheets e Gantt Chart drag&drop

@task ha tutti gli ingredienti per il successo perchè fornisce strumenti che filtrano le decisioni prese dai manager attraverso l’organizzazione. @task permete ai manager di pianificare i progetti ed aggiungere o modificare le attività in modo facile ed intuitivo – con una scheda lavoro in stile excel e un Gantt interattivo.

La collaborazione tra i membri del team è facile perchè @task fornisce strumenti di comunicazione ed interazione come gli avvisi e gli appunti.

Questo consente agli individui di comunicare per risolvere in modo ottimale le problematiche. Inoltre non c’è più bisogno di attendere le riunioni settimanali per conoscere lo stato di avanzamento.

Confronto dei progetti del portfolio secondo quattro dimensioni: Rischio, Beneficio, Allineamento e Costo.

E’possibile creare report e cruscotti customizzati per le specifiche esigenze della vostra azienda. Questi report e cruscotti aiutano le aziende a prendere decisioni importanti in real-time senza avere bisogno di imparare un linguaggio per la reportistica o l’utilizzo di un servizio o strumento esterno. Se utilizzate un servizio o uno strumento esterno come Crystal Reports o Cognos, @task si integra con il vostro software automaticamente. Gli utenti possono prendere decisioni basate sui dati in modo rapido attraverso l’uso di diagrammi, viste e cruscotti di @task. Tutto questo avviene in real-time grazie ad una potente reportistica.

@task è un software scalabile.

E’ in grado di aiutare a consegnare i progetti rispettando le tempistiche e i budget, ma è anche completamente scalabile in modo da conformarsi alla crescita aziendale. Sia che lavoriate in un team di 10 o 10,000 persone.Avrete sempre tutti i strumenti che vi occorrono per crescere ed evolvere.

@task è un software user-friendly

E’ facile da usare alla differenza di molti software per il Project e Portfolio Management che spesso si rivelano complessi e ingombranti, lasciando l’azienda con soluzioni costose mai adottate. Il vostro personale userà subito @task e trarrà immediatamente i benefici.

Assistenza

@task fornisce un’assistenza completa tramite il forum dedicato agli utenti, i corsi di training tramite i suoiconsulenti, sessioni di web conference training , e sessioni mensili di training presso la sede del cliente.

Customizzabile al 100%

Inoltre @task fornisce servizi tramite esperti di sistema che possono configurare la vostra applicazione da remoto; creando con rapidità report customizzati, settando i parametri dei dati calcolati che meglio si adeguano ai processi di business, i moduli e livelli di privilegio ad hoc.