Caratteristiche dei project management software
Ogni software per la gestione dei progetti è composto secondo criteri che rispettano i dettami del project management. Molti di essi includono caratteristiche di comuni e talvolta sviluppano tools piuttosto complessi su alcuni aspetti. Ecco un elenco dei principali componenti.
Dashboard o Cruscotti: uno spazio che permette di vedere tutti i clienti ed in progetti in corso e ti permette di accedere rapidamente a molteplici aree come ad esempio i reports e la risk nalysis.
Team Calendars e Timelines: calendari che permettono la visualizzazione dello scheduling dei progetti e degli scheduling relativi ai singoli team o ai singoli individui.
Integrazione Email: la posta elettronica può essere integrata con il project management software tramite software di terzi come Outlook o altri client di posta.
Issue tracking: sono strumenti che permettono di ricevere, tracciare e gestire possibili problematiche provenienti da team members, team leaders, managers o dagli executives.
Forum: spazio per la gestione delle discussioni tra gli utenti tramite l’utilizzo di topics, viene usato solitamente dai team members per esprimere concetti, opinioni e suggerimenti riguardanti un progetto o un’attività.
Gestione delle risorse: Permette di aggiungere informazioni sui contatti o aggiungere documenti alle risorse. Questi strumenti prevedono l’inserimento delle skills per ogni team o individuo presenti nel sistema per poi assegnarli meglio ad un compito.
Gestione del work load: tramite l’assegnamento di un compito ad una risorsa o ad un gruppo, permette la valutazione del carico di lavoro.
Timesheets: Registra l’inizio e la fine delle attività o la durata oltre al breakdown dettagliato riguardante le attività compiute.
Strumenti finanziari: consentono la gestione di parametri finanziari per ogni progetto o attività: costi, tempi, risorse, materiali etc.
Gestione dei Documenti: include il processo di gestione dei documenti: creazione, revisione, memorizzazione, indicizzazione e strumenti per la ricerca dei documenti in modo organizzato.
Creazione di Templates: routine che permettono la creazione di progetti o programmi a partire da uno schema contenente informazioni generiche.
Gestione delle milestones e dei goals: definizione dello scopo generale di progetto, individuazione delle milestones e rilascio dei relativi deliverables utili per pianificare e monitorare il progresso generale del progetto.
Gruppi: insieme alla gestione delle risorse permette la creazione di gruppi o divisioni per risorse multiple con conseguente possibilità di assegnazione di un determinato permesso ad un gruppo anziché ad un utente.
Gestione delle attività: permette la gestione dei compiti che fanno parte del progetto, la possibilità di inserire dei feedbacks per il project manager oltre a gestire task ricorrenti.
Gantt Charts: una rappresentazione grafica che consente la visualizzazione immediata del task in termini di durata prevista e consuntivo del lavoro svolto. Tramite i Gantt Chart si possono stabilire, oltre alla durata del progetto, l’ordine nel quale i task verranno eseguiti e le interdipendenze tra di loro.
Reporting: parte molto importante per ogni ppm che mette a disposizione del project manager una serie di reports o statistiche sui progetti e sui task come ad esempio la percentuale di completamento di un progetto.
Baseline: permette di confrontare e guidicare il progresso di un progetto rispetto ad un punto predefinito.
Gestione del rischio: permette di tracciare, monitorare e mettere in atto strategie per la mitigazione dei rischi provenienti dal progetto o da singole attività.
Notifiche ed eventi: consente la definizione di eventi custum e di inviare notifiche basate su tali eventi o su eventi predefiniti.
Gestione del Portfolio: consente la gestione dei progetti come insieme, per favorire la prioritizzazione di un progetto rispetto ad altri facenti parte lo stesso portfolio secondo fattori chiave.
