Project Planning – parte 1/4
Articolo basato sul libro "Starting to Manage: the essential skill" di Gerard M Blair. G.M. Blair , Senior Lecturer in VLSI Design at the Department of Electrical Engineering, University of Edinburgh.
ll successo di un progetto dipende in modo critico da lo sforzo, la cura e l’abilità di applicare i criteri di programmazione iniziale. Questo articolo esamina gli aspetti creativi di questa pianificazione.
SPECIFICHE
Prima di descrivere il ruolo e la creazione di una specifica, abbiamo bisogno di introdurre e spiegare un termine piuttosto tecnico: un numbty è una persona il cui cervello è totalmente "intorpidito". In questo contesto, significa "numb ", senza capacità di fare attività non assistite" . La comunicazione con numbties è fortemente ostacolata dal fatto che, sebbene essi pensano di sapere cosa vogliono dire (e non), raramente in realtà lo dicono, e mai lo scrivono. E l’occupazione principale di numbties in tutto il mondo è nella creazione di specifiche di progetto. È necessario conoscere questo e proteggere la tua squadra di conseguenza.
Una specifica è la definizione del progetto: è una dichiarazione del problema, non la soluzione. Normalmente, le specifiche contiengono errori, equivoci, malintesi e abbastanza "corda per impiccare voi e il vostro intero team". Quindi prima di intraprendere nei prossimi sei mesi di lavoro, un progetto sbagliato, si deve supporre che un numbty è stato il principale autore delle specifiche che hai ricevuto e devi leggere, preoccuparti, revisionare e far sì che tutti gli interessati al progetto ( dal mittente, ai lavoratori, al cliente finale) stiano lavorando con lo stesso livello di comprensione. Il risultato di questa considerazione dovrebbe essere una definizione scritta di ciò che è richiesto e da quando è richiesto. Questo deve essere concordato tra tutti i soggetti coinvolti. Non ci sono scorciatoie per questo, se non si spende il tempo sufficiente inizialmente, vi costerà molto di più in seguito!
L’accordo su una specifica scritta ha diversi vantaggi:
- La chiarezza rivelerà malintesi
- La completezza rimuoverà ipotesi contraddittorie
- Il rigore dell’analisi esporrà i dettagli tecnici e pratici che normalmente i numbties sorvolano per ignoranza o per paura
- L’accordo forza tutti gli interessati a leggere cosa è stato specificato ed a pensare ai dettagli.
I lavori sulle specificche si possono considerare come la prima fase di Quality Assurance in quanto si sta cercando di contrastare i problemi alla base del progetto. Da questo punto di vista la creazione della specifica merita chiaramente un grande investimento di tempo.
Da un punto di vista puramente "difensivo", la specifica concordata offre anche una protezione contro i numbties per eventuali ripensamenti, nuove idee, a metà strada durante il progetto. Una volta che il progetto è in corso, modifiche costano tempo (e denaro). L’esistenza di un accordo con specifiche scritte, consente di resistere o di farsi pagare per le ulteriori modifiche (possibilmente in termini di tempi supplementari). Inoltre, le persone tendono a dimenticare ciò che originariamente hanno pensato, potrebbe essere necessario la prova che avete lavorato come indicato.
I contesti in cui cercare gli errori dentro una specifica sono i seguenti:
- Il contesto globale: numbties spesso si concentrano troppo sul lavoro di una squadra e non riescono a riflettere su come essa si inserisce nel quadro più ampio. Parte del lavoro dato a voi potrebbe in realtà essere annullato o ripetuto da altri. Parte del lavoro proposto può essere incompatibile con quello di altri, potrebbe essere solo Barmy pianura nel contesto più ampio.
- Le interfacce: tra il team ed i suoi clienti e fornitori, esistono le interfacce. E’ questo il punto in cui vengono scambiate le informazioni . Esattamente cosa, come e quando deve essere discusso e concordato fin dall’inizio. Mai dare per scontato una comprensione comune, perché sarà sbagliata. Vanno definite e concordate le interfacce e mantenere un contatto amichevole per tutto il progetto.
- Tempistiche: i numbties sottovalutano sempre il tempo necessario per il lavoro. Se non ci fossero scadenze nel contratto, si può supporre che sia a vostra discrezione (il che sarà impossibile). È necessario aggiungere date realistiche. Il dettaglio dovrebbe includere una conoscenza precisa della portata delle eventuali fasi intermedie del progetto, in particolare quelle che devono essere consegnate.
- Dipendenze esterne: il vostro lavoro può dipendere da quello degli altri. Dovete rendere ciò molto chiaro in modo che anche queste persone riceveranno avviso delle vostre esigenze. Evidenziare l’effetto che avrebbero con questi i vostri problemi in modo che ognuno abbia abbastanza chiara la loro importanza. Per essere sicuri, contattate queste persone personalmente e chiedete se sono in grado di soddisfare le ipotesi nelle specifiche.
- Risorse: il numbty tende a ignorare le risorse. La specifica dovrebbe individuare i materiali, attrezzature e risorse umane che sono necessarie per il progetto. L’accordo dovrebbe includere un impegno da parte vostra, manager, di allocare e finanziare le risorse. Si dovrebbe verificare che i numeri siano reali e corretti. Se sono omessi, aggiungeli . E’ inevitabile che ci siano differenze tra i valori presunti e quelli assunti.
A questo punto, si potrebbe essere portati a pensare che il documento delle specifiche sia un documento lungo. Ma ciò in realtà non dovrebbe essere. Ciascuno dei punti precedenti potrebbe essere una semplice sotto voce di un elenco puntato o una tabella – non si sta creando una brochure. Si sta indicando le specifiche di un progetto del progetto e ciò deve essere fatto, all’insegna della chiarezza, in maniera concisa e senza ambiguità.
Naturalmente, le specifiche possono cambiare. Se le circostanze, o semplicemente la vostra conoscenza cambia, le specifiche dovranno essere aggiornate. Non si dovrebbe considerarle come scolpite nella pietra, ma piuttosto come un tabellone in cui tutti i soggetti coinvolti possono vedere le specifiche correnti, a beneficio della comprensione comune del progetto. Se si modifica il contenuto, tutti devono sapere, ma non si esiti a cambiare se necessario.
