Fondi Europei Strutturali – Un software per la gestione dei progetti finanziati
Che cosa sono i Fondi Europei Strutturali? I fondi europei strutturali sono strumenti finanziari gestiti dalla Commissione Europea per realizzare la coesione economica e sociale di tutte le Regioni dell’Unione e ridurre il divario esistente tra quelle più avanzate e quelle in ritardo di sviluppo.
Di seguito il Dott. Salvatore Calabretta, European Senior Project Manager di EUPM (EuroProgettisti Associati), ci racconterà l’esperienza della sua azienda , l’EUPM nel campo dei Fondi Europei Strutturali e come siano arrivati a razionalizare le loro procedure fino a realizzare la versione alpha del Software "PM".
<< Buongiorno Dott. Calabretta. Ci parli della vostra esperienza nel campo del Project Management >>
<< Buongiorno, La nostra esperienza di Project Management è iniziata all’interno dell’Amministrazione Comunale di Crotone – Settore Unità di Progetto ”Programmi Complessi ed Iniziative Comunitarie”, nel corso di un’attività consulenziale in qualità di Europrogettisti per il Programma di Iniziativa Comunitaria Urban II.
L’URBAN II CROTONE è un programma complesso, operante in diversi settori interdisciplinari e connotato da elementi di difficoltà oggettiva quali:
- il carattere innovativo delle iniziative e degli interventi previsti;
- il perseguimento di obiettivi articolati e complessi, unitamente a tempi programmati per il loro concreto avvio;
- gli aspetti normativi e regolamentari dell’ Unione Europea generali e quelli derivanti dall’attivazione di un ampio partenariato locale;
- la complementarità e la sinergia:
- Interna, tra i vari Progetti;
- Esterna, rispetto ad altri programmi strategici attivati sul territorio ( es. compatibilità degli interventi programmati con gli strumenti urbanistici vigenti).
Tale complessità ha richiesto valutazioni specifiche.
Per comprenderle appieno, basti pensare che il PIC Urban II Crotone, si compone di 4 Assi d’Intervento – 24 misure suddivise in 46 azioni/progetti con una dotazione finanziaria complessiva pari a oltre 25 Milioni di Euro.
<<Un progetto indubbiamente molto complesso! E’ nata da quì l’esigenza di sviluppare un software che vi agevolesse in questo processo?>>
<<Esatto. Proprio da quì è nata la necessità di elaborare un Sistema organizzativo di Project Management (PM) che ci consentisse una supervisione continua di tutto il programma, sia dal punto di vista finanziario, fisico e procedurale.
Si è dunque realizzata una soluzione di Project Management che, attraverso la raccolta sistematica e cronologica dei dati disaggregati a livello di azione/progetto, permettesse all’Autorità di Gestione (Comune di Crotone) la condivisione di tecniche, metodologie e terminologie di Management e di controllo “strategico” interno, oltre che avere costantemente i report sullo stato dell’arte di tutti i progetti. La realizzazione di tale strumento e la sua implementazione nel corso del ciclo di vita del programma (dal I° trimestre del 2002 sino al 30.06.2009), si è rivelato indispensabile per assicurare la sorveglianza, la comunicazione e la stessa attuazione dei Progetti.
È opinione ormai consolidata che la condivisione delle informazioni e i sistemi informativi producano vantaggi nel rafforzare l’efficacia e l’efficienza dei Progetti, tuttavia ancora poco è diffusa la consapevolezza che, per funzionare, questi sistemi necessitano di energie e risorse ad essi propriamente dedicate.
In particolare, i sistemi informativi richiedono alcune condizioni: gli attori coinvolti nel processo devono essere disponibili a condividere le informazioni e ad investire tempo e denaro per la loro realizzazione; i decisor-making devono essere disponibili ad utilizzare nel processo decisionale le indicazioni che provengono dai sistemi informativi. >>
<<Ci parli in dettaglio delle caratteristiche di PM.>>
<< Il sistema informativo prodotto, è in grado di supportare i policy maker, i Responsabili di progetto ed il gruppo di lavoro nella verifica:
- della documentazione amministrativa prodotta (es. Deliberazioni di Consiglio, Deliberazioni di Giunta, Determinazioni dirigenziali, Bandi e disciplinare di gara, Selezioni e/o Affidamenti, Avvisi pubblici, Contratti e/o Convenzioni);
- dell’ avanzamento finanziario (Somme impegnate, Somme erogate, Disponibilità di risorse, Spesa certificata);
- dei documenti giustificativi di spesa (Provvedimenti di liquidazione, mandati di pagamento, quietanze, fatture e/o note di pagamento, versamenti degli oneri previdenziali e contributivi);
- dell’ eventuale individuazione delle somme da recuperare (es. somme provenienti da ribassi di gara, residui accertati d’impegno);
- dell’ avanzamento fisico (indicatori di realizzazione, indicatori di impatto, indicatori di risultato) con una particolare attenzione, alle priorità trasversali;
- del controllo dei lavori eseguiti e rimanenti;
- dei possibili fattori critici e relativi rimedi che il Soggetto Beneficiario deve adottare per la loro risoluzione (Azioni correttive) e, perché no, anche gradite situazioni particolarmente performanti per il raggiungimento degli obiettivi (Fattori di successo).
PM oltre ad essere uno strumento di “SORVEGLIANZA” e di analisi dell’efficienza e dell’efficacia del Programma, diventa importante per verificare i progressi di un progetto oltre che nell’attivazione di forme di conoscenza-in-uso e di riflessione nel corso dell’azione.
PM é uno strumento interattivo e dinamico con le seguenti caratteristiche:
- trasforma informazioni finanziarie e procedurali in chiavi di lettura analitica;
- offre ai soggetti coinvolti a vario titolo nell’attuazione del progetto una supervisione continua delle attività progettuali;
- verifica se le attività procedono nel rispetto del cronogramma di attuazione (es. eventuali scostamenti tra i tempi e i costi pianificati e quelli effettivamente sostenuti);
- notifica tempestivamente i possibili ritardi che potrebbero compromettere il buon andamento del progetto (es. eventuali scostamenti tra ciò che è stato fisicamente realizzato ed i requisiti iniziali);
- informa i responsabili coinvolti nella gestione del programma sullo stato dell’arte dei progetti scongiurando il rischio di perdita di risorse finanziarie, con il conseguente disimpegno delle somme non spese;
- ottimizza le modalità per le rendicontazioni e/o certificazioni di spesa da parte delle Autorità di Gestione.
- permette l’estrapolazione dei dati di monitoraggio finanziario, fisico e procedurale degli interventi per singolo trimestre, per annualità, o per totale di progetto;
- supporta l’attività di valutazione delle performance dei singoli progetti;
- supporta l’attività di comunicazione (flusso informativo costante tra tutti gli attori coinvolti);
- supporta le attività gestionali (es. offre ai fruitori la possibilità di interagire con la base dati per ottenere esattamente le informazioni desiderate)
E’ importante sottolineare che attraverso PM l’attività di rendicontazione non si riduce ad una mera collazione a valle dei documenti di spesa relativi ad un’attività, ma si traduce in un processo continuo di monitoraggio e di controllo della spesa e di apprendimento dell’esperienza.
PM favorisce l’attività di prevenzione degli errori e delle irregolarità e la tempestiva individuazione e correzione degli stessi, qualora essi si verifichino.
Il sistema informativo permette durante i Comitati di Sorveglianza di migliorare le funzioni di supporto degli interventi e delle attività di valutazione dei programmi, fornendo all’ Autorità di Gestione uno strumento efficace per la gestione del programma, supportando le attività di controllo di I° e di II° livello.
PM è uno strumento di facile lettura: permette anche ai non addetti ai lavori di avere delle informazioni non solo finanziarie ma procedurali e di controllo (Diagramma di Gantt, Check list, Piste di controllo), con la possibilità in qualsiasi momento di estrapolarle e richiamarle anche in formato elettronico e successivamente stamparle risparmiando tempo e noiose archiviazioni cartacee.
Il grande vantaggio di PM è quello di fornire la visione complessiva, ma allo stesso tempo dettagliata e puntuale di un progetto e di facilitare di conseguenza la comunicazione e la condivisione da parte di tutti gli stakeholder.
I potenziali utilizzatori di PM in una Amministrazione Pubblica coinvolta nell’attuazione di un progetto e/o programma comunitario sono i seguenti:
- RESPONSABILE UNICO DEL PROGETTO E/O PROGRAMMA (R.U.P.) – PROJECT MANAGER
- RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO
- RESPONSABILE DEL MONITORAGGIO
- RESPONSABILE DEL CONTROLLO
- DIRIGENTI COINVOLTI NELL’ATTUAZIONE DEL PROGETTO E/O PROGRAMMA
- FUNZIONARI DEI SETTORI E/O SERVIZI COINVOLTI NEL PROGETTO E/O PROGRAMMA
PM è uno strumento premiato:
- impiegato con successo nel Programma d’Iniziativa Comunitaria Urban II.
- ha ottenuto notevole apprezzamento da parte del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti(nota di encomio), tanto da suggerirlo come best practice nell’ambito dei sistemi di controllo in altri Programmi Nazionali e Comunitari.
- è stato implementato dal 2004 anche nel Piano di Sviluppo urbano all’interno dell’Asse V Città del P.O.R. (Programma Operativo Regionale) Calabria 2000-2006. >>
<< A che fase dello sviluppo siete attualmente? >>
<< Nelle scorse settimane è stata avanzata la procedura per il brevetto di PM che potrà contare quindi sulla unicità d’uso e sulla tutela di utilizzo.
Onde poter valutare al meglio le caratteristiche e le potenzialità di PM, comunichiamo di essere a disposizione di enti pubblici e/o di soggetti privati (società di consulenza, revisione, controllo e auditing, che operano nel campo dei fondi strutturali), che dovessero richiederlo, per una esemplificazione e una dimostrazione sull’uso dello strumento e sui vantaggi che si ottengono dall’applicazione dello stesso nell’ambito della gestione dei progetti finanziati con i Fondi Europei Strutturali. >>
<< Grazie Dr. Calabretta. Le faccio i nostri migliori auguri per la crescita del vostro software. >>
<<Grazie a lei ed un saluto ai lettori di projectmanagementsoftware.it >>
Per chi volesse maggiori informazioni, può mettersi direttamente in contatto con lo staff della EUPM dal sito www.eupm.it
