Sorpassare il foglio di calcolo
P
erché andare oltre al comune foglio di calcolo?
Per almeno 4 anni ho viaggiato per tutto il mondo, incontrando aziende di ogni misura, dalla piccola media azienda a quella delle Fortune 500 (una lista annuale compilata e pubblicata dalla rivista Fortune che classifica le 500 maggiori imprese societarie statunitensi, NdR.). Questi meeting hanno avuto come oggetto la comprensione delle esigenze di business in relazione alla gestione di progetti, lavori e risorse (personale).
La domanda chiave e la risposta chiave
La domanda chiave che chiedo durante ogni incontro è la seguente: "Come gestite in questo momento i vostri progetti, lavori e risorse?". Sorprendentemente la maggioranza delle risposte sono: "Usiamo vari tipi di foglio di calcolo".
Tali fogli di calcolo variano tra bassa ed alta complessità e spesso sono composti da:
• Macro
• Gestione dei livelli di accesso
• Template
• Processi di Business
Dopo aver parlato con l’azienda per pochi minuti, talvolta discutiamo di quello che loro chiamano "il male dei fogli di calcolo", meglio definito come "quando il foglio di calcolo fallisce in scalabilità". L’aspetto negativo che essi descrivono comprende ore spese ad aggiornare manualmente, raccogliere e compilare dati che gli executive ed i manager possano così utilizzare per prendere decisioni di business su informazioni aggiornate. Per non parlare del problema spesso causato da persone che fanno aggiornamenti o report sulla base di infomazioni scadute.
Lasciandoci alle spalle questa discussione sul male dei fogli di calcolo, proseguiamo parlando del mondo che si trova oltre ad essi, che ha accelerato notevolmente insieme all’avanzamento della tecnologia ed il sempre costante bisogno di maggiore efficienza nell’utilizzo delle risorse.
Quali sono i 5 maggiori benefici nel superare il foglio di calcolo:
1. La possibilità di avere dei dati centralizzati in un solo posto permettendo una reportistica completa su tutti i progetti aziendali, le attività e le risorse.
2. Un enorme guadagno in quanto a produttività quando si passa da un sistema manuale che necessita di ore rispetto a processi allineati che necessitano di secondi.
3. Visibilità in tempo reale dei tuoi progetti e delle attività con informazioni accurate riguardo l’avanzamento, permettendo di migliorare il processo di decision making grazie ad informazioni complete.
4. Massimizzazione delle risorse, ovvero lo stato nel quale ogni persona in azienda è allineata e focalizzata all’attività che velocizzerà il raggiungimento degli obiettivi strategici e finanziari.
5. Raggiungimento di una efficienza da World-Class che permette di accelerare la penetrazione del mercato, rendendo l’azienda una forza competitiva e leader nel proprio mercato.
Questi sono solo 5 dei maggiori benefici a cui ho potuto assistere durante la mia esperienza aziendale quando tali imprese sono passate dall’utilizzo di complicati fogli di calcolo all’utilizzo delle applicazioni che vanno oltre di essi.
Tratto dal Blog di Burke Alder, Product Marketing Manager per Attask
